Przeglądając książki i fanpage zajmujące się tematyką zarządzania sobą w czasie, można natknąć się na teksty w stylu:

„Jeff Bezos, Bill Gates również mają 24 godziny! Możesz osiągnąć to samo co oni!”

Albo

„Twoja doba ma tyle samo godzin co Beyonce”

Tylko, że to nieprawda.

Aaaalbo będąc bardziej precyzyjnym – to nie te same 24 godziny. Dlaczego?

No cóż. Śmiem podejrzewać, że Beyonce nie musi wyprowadzać swojego psa, gotować obiadu, czy zrobić nadgodziny, żeby mieć na chleb. Nawet jeśli masz wystarczająco dużo pieniędzy, żeby zatrudnić sprzątaczkę, zamówić sobie catering dietetyczny, kogoś do wyprowadzania psów to… nadal może Ci brakować czasu. I bardzo często winimy czas, rzucając takie zdania jak:

• ciągle brakuje mi czasu;
• gdybym tylko potrafił lepiej zorganizować swój czas;
• czas przecieka mi pomiędzy palcami;
• gdyby tylko czas dało się trochę rozciągnąć.

Próbujesz naśladować liderów, tych najmocniejszych, najlepiej zorganizowanych. Sprawdzasz na Instagramie, jak wygląda poranna rutyna ludzi sukcesu. Próbujesz wstawać o 4:20, żeby zrobić trening przed wszystkim, potem godzinna medytacja, zdrowe śniadanie, potem jeszcze półgodziny czytania i już wygrałeś świat! Nim ktokolwiek się obudził, Ty już jesteś krok przed nimi.

Przez tydzień.

Bo potem Twój organizm upomina się o swoje i nie możesz się podnieść. Wyczerpałeś swoje zasoby, a zamiast podekscytowania, czujesz tylko zmęczenie. Zamiast radości, tylko wyczerpanie i rozczarowanie.

Albo pojawiają się nowe obowiązki, które rujnują totalnie Twój rytm dnia. Pies się rozchorował, dziecko wymaga uwagi, projekt się przeciągnął, a w piątek wypiłeś trochę za dużo wina…

Zaczynasz się obwiniać. No jak to! Przecież tak bardzo się starałeś, robiłeś wszystko tak, jak ludzie prawdziwego sukcesu. A lista zadań do wykonania nie maleje, a wręcz odwrotnie! Stała się jeszcze dłuższa! Zaczynasz się wkurzać, że zamiast pracować, prokrastynujesz, odpoczywasz, nic nie robisz.

Postanawiasz, że to tylko dzisiaj. 

Przed chwilką na Tiktoku widziałeś nowy pro-tip dotyczący produktywności. Jutro z samego rana stworzysz OKR, dzięki któremu będziesz pracować jeszcze efektywniej.

I w końcu zacznie się układać.

I mija kilka kolejnych dni… i zapadasz się w sobie.

Potrzebujesz jednego, dobrego sprawdzonego systemu produktywności. Czegoś co zacznie w końcu działać.

Ale próbujesz atakować tylko jedną rzecz, zamiast podejść do tematu całościowo. Skupiasz się na ilości pracy, którą możesz wykonać. Zamiast pracować mądrze – chcesz pracować więcej.

A jak pracować mądrzej i bardziej produktywnie?

Zasadniczo musisz pamiętać o trzech Twoich najważniejszych zasobach:

•  Twoim ciele jako całości (zarówno pod kątem siły, zdrowia czy odżywiania),
• Twoich emocjach (poziomie energii, kreatywności, umiejętności podejmowania decyzji),
• Twoim umyśle (świadomości, analityki, umiejętności skupienia).

Świadomość tych trzech głównych zasobów oraz systematyczne dbanie o nie, jest znacznie ważniejsze niż próba znalezienia „złotej pigułki”, która zrobi z Ciebie super-produktywnego człowieka.

Pomyśl, możesz mieć wystarczająco dużo czasu, żeby zrobić wszystkie zadania, możesz być bardzo wypoczęty i dobrze odżywiony, możesz nawet być skupiony na zadaniach… ale może zabraknąć Ci energii.

Jak w Simsach – wystarczyło, że jeden z zasobów był na czerwono, aby Twój Sims, nie czuł się szczęśliwy.

Albo nawet zaczynasz zadanie z ogromną motywacją, ale nagle pojawia się frustracja i już masz dosyć! Rzucasz wszystko i zajmujesz się czymś zupełnie innym, żeby odreagować. I rzadko kiedy będzie to inna część Twojej pracy, a raczej będzie to… coś, co ma Cię „odstresować” np. przeglądanie Tiktoka czy Instagrama.

