Jeśli śledzisz mojego bloga to wiesz, że mam świra na punkcie efektywności, produktywności i planowania. Pracuję w metodologii GTD pomieszanej z One-Thing (pisałem o tym dokładnie tutaj i tutaj). Dzisiaj chciałbym opowiedzieć o aplikacji, która na wielu płaszczyznach zrewolucjonizowała moje podejście do planowania, ale też znacznie przyśpieszyła realizację celów.
Nozbe to moje centrum. Kiedyś próbowałem pracować na kalendarzu, mailu, fizycznym kalendarzu, listach zadań itp. Dodatkowo pracując nad jakimkolwiek projektem wspierałem się różnymi aplikacjami do pracy zespołowej (chociażby slack czy redmine). Do tego dochodziły jeszcze programy, w których trzymałem różnego rodzaju pliki (zazwyczaj Dropbox lub Google Drive). Część plików np. szkice artykułów, szkice różnych projektów, notatki itd. trzymałem w Google Keep albo po prostu na dysku twardym komputera. Szybko zacząłem się gubić w tym wszystkim, a moja efektywność zaczęła systematycznie spadać. Sama realizacja zadań zamiast sprawiać przyjemność, zaczynała ciążyć i przypominać ciągłą walkę. W efekcie zamiast realizować swoje cele, zbierałem niedokończone rzeczy gdzieś w archiwum, a coraz więcej rzeczy zaczęło mi po prostu uciekać z pamięci.
W pewnym momencie trafiłem na książkę o GTD (szczegółowo jak wyglądał mój początek przeczytasz tutaj). David Allen – autor tej metody – zachęca, aby zminimalizować liczbę inboxów oraz przenieść wszystko do jednego godnego zaufania systemu. Nozbe pokochałem ze względu na wręcz ascetyczny i minimalistyczny styl, pełną synchronizację z wszystkimi możliwymi systemami z których korzystałem (od Evernote, przez Google Drive, Google Calendar i wiele innych), oraz prostotę. Nauka podstaw tej aplikacji zajmie nawet laikom może 10 minut. Dodatkowo autorzy przygotowali kilka mniej lub bardziej aktualnych filmów pokazujących pracę w Nozbe wraz z wyjaśnieniami większości funkcji. Dopiero z czasem zacząłem odkrywać bogactwo różnych pozornie ukrytych opcji.
Choć przerzucenie wszystkiego zajęło mi kilka dobrych tygodni to dzisiaj wiem, że było warto. Wszystko ląduje w jednym przejrzystym miejscu. Jak wspominałem w artykule: Jedna rzecz – jak dzisiaj pracuje? mam specyficzny sposób pracy – każdego dnia zajmuję się innym tematem – w poniedziałki montuje filmy, w czwartki się uczę itd. Dzięki Nozbe i poniedziałkowym przeglądom tygodniowym nie muszę się martwić, co którego dnia będę wykonywał. Odpowiednie uporządkowanie projektów, wraz z planowaniem czasu powoduje, że w moim inboxie pojawiają się wyłącznie istotne rzeczy.
