Kanban jest wizualnym systemem do zarządzania pracą i sobą w czasie. Jak zastosować tą metodę w praktyce? Co Ci to da? Zapraszam 🙂

Kanban wizualizuje zarówno proces, jak i faktyczną pracę.

Celem Kanban jest zidentyfikowanie potencjalnych wąskich gardeł w procesie i naprawienie ich, tak aby praca mogła postępować z optymalną prędkością lub przepustowością.

Kanban to koncepcja związana z produkcją lean i just-in-time (JIT), w której jest wykorzystywana jako system planowania, który mówi, co produkować, kiedy produkować i ile wyprodukować. I choć głównie teoria ta dotyczyła fizycznej produkcji produktów i materiałów w łatwy sposób możemy zaimplementować tą strategię planowania czasu na dowolną inną przestrzeń.

Być może byłeś kiedyś na basenie. Dostałeś wtedy opaskę, którą musiałeś „odbić” przy drzwiach. Czy wiesz po co? A może czekałeś przy kasie w sklepie spożywczym? Zawsze czekasz aż otworzy się kasa obok. Czy widzisz różnicę w jakości obsługi zamówień w McDonald’s?

Są to praktyczne sytuacje zetknięcia się z technikami sygnalizacji i monitorowania przepływów. Niektóre powodują nie potrzebne opóźnienia (nerwowy sygnał w Biedronce, aby otworzyć kasę – zestawiany z niesamowitą prędkością przygotowania posiłku w McDonald’s.

To właśnie tutaj pojawia się kanban – czyli technika sygnalizacyjna stosowaną w systemach “ciągnionych” (pull). To odwrotność systemu „pchanego” (push).

W pierwszym przypadku mamy ogólny plan (obsługa klienta w kolejce) a w drugim przypadku system sterowany jest bezpośrednio przez składane przez odbiorcę zamówienie.

Jak powstał ten system? Zacznijmy od kilku faktów na temat systemu Kanban.

Historia metody Kanban

Wszystko zaczęło się na początku lat czterdziestych XX wieku. Pierwszy system Kanban został opracowany przez Taiichi Ohno (Inżyniera przemysłowego i biznesmena) dla Toyoty. Powstał jako prosty system planowania, którego celem było optymalne kontrolowanie pracy i zapasów na każdym etapie produkcji.

Kluczową przyczyną rozwoju Kanban była niewystarczająca produktywność i wydajność Toyoty w porównaniu do jej amerykańskich rywali motoryzacyjnych. Dzięki Kanban Toyota osiągnęła elastyczny i skuteczny system kontroli produkcji just-in-time (na żywo), który zwiększył produktywność, jednocześnie zmniejszając kosztowną inwentaryzację surowców, półproduktów i produktów gotowych.

System Kanban idealnie kontroluje cały łańcuch wartości od dostawcy do konsumenta końcowego. W ten sposób pomaga uniknąć zakłóceń w dostawach i nadpodaży towarów na różnych etapach procesu produkcyjnego. Kanban wymaga ciągłego monitorowania procesu – tak jak na monitorze w McDonaldzie.

Szczególną uwagę należy poświęcić unikaniu wąskich gardeł, które mogłyby spowolnić cały proces. Celem jest osiągnięcie wyższej przepustowości przy krótszym czasie realizacji. Z biegiem czasu, Kanban stał się skutecznym sposobem w różnych systemach nie tylko produkcyjnych.

Metoda Kanban opiera się na zestawie zasad i praktyk zarządzania i usprawniania przepływu pracy. Jest to ewolucyjna, niezniszczalna metoda promująca stopniowe ulepszanie procesów organizacji.

Jeśli będzie się przestrzegać tych zasad i praktyk, z powodzeniem można zmaksymalizować korzyści dla procesu biznesowego – poprawić przepływ, zmniejszyć czas pracy (obsługi klienta), zwiększyć wartość dla klienta, z większą przewidywalnością – co chyba zgodzisz się ze mną, jest kluczowe dla każdego biznesu w dzisiejszych czasach.

Podstawowe praktyki metody Kanban:

• Wizualizacja przepływu pracy;
• Ograniczanie pracy cząstkowej;
• Zarządzanie przepływem;
• Jawne określanie zasad procesu;
• Usprawnianie współpracy (przy użyciu metod naukowych).

Kanban to niezakłócający, ewolucyjny system zarządzania zmianami. Oznacza to, że istniejący proces poprawia się małymi krokami.

Wprowadzając wiele drobnych zmian (a nie dużych), zmniejsza się wtedy ryzyko dla całego systemu. Ewolucyjne podejście Kanban prowadzi do niskiego lub zerowego oporu w zespole i zaangażowanych w niego ludzi. Pierwszym krokiem we wprowadzeniu Kanban jest wizualizacja przepływu pracy.

Odbywa się to w formie tablicy Kanban składającej się z prostej tablicy i karteczek samoprzylepnych lub kart – jak na grafice powyżej.

Każda karta na planszy reprezentuje zadanie.

W klasycznym modelu tablicy Kanban istnieją trzy kolumny:

• „Do zrobienia”: w tej kolumnie wymienione są zadania, które jeszcze się nie rozpoczęły. (inaczej „zaległości”);
• „W toku”: ta kolumna składa się z zadań, które są w trakcie realizacji;
• „Gotowe”: ta część składa się z zadań, które zostały zakończone.

