Czy jesteś zmuszony korzystać z e-maila? Jeśli pracujesz zawodowo to prawie na pewno częściej lub rzadziej musisz sprawdzić wiadomości, które do Ciebie docierają.

Jak poprawić swoją produktywność za pomocą maila?

Kilka miesięcy temu napisałem artykuł o metodzie zwanej Inbox 0. W uproszczeniu chodzi o to, aby kończyć dzień zarówno z czystą głową, jak i czystą skrzynką e-mail, a jeśli pracujesz już na jakiejś aplikacji do zarządzania zadaniami to również tam warto swoją „skrzynkę” wyczyścić.

E-mail to wynalazek, który stosuje każdy z nas w przeróżnych celach, zazwyczaj większość ludzi posiada dwa typy skrzynek – służbową oraz prywatną. Czy Ty też tak masz? Nie wykluczone, że masz też trzeciego e-maila – spam 🙂

W kolejnych latach pojawiły się setki nowych komunikatorów, które znacznie wyparły użytkowanie skrzynek mailowych do celów komunikacji codziennej. Prawda jest jednak taka, że bez konta mailowego nie zrobisz obecnie nic – nie założysz konta na portalach społecznościowych, nie zamówisz paczki z ulubionego sklepu, ani nawet nie przeprowadzisz poważniejszych korespondencji.

Osobiście cierpię na „ślepotę wiadomości”. Z mojej pamięci w przeciągu kilku sekund uciekają wszystkie rzeczy, ustalenia, prośby, których nie odnotowałem w swoim systemie.

To często problematyczne bo zdarza się, że ktoś prosi mnie o pomoc na przykład na whatsappie albo messengerze a ja nie zrobię sobie z tego zdania do wykonania… zazwyczaj o tym zapomnę. Podobnie mam z odczytanymi wiadomościami e-mail. Po przeczytaniu wiadomości natychmiast o niej zapominam.

Ale e-maila mają jeszcze więcej ciemnych stron.

Często przez ilość wiadomości i braku logicznego rozwiązania na skrzynkach wszystko wydaje się chaotyczne i powoduje, że nasza produktywność znacznie maleje, tracimy wówczas sporo czasu na odnalezienie szukanej wiadomości.

Trzeba by też wspomnieć o ilości spamu czyli niechcianych wiadomości.

W praktyce marnujemy czas. A chaos powoduje zwiększenie ilości stresu, który jest zmorą obecnych czasów.

W poprzednich artykułach pisałem między innymi o tym, że Twoje biurko do pracy (a najlepsze biurka i komputery znajdziesz tutaj) jest jak stół operacyjny dla lekarza. Musisz mieć porządek. Dokładnie tak samo jest na Twoją skrzynką mailową!

Jak tego uniknąć i zaprowadzić ład w swojej skrzynce tak, aby użytkowanie jej było przyjemne, klarowne i czytelne? Oto moje proste rozwiązania, które zmienią klasyczną skrzynkę pocztową w prawdziwy klucz do produktywności, szczególnie jeśli prowadzisz jakąś firmę.

Klucz do organizacji

Większość prywatnych skrzynek pocztowych powstaje na Gmailu.

Jeśli masz konto w jakimś innym systemie i masz na to wpływ… Czas na zmiany. @wp.pl albo @interna.pl to skrzynki, które otrzymują znacznie więcej spamu.

W dodatku usługi Google mają mnóóóóstwo ciekawych tricków, o których dziś też Ci opowiem.

Tak więc, najlepiej byłoby gdybyś posiadał już skrzynkę e-mail w domenie gmail.com.

Równocześnie jeśli „boisz się utraty wielu ważnych wiadomości” – nic się nie martw – import starych wiadomości do gmail jest bardzo proste. W zakładce „ustawienia” wystarczy kliknąć „dodaj inną skrzynkę pocztową” i wpisać swoje dane logowania. Zostaną w ten sposób zaimportowane stare wiadomości oraz wszystkie nowe również będą lądowały w „jedno miejsce”.

Skrzynka to coś, co można założyć w każdej chwili, ale nie oszukujmy się – im więcej kont tym większy problem z zapamiętaniem haseł, nazw oraz wprowadza to niepotrzebny bałagan do naszego życia, a przecież tego próbujemy wniknąć, prawda? Dlatego pierwszy krok to minimalizacja ilości skrzynek (bo o tym, że Twoje biurko do pracy jest jak stół operacyjny chyba już przypominać nie muszę 🙂

Przydaje się równy podział na rzeczy prywatne i zawodowe. Jeśli poszukujesz dobrej skrzynki firmowej to zerknij na ofertę firmy TheCamels – zarządzają oni specjalnym pakietem gmail, który nazywa się Google Suite – czyli gmail w Twojej domenie firmowej. Jeśli brzmi skomplikowanie – po prostu do nich napisz, a oni ogarną resztę 🙂

Jak wygląda poprawny e-mail?