Jeśli nigdy nie korzystaliście z tej aplikacji pozwólcie, że pokażę Wam kilka zrzutów ekranu wraz z wyjaśnieniami. Mam nadzieję, że to Was przekona. Pamiętajcie też, że Nozbe jest darmowe – jeśli wystarczy Ci 5 projektów. Nie warto jednak się długo zastanawiać. Aplikacja jest śmiesznie tania i miesięcznie kosztuje tyle co dwie kawy w Starbuckie. Na dzień dzisiejszy jest to 30 zł miesięcznie – i co bardzo ważne, od razu dostajemy dwa konta (np. dla siebie i partnera lub wspólnika)! Nie jest to wydatek nad którym powinieneś się w jakikolwiek sposób zastanawiać. W szczególności, jeśli policzysz ile czasu i pieniędzy oszczędzisz. Nozbe jest aplikacją w pełni responsywną, co oznacza, że dostosowuje się do Twojego ekranu i wielkości okna. Czasem możesz wyświetlać mniej, czasem więcej informacji. Spójrz na ilustrację poniżej:
Pozwól, że opowiem Ci teraz jak to działa. Zaraz później możesz pobrać aplikację do samodzielnych testów 🙂
- To jedno z ważniejszych miejsc. To tutaj znajdują się najważniejsze zadania do wykonania, oznaczone dodatkowo gwiazdką. Twoim celem powinno być jak najszybsze wyczyszczenie priorytetów. Jak widzisz w moim inboxie (Skrzynka spraw oznaczona 2) znajduje się sporo zadań do wykonania na dzień dzisiejszy. To właśnie z nich wyznaczam dla siebie priorytety do realizacji w pierwszej części dnia.
- Skrzynka spraw. To mój najważniejszy inbox. Korzystam również z aplikacji w telefonie (wygląda praktycznie identycznie!) więc to tutaj w pierwszym etapie wrzucam wszystkie możliwe pomysły, koncepty, zadania, i przypomnienia. Zazwyczaj lądują tutaj też najważniejsze maile wymagające sprawnego kontaktu. To w tym miejscu pojawiają się też zaplanowane do wykonania zadania na dany dzień. Wszystko ląduje najpierw tutaj. Mam już taki odruch – jeśli przypomnę sobie o jakieś rzeczy, której nie zrobiłem albo po prostu wymyśle coś nowego, od razu wrzucam krótką notatkę. Raz dziennie, zazwyczaj pod koniec dnia pracy, dokładnie sprzątam – kończąc zaległe zadania, ustawiam odpowiednie przypomnienia lub też tworzę nowe projekty. Znasz zasadę inbox zero? 🙂 Tutaj ma ona świetne zastosowanie.
- Projekty to właśnie sedno Nozbe. Zgodnie z metodologią GTD jeśli jakieś działanie wymaga więcej niż jednego kroku, jest już osobnym projektem. Trzeba tutaj jednak zachować pewien rozsądek. Nie jest sukcesem posiadanie wielu różnych projektów. Możesz mieć wtedy mylące uczucie, że jesteś bardzo efektywny, bo przecież masz tak wiele zadań i tak wiele z nich wykonujesz. Łatwo wpaść w błędne koło ciągłego tworzenia nowych projektów, których nie zamierzamy realizować. Trzeba tutaj trzymać rygorystyczny porządek. Jeśli możesz jakiś projekt sprawnie dokończyć i zamknąć – zrób to. Jeśli Twój genialny projekt nie ma szans wypalić – zakończ go. Zapomnij i nie wracaj. Był moment w którym posiadałem ponad 105 różnych projektów. Każdy przegląd tygodnia był po prostu niesamowicie męczący i przestał być efektywny. Zamiast faktycznie planować działania, mieliłem na okrągło rzeczy, którymi tak naprawdę nigdy nie zamierzałem się zająć. Aktualnie mam 29 projektów i chętnie jeszcze zminimalizowałbym tą liczbę. Dlatego postanowiłem, że część rzeczy skrócę i zamiast osobnych projektów utworzę listy kontrolne. Już tłumacze o co chodzi. Mam projekt o nazwie Lifehacki. O niektórzy rzeczach nie chce mi się pamiętać – jak na przykład co zabrać przed wyjazdem, albo jak przygotować i ustawić kamery do kręcenia filmów 360, czy też jak zrobić przegląd mieszkania, liczników itd. (co mam w zwyczaju w ramach konserwacji wykonywać co jakiś czas) albo przegląd kont bankowych. Oczywiście można byłoby każdą z w/w rzeczy opisać w osobny projekt. Dużo łatwiejszym rozwiązaniem jednak było dla mnie utworzenie listy kontrolnej. Możesz ją utworzyć w formie komentarza do pojedynczego zadania. Więcej o listach i sposobach na ich utworzenie w punkcie 10.