Ta prosta wizualizacja prowadzi do dużej przejrzystości w zakresie dystrybucji pracy, a także ewentualnych wąskich gardeł – od razu widzisz co się dzieje nie tak – kto ma opóźnienie, które zadanie nie jest realizowane. Oczywiście, tablice Kanban mogą pokazywać skomplikowane przepływy pracy w zależności od złożoności przepływu pracy oraz potrzeby wizualizacji.

Zadania można kategoryzować na:

• Proste zadania- po prostu używać dla nich kart z nazwą zadania;
• Małe projekty- używać kart z listami rzeczy do zrobienia;
• Cele, nawyki, przypomnienia – kilka rzeczy, które nie są tak naprawdę zadaniami, i dlatego wystarczy tylko je zapisać i czasem do nich zaglądać.

Jak metoda Kanban może pomóc zwiększyć produktywność osobistą?

Głównym celem osobistego systemu produktywności nie jest zarządzanie czasem, ale raczej zapewnienie wglądu w to, co dzieje się w twoim życiu. Dobra praktyka kanban pozwala też przerzucić „nie zamknięte pętle” w Twojej głowie do zewnętrznego systemu. To właśnie jest podstawą dobrej produktywności – ograniczone zaufanie do swojej pamięci (która nie służy do pamiętania głupot).

Umożliwia to planowanie pracy, śledzenie postępów i retrospekcję.

Wszystko, co musisz zapamiętać, musi znajdować się w twojej aplikacji. W praktyce oznacza to, że używana aplikacja powinna być dostępna na komputerach i urządzeniach mobilnych. Równocześnie gorąco polecam Ci spróbować pracować z taką tablicą w fizyczny sposób. Stwórz w swoim biurze taką tablicę. Wystarczy zwykła tablica korkowa. Napisz kilka rzeczy, którymi musisz się zająć. Zacznij „przeklejać” lub usuwać wykonane zadania.

To  ciekawe ale Twój mózg kocha kończyć zadania. Kocha fizyczny element „zakańczania” zadania. Do tego stopnia, że zaczyna produkować endorfiny – hormony szczęścia.

Zawsze powinieneś mieć jasny obraz tego, co robisz, co cię blokuje i co już osiągnąłeś. Używanie kart z zadaniami to świetny sposób na wizualizację tych informacji. Zajmowanie się kilkoma sprawami naraz nie jest produktywne – pisałem o tym w artykule One Thing.

Trzeba ciągle zmieniać kontekst, co sprawia, że czujesz się przytłoczony i mało produktywny. To jest kolejny przykład, gdy świeci się plansza Kanban: zawsze wiesz, ile kart znajduje się w kolumnie „w toku”.

Możesz ustawić limit, powiedzmy, trzech kart na raz. Dzięki temu, zaczniesz zajmować się esencją swoje pracy.

Kiedy więc chcesz wykonać inne zadanie, możesz sprawdzić, czy jest tam miejsce. A jeśli nie ma, musisz ukończyć jedno z rozpoczętych zadań lub odłożyć je na później. Mamy tendencję do opóźniania wykonania niektórych zadań. Niektóre z tych zadań są ważne, ale nieprzyjemne (np. płacenie podatków).

Trzeba sobie z nimi poradzić i lepiej zrobić to wcześniej niż później. Brian Tracy napisał na ten temat całą książkę pod tytułem: „Zjedź tę żabę”.

Aby Twój system produktywności działał naprawdę efektywnie warto wykonywać systematyczne przeglądu swojego systemu (pracuje w Nozbe – zerknij dlaczego kocham tą aplikację). W metodologii Kanban przyjęło mówić się retrospekcji. Cele są podobne czyli przejście przez wszystkie zadania i sprawdzić ich statusy.

Oczywiście każdy może zaprojektować swój własny system, który będzie dla niego odpowiedni. Najważniejsze, żeby wszystko, co robimy, było zapisane w jednym miejscu, żebyśmy mieli do tego swobodny wgląd i kontrolowali przebieg wydarzeń. Po prostu trzeba widzieć, co ma się do zrobienia i konsekwentnie „zaliczać” kolejne zadania. Wizualizacja znacznie ułatwia organizację zarówno pracy, jak i życia prywatnego.

Taka metoda pracy bardzo pomaga też w pracy zespołowej. W przypadku mojego zespołu korzystamy po prostu z dedykowanych kolorów przydzielonych do poszczególnych osób. W przypadku zespołu IT w którym pracowałem, kolory oznaczały typu zadań (np. błędy i poprawki, nowe funkcjonalności) a poniżej był dopisek, kto za dany task odpowiada.

Taki system pracy pomaga też w mobilizowaniu zespołu – jeśli widzisz, że inne zespoły z osoby odznaczają kolejne zadania – sam masz mobilizację, aby przyśpieszyć :).

Próbowałeś pracować kiedyś z tablicą Kanban? Czy masz w jakieś pytania na temat tej metody? Śmiało – napisz w komentarzu. Jeśli ten artykuł Ci się przydał – proszę, udostępnij ten artykuł dalej.