Od wielu lat fascynują mnie dobre zasady produktywności. Napisałem na ten temat kilka książek, e-booków i mnóstwo artykułów. Uważam, że stworzenie dobrego systemu produktywności jest możliwe. Jeśli stworzysz taki system wewnętrzny dla siebie – zrozumiesz jak powinieneś działać – to wybór narzędzia ma znaczenie drugorzędne.

Wielu moich czytelników zaczyna projektować swój system w oparciu o fizyczny kalendarz.

To dobre rozwiązanie dla uporządkowania celów. Sam systematycznie planuje swoje działania tworząc mapy myśli, rozpisując różne zadania na tablicy (np. z wykorzystaniem kanban) lub notując na dużej kartce papieru.

Ale to tylko część procesu. Wydrukowany kalendarz ma jedną zasadniczą wadę. Nie synchronizuje się z niczym. Innymi słowy, jeśli zostawisz go w domu to będąc w pracy, już nie wiesz nad czym działać.

Poza tym w kalendarzu trudno nadać kategorię i wykorzystywać w sposób bardziej praktyczny czas. 

Co mam na myśli? W moim systemie istnieje kategoria “zadzwoń”. Często wykorzystuje ją kiedy wypadnie mi spotkanie a jestem w sprzyjającym nastroju i nastawieniu do dzwonienia. Inne kategoria to “przemyśl”. Zdarza mi się (choć bardzo, bardzo rzadko) obudzić w środku nocy i mieć problem z zaśnięciem. Wiele myśli lata mi po głowie w nieuporządkowany sposób. To właśnie wtedy zerkam w telefon i zaczynam planować czy też przemyśliwać jeden konkretny temat. 

Kalendarz nie daje takich możliwości.

Od kilku lat rozwijaj swoją firmę. Na moim pokładzie pojawia się coraz więcej specjalistów i pracowników. Synchronizowanie zadań pomiędzy zespołami wymaga odpowiedniego narzędzia. 

Od lat do tej pracy wykorzystujemy nozbe. 

Niestety okazuje się, że przy pewnej skali działania to narzędzie nie jest wystarczająco mocno elastyczne a ostatnimi miesiącami odnotowałem w nim wiele błędów (które regularnie zgłaszam do supportu). 

I tak rozpoczęły się poszukiwania czegoś innego. Niedawno o problemach, które nas dotyczą pisałem w artykule o narzędziach do planowania postów. Wciąż szukamy i rozglądamy się za odpowiednim systemem CRM, który byłby wystarczająco elastyczny i przyjemny w użytkowaniu przy tak rosnącej organizacji jak moja.

I tutaj pojawia się Fortask, którego od razu polubiłem a kto wie… czy niedługo nie pokocham jeszcze mocniej 🙂 Zacznijmy od podstaw.

Do czego służy Fortask?

Fortask jest profesjonalną aplikacją do zarządzania projektami i zadaniami, aplikacją która pomaga zwiększyć produktywność i wydajność całego zespołu.

Logika działania jest stosunkowo podobna do innych systemów. Z drugiej strony jednak Fortask na każdym kroku mnie zaskakuje pod kątem prostoty i użyteczności – przenosząc projekty firmowe miałem wielokrotnie uczucie “AHA!” – przecież to dokładnie tak powinno działać! 

Na samym początku trzeba zaznaczyć jedno – tak jak nozbe idealnie sprawdza się w pracy solopreneur czy bardzo niewielkich zespołów. Fortask to profesjonalne narzędzie, które w moim odczuciu jest level wyżej. Najbardziej skorzystają przedstawiciele wysokiego i średniego szczebla zarządzania średnich i dużych firm.

Narzędzie będzie też przydatne pracownikom działów HR większych firm czy specjalistom IT lub (jak w naszym przypadku) agencjom marketingowym. Uważam, że aby w pełni docenić to narzędzie powinno na nim pracować minimum 4-6 osób. Wtedy korzyści widać najwyraźniej. No dobra ale przejdźmy do konkretów:

Czym mnie urzekł Fortask?

Na początku musisz mi wybaczyć pewną niedogodność. W systemie mam już swoje zadania firmowe co w praktyce oznacza, że nie za bardzo mogę Ci pokazać wygląd mojego systemu. Bardzo cenimy sobie bezpieczeństwo danych naszych klientów. Nie mogę więc zaryzykować, że jakoś te dane będę widoczne na zewnątrz więc, aby pokazać Ci wszystkie funkcje korzystam z materiałów dostępnych na stronie. 

Pierwsza rzecz, która bardzo mi się podoba to elastyczność całego systemu. Zamiast sztywnych i nieedytowalnych formatów dostajemy propozycję układu elementów, które możemy dowolnie edytować.

Przede wszystkim bardzo polubiłem się z dashboardem czyli głównym centrum zarządzania. Aplikacja Fortask daje wiele różnych modułów, które możesz ustawić według specyfiki Twojej pracy. 