- Kategorie. Czasem pojawia się potrzeba zebrania kilku projektów w jeden. Niejako stworzenie NAD-projektu. Wiele aplikacji np. To-Do-List umożliwia tworzenie wielopoziomowych zadań. Nie zawsze listy kontrolne jak te powyżej wystarczają. Uważam jednak, że nie jest to potrzebne. Wystarczy stosowanie odpowiednich kontekstów, etykiet czy po prostu kategorii. I tak mam na przykład kategorię BLOG. W ramach tej kategorii utworzone mam różne projekty np. wygląd, nowe artykuły, koncepty itd. Poza tym każdy projekt lub zadanie możesz przydzielić do kilku kategorii. Mam kategorię ZADZWOŃ. Telefon do klienta znajduje się zarówno w kategorii ZADZWOŃ, jak i w kategorii KLIENCI. To szybko pozwala uporządkować pracę – dużo lepiej niż nad-projekty czy inne tego typu rozwiązania.
- Komentarze. Jeśli w jakimś projekcie, który dzielę z współpracownikami pojawia się komentarz, tutaj automatycznie się pojawia się chmurka. To bardzo usprawnia pracę nad wspólnymi projektantami.
- Szablony. Niektóre zadania wykonujemy cyklicznie. Jak już wspomniałem posiadam kategorię KLIENCI. Każdy klient to osobny projekt. Każdy projekt składa się z określonych zadań. Kiedy dodaje nowego klienta, zadania są dokładnie te same. W moim przypadku są to:
- To główna lista zadań w projektach. Niesamowicie usprawnia pracę. Zadania możesz dowolnie przesuwać po prostu przytrzymując prawy przycisk myszy. Ta funkcjonalność działa w każdym miejscu. Dlatego rano układając zadania na dany dzień w liście priorytetów lub skrzynce spraw możesz również wizualnie ustawić kolejność – od najważniejszych spraw, do tych mniej istotnych.
- Nazwa zadania. Kółko, które widzisz obok nazwy służy do „odznaczania” zadania, czyli jego zakończenia. Jeśli oddelegowałeś zadanie na kogoś innego w tym miejscu będą widoczne jego inicjały lub zdjęcie, które ustawił. Jeśli zakończysz zadanie jeszcze przez jakiś czas w danym projekcie pozostaje ono widoczne na końcu listy jako zakończone. W dodatku w dowolnym momencie możesz je przywrócić. Wpisując nazwę zadania z dowolnego poziomu np. z telefonu, lub wysyłając sobie maila (w ustawieniach Nozbe możesz utworzyć swój dedykowany mail, jeśli prześlesz na ten adres wiadomość automatycznie trafi ona do skrzynki spraw) możesz za pomocą # nadać im odpowiednie atrybuty. Poniżej szybka ściągawka:
- #priorytet — automatycznie dodaje do „Priorytety”
- #nazwa_projektu — dodaj zadanie do istniejącego już projektu
- #określenie_terminu — przypisz zadaniu określony termin wykonania. Masz kilka wariantów:Możesz wpisać dzień tygodnia np. #dzisiaj lub #poniedziałek lub #wtorek
Możesz też wpisać cały miesiąc np. #styczeń lub #luty lub #marzec
Możesz też precyzyjnie określić datę i godzinę np. #kwiecień 15 13:00 lub #maj 18 09:00 - #co jaki_czas_powtarzać – tutaj również masz sporo możliwości:#codziennie, #co tydzień, #co miesiąc, #co rok
#co 2 tygodnie, #co 3 tygodnie, #co 4 tygodnie
#co 2 miesiące, #co 3 miesiące, #co 4 miesiące
#w każdy dzień roboczy , #co pół roku - #czas, jaki_zajmie_wykonanie_zadania np.#5 min, #15 min, #30 min, #45 min
#1h, #1.5h, #2h, #2.5h ,#3h
#4h, #5h, #,6 #7h, #8h
- Wszystkie te funkcje możesz ręcznie ustawić po prostu wybierając odpowiednie przyciski.
