Metoda SMART to jedna z najbardziej znanych metod do wyznaczania sobie celów. Zaskakująco długo nie pojawiła się na moim blogu. Poznaj historię metody SMART i dowiedz się, dlaczego jest taka popularna:)

Jak i dlaczego wyznaczać cele?

Od kilku lat prowadzę swoją firmę. Wcześniej pracowałem w korporacji zarządzając zespołem sprzedażowym. Dziś zajmuje się głównie tematyką związaną z produktywnością (wiesz, że możesz pobrać mojego darmowego e-booka?) i mam jedną podstawową obserwację.

Ludzie nie wiedzą, w którą stronę zmierzają.

Mam takie poczucie, że duża część znanych mi przedsiębiorców nie potrafi wyznaczać celów i próbuje po prostu przetrwać z dnia na dzień. Czasami na luźnych spotkaniach pytam – jakie masz dochodowe cele roczne? Jaki wolumen klientów chcesz osiągnąć? I to nie jest tak, że nie chcą mi odpowiedzieć. Po prostu nie znają odpowiedzi…

W mojej firmie większość celów jest z góry określona i zaplanowana. Wiemy, jakie mamy firmowe cele dokąd chcemy podążać i dlaczego. Ale również w życiu prywatnym wyznaczamy sobie różne cele. Być może Ty też powiedziałeś sobie kiedyś:

  • chce schudnąć
  • chce więcej zarabiać
  • nauczę się nowego języka
  • nauczę się programować
  • będę chodził na siłownię
  • będę jadł zdrowo
  • będę miał więcej klientów
  • napiszę pracę magisterską
  • ogarnę się

To ogólnie rzecz ujmując bardzo dobre cele, ale niestety fatalnie wyznaczone.

No co to znaczy, że będziesz jadł zdrowo? Czy jeśli zjesz 1 marchewkę każdego dnia, to cel został spełniony? A jeśli pracę magisterską napisałeś w ciągu ostatnich 48 godzin w ogromnym stresie – czy można uznać to za sukces? Na jak długo starczy Ci motywacji, aby chodzić na siłownię?

Rozwiązaniem jest korzystanie z mądrych metodologii, które łatwo zastosować w życiu codziennym.

Metoda SMART – korzenie i historia

W latach sześćdziesiątych XX wieku rozpoczęto badania nad mocą wyznaczania celów i wydajności organizacyjnej.

Pierwsze wydarzenie w kontekście celów SMART miało miejsce w 1968 roku. Dr Edwin Locke opublikował wtedy przełomowy dokument zatytułowany „W kierunku teorii motywacji i zachowań motywacyjnych„. W artykule Locke ustalił, że odpowiednio ustawione cele prowadzą do lepszych wyników organizacyjnych.

Jednak tak naprawdę metodologia SMART dopiero niedawno stała się popularna. Metoda SMART mówi, że cele muszą być konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie, a także regularnie oceniane i uznawane / nagradzane, gdy są osiągane lub ponownie przeglądane, gdy nie są. Brzmi ciężko? Zaraz rozpiszemy sobie szczegółowe wyjaśnienia.

Ustalanie zespołowych i indywidualnych celów jest kluczowym procesem, który pozwala skupić się na długoterminowym ujednoliconym kierunku, określając jasne cele do osiągnięcia i mierząc postęp w kierunku tych celów. Pomaga to także zwiększyć zaangażowanie – zarówno osobiste jak i samych pracowników. Poprawia to też satysfakcję. Oczywiście wyznaczone cele bezpośrednio wynikają ze strategii firmy, są zgodne z jej wartościami i uwzględniają misje i dojrzałość zespołu oraz każdego z jego członków.

A w przypadku życia osobistego łatwiej uruchomić ośrodek nagrody – czyli produkcję hormonów szczęścia. Przy okazji mała dygresja. Ostatnio sporo słyszy się o tym, że wielu programistów ma problem z zachowaniem wysokiego poziomu motywacji, w szczególności jeśli pracują nad jakimś bardzo dużym projektem. Przyrównajmy to na chwilkę do np. fabryki mebli. Pracownik takiej fabryki ma pewien moment skończenia pracy – widzi efekt finalny swojej pracy, może go fizycznie dotknąć, niejako zamknąć pewien rozdział.

Programista rzadko kiedy osiąga taki efekt. Często pisze fragment kodu, a potem kolejny i kolejny. Potem go poprawia i optymalizuje. Nigdy nie powstaje coś „finalnie gotowego”, zawsze jest coś do poprawienia i optymalizacji. No i nie występuje żaden fizyczny przedmiot.

Między innymi właśnie po to, powstają aplikacje do zarządzania zadaniami i projektami. One nie tylko usprawniają komunikację, ale również dają ten moment „wykonania zadania”, odznaczenia go w systemie.