Z tego poziomu więc mogę kontrolować co się dzieje w mojej firmie – z lotu ptaka. Skonfigurowałem sobie własny pulpit, aby widzieć:

• czas pracy poszczególnych pracowników,
• widzieć wszystkie nowe komentarze,
• widzieć własną listę zadań do wykonania.

To od tego miejsca zaczynam swój dzień pracy. Tutaj widzę, kto i ile dla mnie pracuje, ile mam pracy do wykonania i jak mój zespół pracuje nad kolejnymi projektami. 

To o tyle wygodne, że w narzędziach podobnych takich jak asana czy właśnie nozbe odczytane komentarze znikają – co oznacza, że nie mogę łatwo później do nich wrócić. 

Kolejną moim zdaniem wyjątkową funkcją, które bardzo mi wcześniej brakowało jest możliwość tworzenie FOLDERÓW dla wszystkich poszczególnych projektów.

Innymi słowy jest to taki duży zbiorczy folder, w którym dzieją się wszystkie pozostałe rzeczy.

W naszym przypadku każdy folder to po prostu nazwa klienta. Dopiero w środku rozbijamy to na poszczególne projekty i następnie na zadania. 

Tutaj również muszę poświęcić kilka sekund na opis prostej ale ponownie zmieniającej życie funkcji.

Być może czytałeś mój artykuł o tablicach kanban. W tej mechanice działa też bardzo popularna aplikacja Trello.

Osobiście nie bardzo lubię w ten sposób pracować. Zazwyczaj po prostu siadam do poszczególnych zadań i je systematycznie wykonuje – bez zmiany status na “rozpoczęte”, “w trakcie” czy “do sprawdzenia”.

Ale bardzo szybko okazało się, że w ten sposób znacznie łatwiej wejść mi we współpracę z zespołem. Mój projekt manager w prosty wizualny sposób zmienia status a ja mam łatwy podgląd nad czym mój zespół pracuje (zamiast pytać na slacku).

A właśnie. Skoro już przy komunikacji jesteśmy.

Docelowo Fortask może zastąpić Messengera, Whatsapp czy właśnie Slacka – komunikacja odbywająca się w jednym narzędziu – to na dłuższą metę genialne rozwiązanie. 

Widok poszczególnych zadań jest trochę w moim odczuciu przeładowany, nie odkryłem jeszcze czy mogę zmniejszyć ilość widocznych pól przy poszczególnych zadaniach (to screen z mojego systemu 🙂 ).

Znasz już prawdopodobnie mój mały “fetysz” – kocham statystyki. Bardzo lubię sprawdzać różne rzeczy – od ilości przebiegniętych kilometrów, przez nastrój aż po osobisty czas pracy. 

Wspomniałem też o tym, że fortask daje informacje o czasie pracy pracownika. I tutaj paradoksalna rzecz ale wykorzystuje to narzędzie głównie, aby sprawdzić czy ktoś… nie pracuje zbyt długo! 

Na ten moment prawie 100% mojego zespołu pracuje zdalnie. Dlatego narzędzie, które pozwala mi sprawdzić kto z mojej firmy pracuje na zadaniach, kto się wyróżnia i zasługuje na dodatkowe wynagrodzenie jest niezbędne.

Dla samej pewności oczywiście wspomnę też, że oczywiście istnieje aplikacja mobilna na Androida i Apple, która ma tą podstawową zaletę, że wygląda i zachowuje się bardzo podobnie jak wersja na komputer a całość jest w 100% po polsku. A to bardzo ważne, bo w takich narzędziach buduje się nawyki i przyzwyczajenia. Dlatego niezwykle ważne jest dla mnie, aby łatwo móc przeskakiwać pomiędzy urządzeniami.

Tworzenie grup użytkowników pozwala też łatwiej zarządzać dostępami do poszczególnych projektów czy folderów a tym samym poprawiać bezpieczeństwo. W końcu skończyło się pamiętanie o tym, kogo dodać do którego projektu, usuwanie lub dodawanie nowych pracowników.

Ostatnią rzeczą, o której wspomnę, to coś co określiłbym dostępnością lub użytecznością. 

Z dowolnego miejsca możesz dodać zadanie, plik lub stworzyć grupę roboczą. 

Czyli co dalej?

Na ten moment systematycznie przenoszę powoli kolejne zadania i projekty do aplikacji.

Choć nie rozwiązuje 100% moich problemów to rozwiązuje ich wystarczająco dużo.

Jednak dzięki takiemu uporządkowaniu pracy i poprawieniu produktywności zespołu wystarczy nam jeszcze tylko jedna aplikacja (wybór padnie prawdopodobnie na kontentino) do planowania postów i akceptacji treści po stronie klienta.

Zachęcam do sprawdzenia Fortask – możesz założyć całkowicie darmowe konto i przetestować wszystkie funkcje. W razie pytań – śmiało pisz w komentarzu.