Oczywiście unikamy daty urodzenia, wieku, czy słów, które w wymowie mogą śmieszyć.

Poprawny adres to zwyczajnie najlepiej imię + nazwisko (lub nazwisko + imię) @gmail.com

Tutaj minimalizm jest zdecydowanie wskazany. Weź pod uwagę, że być może będziesz musiał swój adres wielokrotnie wymawiać publicznie chociażby podając komuś ten adres, aby przesłał Ci ofertę na jakieś usługi.

Upewnij się, że adres mail rzeczywiście brzmią poprawnie. To serio dosyć ważne. Oczywiście można go modyfikować wedle uznania dodając np. nazwę firmy. Ale dużo praktyczniej będzie korzystać z adres nazwisko@nazwafirmy.pl. Tutaj ponownie kłania się konfiguracja pakietu Google Suite, o którym pisałem powyżej.

Dlaczego jest to takie ważne? Traktujmy siebie i innych ludzi poważnie. Wyobraź sobie, że kiedyś spotkasz się na wymarzonej rozmowie o pracę i będziesz poproszony o podanie swojego adresu a Ty wyskoczysz z czymś w stylu podrywacz16@buziaczek.pl. No nie brzmi to dobrze 🙂

Jak minimalizować liczbę skrzynek? Funkcja z plusem

Wspomniałem o tym, jak ważne jest minimalizowanie liczby skrzynek. Każdy nowy adres to potencjalnie nowe miejsce, które należy sprawdzić i wyczyścić. To kolejne hasła, które trzeba zapamiętać.

Być może słyszałeś też o tym, że bazy mailingowe są sprzedawane kolejnym firmom – właśnie dlatego dostajesz dużo spamu. Niestety zazwyczaj nie mamy na to zupełnie żadnego wpływu. Byłoby to możliwe gdybyśmy dla każdej rejestracji (np. Allego, HBO, Netflix, itd) zakładać kolejną skrzynkę mailową ale to samo w sobie stoi w opozycji…

Dlatego Google dodało pewną funkcję, którą roboczo nazywam „funkcja z plusem”.

Google umożliwia Ci stworzenie czegoś na kształt roboczego maila… bez zakładania nowego maila.

Wystarczy, że rejestrując się gdziekolwiek dodasz do swojego adres znak plusa.

Weźmy praktyczny przykład.

Chcesz założyć nowe konto w jakimś sklepie internetowym. Załóżmy, że Twój adres e-mail to po prostu jankowalski@gmail.com

Dzięki „funkcji z plusem” możesz rejestrując się wpisać adres e-mail w formie:

jankowalski+nazwasklepu@gmail.com

Z perspektywy sklepu internetowego to poprawny działający e-mail. Z Twojej perspektywy to  „roboczy e-mail”, który trafi na Twoją skrzynkę e-mail – i od teraz będziesz dokładnie wiedział, jeśli trafi on w niepowołane ręce. Osobiście ZAWSZE gdzieś się rejestrując stosują tę metodę. Google nie daje tutaj żadnych ograniczeń ilościowych.

Co jeszcze daje taka „funkcja z plusem”?

Przede wszystkim możliwość łatwej identyfikacji co się dzieje z Twoimi mailami. Równocześnie na skrzynce gmail, masz możliwość utworzenia etykiet, które możesz dopasować do siebie.

Etykietami – to właśnie one są kluczem do poukładanego świata wiadomości.

Niesamowicie ważne, jest rozróżnienie „Etykiety” od „Kategorii”. Te drugie, to domyślny pasek z podziałem na 5 grup e-maili:

Główna, Społeczności, Oferty, Fora i Powiadomienia.

Działa to całkiem nieźle, choć osobiście uważam, że jest to ukłon przede wszystkim w stronę mniej zaawansowanych użytkowników, takich którzy nie korzystają ze skrzynki w celach biznesowych lub nie przydają wartości do usprawnienia i poukładania swoich maili.

Równocześnie zawsze wyłączam Kategorię bo mnie drażnią 🙂 Wolę żeby wszystko lądowało w jednym miejscu.

Jednym z największych atutów etykiet jest możliwość personalizacji pod względem nazwy, ale i kolorystyki, dzięki czemu możemy pogrupować nasze wiadomości tematycznie, ale też przypisać je do pewnych kategorii, co pomaga sprawniej odnaleźć wiadomości, a także je priorytetyzować.