Podobnie działa wyznaczanie dobrych celów. Swoje cele trzymam spisane w widocznym miejscu a po ich realizacji z dumą zdejmuję karteczkę i przypinam nową. Tak samo, działam też z Nozbe, kiedy „uroczyście” zakańczam damy projekt.

Jak widzisz więc, wyznaczanie celów a później ich realizacja pomaga osiągać większe zadowolenie, utrzymać wyższy poziom motywacji i satysfakcji z pracy. Przejdźmy do wyjaśnienia, jak dokładnie działa ta metoda:

Możemy natknąć się na 2 określenia tej metody zarządzania celami – SMART i SMARTER. Samo słowo smart znaczy mądry, ale równocześnie jest akronimem – czyli pod każdą literką kryje się inne słowo.

SMART i SMARTER jest skrótem od słów:

S – Specific (Konkretny) – cel musi być jasno określony, bez żadnych niedomówień. Nie może być przedmiotem indywidualnej interpretacji, ale musi wyjaśniać dokładnie, co należy osiągnąć i jaki wynik jest oczekiwany.

M – Measurable (mierzalny) –  kryteria zakończenia i powiązana metoda pomiaru ilościowego lub jakościowego muszą być jasno opisane. Innymi słowy, musisz być w stanie odpowiedzieć na pytanie: „Skąd będę wiedział, że cel jest osiągnięty i jakie dowody są wymagane, aby to potwierdzić?”

A – Attainable (osiągalny) to kryterium podkreśla znaczenie wyznaczenia celów, które stanowią wyzwanie dla twojego zespołu, ale mimo to są osiągalne wbrew istniejącym ograniczeniom. Prosi również o ocenę, czy cel jest realistyczny, biorąc pod uwagę inne cele, które już ustaliłeś dla tego samego pracownika. Jeśli cel jest poza zasięgiem, twój cel stanie się bez znaczenia. Kryteria te również stawiają pytanie o zasoby, uprawnienia i środki potrzebne do osiągnięcia celu: potwierdzają, w jaki sposób można osiągnąć cel (konkretne umiejętności, które należy zdobyć, dostępne szkolenia, zasoby ludzkie lub finansowe, poziom władzy …). Cel nie może zostać osiągnięty „za wszelką cenę”, ale poprzez metodę i środki dostosowane do etyki i wartości Twojej firmy.

R – Relevant (Istotny) cel musi być powiązany z priorytetami organizacji i dojrzałością pracownika w jego roli. Ważne są cele zgodne ze strategią firmy, misją zespołową i rozwojem pracowników, które nie są sprzeczne z innymi celami. Wymaga również sprawdzenia, czy czas na osiągnięcie celu jest odpowiedni

T – Time-bound (określony w czasie) to kryterium podkreśla znaczenie określenia odpowiedniego okresu dla celu: kiedy ma się rozpocząć i zakończyć? Jakie są kroki i najważniejsze kamienie milowe, aby to osiągnąć? Jakie są oczekiwane rezultaty pośrednie i kiedy? Udzielenie odpowiedzi na te pytania przyczynia się do zdefiniowania poczucia priorytetu dla pracowników i pomaga im w organizacji zadań związanych z ich różnymi celami.

SMARTER to praktycznie ta sama metoda, tylko rozwinięta o 2 kolejne punkty:

E – Evaluated (oceniony) jako menedżer, jesteś odpowiedzialny za wyznaczanie ambitnych celów dla swojego zespołu, ale także wspieranie pracowników w osiąganiu ich celów poprzez regularną ocenę postępów oraz poprzez przekazywanie zaleceń lub szkoleń w celu przezwyciężenia ewentualnych przeszkód. Zdefiniuj określone punkty kontrolne i powiązane oczekiwane rezultaty. Nie czekaj, aż cel osiągnie limit czasowy, aby przekazać informacje zwrotne: jest to nieproduktywne, ponieważ nie wspiera rozwoju współpracownika, a nawet może wywołać frustrację, jeśli cel zostanie pominięty. Końcowy wynik oceny obiektywnej realizacji nie powinien zaskoczyć pracownika, ale powinien odzwierciedlać oceny pośrednie oraz ocenę ostatniej mili i jej ostatecznego wyniku.

R – Reviewed (nagrodzony/wznowiony) – po osiągnięciu końca okresu określonego dla realizacji celu, należy przeprowadzić końcową ocenę, aby ocenić sukces lub porażkę w osiąganiu celów. Zapytaj swojego pracownika o lekcje wyniesione podczas realizacji celu. Co zrobiliby inaczej następnym razem? Czemu? Jakie były główne przeszkody? Jak udało im się je pokonać? Czego się nauczyli? Jeśli cel zostanie osiągnięty, wyjaśnij rodzaj nagrody, jakiego pracownik może oczekiwać (wpływ oceny na możliwą promocję lub mobilność, rozszerzone obowiązki i autonomię w podobnych działaniach przy następnej okazji, rekompensatę pieniężną …). Ważne jest, aby pochwalić pracownika za wykonanie celu, szczególnie gdy jest wyjątkowy. Z drugiej strony, jeśli wyniki są poniżej oczekiwań, ważne jest, aby przeprowadzić pełną ocenę z pracownikiem, aby zrozumiał, co poszło nie tak.