Zamiast więc skupiać się na technikach, które mogą być bardzo użyteczne i pomocne, lepiej jest skupić się na umięjetności zarządzania swoimi zasobami.

Pisałem o tym ostatnio w kontekście przebodźcowania – o tutaj.

Od czego zacząć zarządzanie zasobami?

Przede wszystkim zacznij… monitorować. I od razu przestroga. Łatwo wpaść w uzależnienie i zacząć monitorować wszystko. Wierz mi – byłem w tym miejscu.  Liczyłem kroki, kalorie, nastrój (5x dziennie), ilość spożywanej wody, ilość ćwiczeń, tempo biegania, godziny wstawania, zasypiania, ilość snu i tak dalej.

Mimo wszystko spróbuj znaleźć swoją „złotą godzinę”, czas kiedy czujesz się najlepiej. Możesz zrobić to chociażby notując na kartce papieru, w zeszycie czy planerze (bardzo gorąco polecam Ci mój planer – został zbudowany z myślą o rozsądnym monitorowaniu swojego nastroju). Chodzi o taki moment w trakcie dnia, gdzie w sposób naturalny czujesz się najlepiej.

Czy to będziesz zaraz po przebudzeniu? Czy od razu masz siłę siadać do trudnych zadań? A może potrzebujesz małego kopniaka endorfin, który zafundujesz sobie realizacją kilku małych i niewymagających zadań? A może dopiero po drugiej kawie w trakcie dnia, czujesz, że możesz zdobywać góry?

Kiedy jesteś najbardziej skupiony?

Wydaje się, że wtedy Twój poziom energii będzie najwyższy.

To potencjalnie najlepsze godziny Twojej pracy.

Pamiętaj też o tym, że te „złote godziny” mogą się zmieniać – wraz z porą roku czy Twoim wiekiem i doświadczeniem. Zimą zdecydowanie potrzebuje trochę więcej czasu (i kawy) nim poczuję kick do pracy. Latem natomiast wstaję bardzo wcześniej i mam tak dużo energii, że najpierw muszę pójść na trening trochę jej spalić 🙂

Twój poziom energii nie zawsze jest równy

Biorąc się za jakieś zadanie (albo jeszcze lepiej planując takie zadania z wyprzedzeniem) zastanów się, jak dużo energii będziesz potrzebował, aby wykonać dane zadanie?

Zupełnie inaczej podejdziesz do tematu planowania postów na swojego Facebooka (jeśli to dla Ciebie ważne), zupełnie inaczej do rozliczenia podatków (o fu!), a jeszcze inaczej do porządkowania dokumentów, czy rozpisywaniu szczegółowo nowego projektu podbijania świata.

Zamiast wykorzystywać nowe tricki do zarządzania swoim czasem i zarządzania zadaniami spróbuj lepiej zarządzać swoimi siłami. Sprawdzaj jak możesz je zoptymalizować np. jedząc coś chwilkę przed tymi godzinami, pijąc więcej wody. Zastanawiaj się, jak możesz mieć jeszcze więcej sił w Twoim oknie produktywności. Sprawdzaj też, co najszybciej ładuje Twoje wewnętrzne baterie.

Czy w Twoim życiu są jakieś powtarzalne, męczące Cię zadania? Albo takie, które zwyczajnie musisz wykonać?

Spróbuj je zaplanować z wyprzedzeniem. Jeśli sprzątanie mieszkania, pozwala Ci się zregenerować umysłowo, zaplanuj je zaraz po jakimś trudnym zadaniu, takim jak chociażby dzwonienie do klientów. A może jest coś w Twojej pracy, co nie wymaga zbyt wielu zasobów (przeglądanie maili, tworzenie ofert) i możesz od tego zacząć? A może jeszcze lepiej będzie zostawić te zadania na koniec dnia, kiedy jesteś już zmęczony?

I najważniejsze:

Zadanie, które zabiera najwięcej Twoich zasobów – niekoniecznie jest najważniejszym zadaniem, które musisz wykonać w Twoim oknie produktywności

I jeszcze ważniejsze:

Regeneracja jest równie ważna, jak praca!

To jak w sporcie. Mięśnie nie rosną w trakcie treningu – tylko właśnie w czasie regeneracji, kiedy Twoje ciało odbudowuje mikro uszkodzenia mięśni, tworząc silniejszą tkankę (oczywiście to tylko uproszczenie fit-freaks!)! Nikt z nas nie został stworzony do ciągłego biegu, do ciągłego wykonywania zadań, do ciągłej pracy. Potrzebuje odpoczynku i regeneracji!

Tylko wtedy możemy być prawdziwie produktywni.