W moim przypadku tak wyglądają główne etykiety na skrzynce firmowej:

Dzięki temu, każdy mail trafia od razu w odpowiednie miejsce.

Na przykład do etykiety „księgowa” trafiają automatycznie wszystkie maile z księgowości ale również wszystkie faktury do zapłaty.

Gdy już stworzysz swoje etykiety warto pamiętać o filtrach, są one potęga w połączeniu i bardzo je osobiście cenię.

Filtry pozwalają uwolnić od niechcianej poczty, gdy na przykład nie działają opcje wypisania z newslettera, a nachalny nadawca wciąż zarzuca nas treściami – mechanizmy Gmaila automatycznie wysyłają takie listy do kosza, więc nawet nie będziecie ich widywać w swoich skrzynkach odbiorczych.

Filtry pozwalają też konkretnym nadawcom lub konkretnym treściom nadawać etykiety. Dzięki temu można pogrupować w jednej etykiecie wszystkie rachunki z danego miesiąca, czy wszystkie dokonane transakcje z ulubionych sklepów internetowych. Wówczas można zaznaczać również wszystkie wiadomości o płatnościach etykietami “Faktury”, jeśli prowadzicie na przykład działalność gospodarczą – wówczas nic nie umknie i możesz mieć pewność, że zostanie to rozliczone w księgowości.

Wszystko to ma służyć jednemu konkretnemu celowi. Twoja skrzynka pocztowa, podobnie jak inne miejsca, na koniec dnia powinna być możliwie czysta.

Każdy mail, który pozostaje u mnie w głównej skrzynce traktuje jak zadanie do wykonania.

Zaraz po odpisaniu na daną wiadomość przenoszę ją do odpowiedniej etykiety (np. odpisując Tobie na wiadomość).

Jeśli wpada mi jakaś wiadomość, której nie chce proces decyzyjny jest bardzo szybki:

• jeśli nie znam nadawcy sprawdzam, czy od razu mogę się wypisać z danej listy
• jeśli jest to jakaś wiadomość w stylu powiadomienie – odczytuje i od razu przerzucam do śmietnika

Dobry system produktywności to czysty system.

Jeśli zapisałeś się na jakiś newsletter, który otrzymujesz regularnie ale praktycznie nigdy go nie czytasz – wypisz się. Szkoda zasobów.

Takie niechciane maila są niczym brzęcząca mucha. Niby nie przeszkadza ale jednak irytuje.

Wymaga uwagi.

Odwraca skupienie od rzeczy najważniejszych.

A przecież w produktywności chodzi o to, aby pracować mądrze, prawda?

Skróty klawiszowe i inne tricki

Mało kto wie, że gmail można przyspieszyć używając skrótów klawiszowych. Sporo zależy od laptopa do pracy czy komputera z którego korzystasz (mam od kilku lat laptop marki Asus model ZenBook, który ma zamiast touchpada dodatkowy ekran, na którym mam swoje spersonalizowane skróty).

Sam nie jestem ich wielkim fanem nadużywania skrótów ale niektóre wykorzystuje regularnie – takie wyrobiłem sobie nawyki.

Oto kilka przykładów:

• lista wszystkich skrótów wyświetli się gdy wybierzecie Shift + ?
• podczas pisania wiadomości (szczególnie ważne jeśli coś wklejasz z innego źródła) możesz usunąć formatowanie – Ctrl + \
• pogrubienie Ctrl+b
• wysyłanie wiadomości w nowym oknie Shift + R
• odpisywanie C

Inną funkcją jest automatyczna odpowiedź na przychodzące wiadomości. Jeśli planujesz urlop od pracy w takiej wiadomości powinna znajdować się informacja o nieobecności lub terminie powrotu i przewidywanej odpowiedzi.

Szukajcie tej opcji w Ustawieniach, przewiń na dół do pola Wiadomość o nieobecności. Jest możliwość ustawienia wiadomości w taki sposób, że otrzymają ją wszyscy, albo tylko wybrane osoby.

Ponownie chodzi o pewną automatyzację procesu. Zamiast ręcznie odpisywać (na urlopie), że jesteś na wyjeździe skorzystaj z tej funkcji.

Równocześnie przypomnienie. Jak odpoczywasz to odpoczywaj. Zrezygnuj z telefonu, zostaw go w domu. A już zdecydowanie nie sprawdzaj maila 🙂

Detal ale również ważny to bezpieczeństwo. Włącz weryfikację dwuetapowej podczas logowania na konto. Dzięki temu całe konto Google (łącznie ze wszystkimi innymi możliwościami proponowanymi przez Google), jest strzeżone przez hasło, jak zazwyczaj, ale i przez kod, który otrzymacie sms’em wysłanym pod numer telefonu lub przez specjalną aplikację.