Dużo częściej R to recorded czyli zapisany. Fizyczne zapisanie celu potrafi naprawdę sporo zmienić. Swoje cele firmowe staram się trzymać w widocznym miejscu blisko mojego monitora. Przed takim zanotowanym i widocznym celem trudno uciec 🙂 Nie możesz później udawać, że cel był mniejszy, albo wcale go nie było.

Jak wyznaczać cele metodą S.M.A.R.T?

Wbrew pozorem nie jest bardzo trudne wystarczy nauczyć się myśleć w określony sposób. Bardzo pomocna może być dodatkowa reguła dodatkowych 6 pytań (w wersji ang. – 6W):

  1. (Who) Kto jest odpowiedzialny za dany cel? Ja? Mój pracownik? Współpracownik?
  2. (What) Co jest przedmiotem działania? Co dokładnie chcesz zrobić?
  3. (Where) Gdzie dana praca zostanie wykonana? .
  4. (When) Kiedy dane zadanie zostanie wykonane? W jakim przedziale czasu?
  5. (Which) Jakie są wymagania lub ewentualne ograniczenia do realizacji celu?
  6. (Why) Dlaczego chcesz realizować dany cel? Co się stanie kiedy zadanie zostanie zrealizowane?

Jak widzisz, tego typu planowanie wymaga od Ciebie trochę więcej. Cel nie może być od tak „rzucony”. Wymaga dokładnego przemyślenia. Tylko wtedy uda się go zrealizować.

Weźmy na tapetę kilka przykładów:

Przykłady celów wyznaczanych metodą SMART

Weźmy przykład, który sam ostatnio realizowałem. Od bardzo dawna marzyło mi się stworzenie kilku produktów cyfrowych. Mój długoterminowy plan zakładał, że w ciągu 3 lat uda mi się przekroczyć barierę 50 000 unikalnych czytelników co spowoduje, że wokół mojego bloga i tematyki przedsiębiorczości uda się wytworzyć określoną społeczność. Uznałem, że to będzie dobry moment na zaproponowanie czegoś płatnego.

Planując kilka lat temu tego typu działania, myślałem o własnym kursie, książce i e-booku.  I tak sobie czas leciał. Zadanie „napisz e-booka” wisiało już kilka miesięcy.

Wreszcie podczas przeglądu rocznego, uznałem, że muszę się za to zabrać konkretnie. Zacząłem od określenia samego celu, a później rozpisałem ten projekt bardzo szczegółowo w Nozbe.

Tak więc pierwszy cel brzmiał:

  • Napisać e-booka

Drugi już konkretny zgodny z metodologia SMART brzmiał:

  • W terminie pomiędzy 1 maja a 1 lipca napiszę e-booka o produktywności, który będzie miał ponad 100 stron. Będę pisał co najmniej 1 stronę dziennie. Następnie osiągnę sprzedaż w wysokości 1000 zł miesięcznie, dzięki czemu będę miał środki na stworzenie kursu on-line.

I tak postępuje też z innymi celami. Na przykład jeden z moich celów brzmiał:

  • schudnę

Ale dopiero precyzyjne określanie pozwoliło zrealizować cel:

  • W ciągu 5 miesięcy schudnę 10 kg. Cel osiągnę rezygnując z słodyczy i słodkich napojów, zamiast tego wyrobie sobie nawyk picia wody. Dodatkowo zwiększę liczbę kroków do min 10 000 dziennie oraz co najmniej 2 razy w tygodniu będę biegał od 5 do 10 km.  Dzięki temu będę się lepiej czuł się lepiej, a ubrania będą na mnie lepiej pasowały

Te cele (oraz inne o których już pisałem – cele finansowe mojej firmy) spisałem na żółtą karteczkę i powiesiłem obok monitora (i obok wspólnych zdjęć z moją żoną z naszych wakacji). Dzięki temu, miałem dużo większą motywację, aby je osiągnąć.

W efekcie e-booka napisałem dużo szybciej (niestety poległ skład, który miał przygotować go do wydania… ale to temat na osobny artykuł). Schudłem ponad 15 kg. A teraz kończę produkcje kursu o produktywności. Uważam, że to właśnie głównie dlatego, że wyznaczałem cele, które były konkretne, mierzalne i ambitne.

Moim zdaniem metoda SMART jest niesamowicie skuteczna. A Twoim zdaniem? Przydatne czy raczej tak średnio?

Cześć! Bardzo mi miło, że czytasz mojego bloga. Chciałbym informować Cię o nowych artykułach, a moi subskrybenci otrzymują też coś ekstra. Chciałbyś się przekonać co to takiego?