Chyba każdy z nas wysłał kiedyś maila z błędem lub z nie dołączonym załącznikiem, na szczęście istnieje takie narzędzie, jak opóźnienie wysyłanej wiadomości, dzięki czemu, możliwe jest jeszcze wycofanie i modyfikacja maila po wysłaniu, co prawda trwa ona do 30 sekund, ale pozwala uniknąć nieprzyjemnych sytuacji, a pół minuty naprawdę czasem robi swoje. Znajdziesz to w “Ustawieniach Ogólnych” pod nazwą “Cofnij wysyłanie”, a tam można wybrać czas aktywnej funkcji.

No i chyba najważniejszy element – ODPOWIADAJ na maile, szczególnie te z pracy. Zwykłe potwierdzenie otrzymanej wiadomości już świadczy o rzetelności Twojej pracy.

Jak już wspominałem wcześniej – dla mnie maile w skrzynce są jak zadania do wykonania. W praktyce oznacza to, że na koniec dnia pracy wykonuje przegląd najważniejszych miejsc (czyli Nozbe + e-mail właśnie) i staram się je wyczyścić. Zgodnie z regułą 2 minut czasami wystarczy puścić krótką odpowiedź „potwierdzam odbiór wiadomości” albo jeśli chcemy być grzeczni „odpiszę jutro”. Często to naprawdę wystarczy.

Ciekawym dodatkiem, o którym wspomnę na koniec jest maaaasa dodatków do gmail. Żeby tylko wspomnieć o przenoszeniu notatek do aplikacji Keep, mnóstwo CRMów czy w końcu narzędzi liczących spędzony czas na danym mailu 🙂

Osobiście wykorzystuję kilka takich dodatków ale opowiem Ci tylko o jednym. Jest on darmowy a mocno zmienia optymalizację pracy na e-mail. Mówię o mailtrack, który pozwala sprawdzić czy ktoś przeczytał Twojego maila. Wygląda to mniej więcej tak:

Tak jak wspomniałem ta aplikacja jest darmowa a ułatwia pracę jeśli chodzi o własną działalność 🙂

Warto rozważyć też konfigurację wyglądu skrzynki. Gmail oferuje Ci między innymi kilka wyglądów – na przykład możesz zastrzec sobie, aby najpierw wyświetlały się tylko wiadomości odczytane a dopiero później pozostałe wiadomości.

Możesz też wyświetlać wiadomości w kolejności od najnowszej do najstarszej itd.

To już sprawa mocno indywidualna – osobiście maksymalnie stawiam na minimalizm – im mniej funkcji tym lepiej 🙂

Zmiana klienta pocztowego

Od blisko 2 lat nie korzystam już z wersji przeglądarkowej. Nie wchodzę na stronę gmail.com. Testowałem wiele, wiele różnych aplikacji, które pomogły by mi zarządzać mailami.

Niestety większość nie spełniała moich oczekiwań.

Kilkukrotnie pisałem już o minimalizmie. Standardowy gmail jest… ładny. Korzystając z między innymi  Thunderbird, Outlook czy Mail.app miałem wrażenie, że coś… tracę.

Problemy też pojawiały się na przykład przy zmianie komputera czy zmianie konfiguracji a nawet przy jakiś większych aktualizacjach danych aplikacji.

Poza tym korzystam też z wielu innych aplikacji, do których „zmusza mnie” praca  zawodowa.

Finalnie decyzja padła na korzystanie z RAMBOX – takiego… agregatora wielu skrzynek w jedno miejsce. A oferuje… znacznie, znacznie więcej niż klient pocztowy.

W praktyce rambox jest moją jedyną aplikacja komunikacyjną. Mam tam zintegrowaną prywatną i firmową skrzynkę e-mail ale również messengera, whatsappa, skrzynkę SMS, czy kanały slack z których korzystam.

Rambox ma funkcję za którą pokochałem go bezgranicznie prawie 🙂  Jest to przycisk „wycisz wszystkie powiadomienia”. Jednym kliknięciem wyłączam WSZYSTKIE inboxy – wszystkie powiadomienia o przychodzących wiadomościach. I spokojnie mogę skupić się na pracy.

To narzędzia, z których sam korzystam. Te różne rzeczy pozwalają mi mniej marnować czasu na obsługę przychodzących wiadomości. A funkcja wycisza wszystkich powiadomień jest blisko związana z pracą głęboką (z ang. deepwork) o której opowiem Ci w jednym z kolejnych artykułów.