- Komentarz. Tutaj też masz spore możliwości. Jedną z nich jest kilka różnych rodzajów komentarzy:
Komentarzem może być tekst, obrazek, pdf lub cokolwiek innego. Komentarze możesz też przypinać, edytować itp. Znajduje się tutaj również wspomniana lista kontrolna. - Czas pracy. Jeśli w zadaniach określiłeś potrzebny czas, widzisz ile zajmie Ci wykonanie zaplanowanych przez Ciebie zadań. Ułatwia to planowanie dnia pracy i uniknięcia wrzucenia sobie zbyt wiele zadań na jeden dzień.
Korzystanie z takich aplikacji jak Nozbe daje też dużo Twojej głowie. Kończąc dzień pracy wiesz dokładnie ile zrobiłeś. Twój mózg bardzo lubi „zakańczać sprawy”. Bardzo lubię ten moment, kiedy z czystym sumieniem mogę odznaczyć kolejne zadania na swojej liście.
Mam nadzieję, że krótki opis tylko tych kilku podstawowych funkcji zachęci Cię do zakupu Nozbe. GTD i praca w Nozbe wywróciło moje życie do góry nogami. Nozbe to coś więcej niż tylko aplikacja, która pomaga Ci pracować. To cały styl życia. Nozbe to też cała społeczność, aktualnie ponad 300 000 użytkowników z całego świata! Na stronie https://nozbe.com/pl/help znajdziesz bardzo szczegółowy opis poszczególnych funkcji Nozbe oraz szereg dodatkowych informacji jak np. kurs produktywności w 10 krokach przygotowany przez autora – Michała Śliwińskiego. Michał to bardzo ciekawa postać – warto przesłuchać z nim podcasty, które pojawiły się u Michała Szafrańskiego (tutaj) oraz u Marcina Iwucia (tutaj). Michał jest bardzo ciekawą osobą, od której można sporo się nauczyć. Między innymi wydaje on wraz z zespołem darmowy magazyn o produktywności. Znajdziesz go pod tym adresem – tutaj. Jeśli dobrze rozumiem biega też ultra-maratony, jest też spełnionym ojcem i mężem. Sam zespół odpowiedzialny za rozwój Nozbe (aplikacja rozwija się bardzo dynamicznie – poprawki wypuszczane są co kilka tygodni) pracuje bez biura, a pracownicy rozsiani są dosłownie po całym świecie! Na temat ich kultury pracy, sposobów i wiele innych można by było pisać książki.
Nie ukrywam, że jestem ich wielkim fanem. Moim skrytym marzeniem jest współpraca z ich zespołem. Właśnie dlatego zacząłem intensywnie uczyć się programowania. Zobaczymy gdzie będę za rok 🙂
16 Responses
Pro-Tip: Zamiast pisać „#priorytet” można po prostu „#!” 🙂
Dobre! Nie wiedziałem o tym!
Świetny artykuł, który chyba skłonił mnie do zrezygnowania ze starego programu, w którym wyznaczałem sobie zadania i przejścia na Nozbe! Dziękuję! 🙂
Najlepsza decyzja ever! 😀
OMG ile linków.
Próbowałam z Nozbe, nawet płaciłam abo, ale to nie dla mnie. Zalogowałam się i w sumie na tym koniec. Za dużo alternatyw i za bardzo lubię BuJo + Asanę do team worku.
A tak, no i o pracy zdalnej powstało trochę książek już 😉
Faktycznie – bardzo ważne jest, aby cały zespół był przekonany do danego programu. Ja wszystkich moich znajomych przekonałem do Nozbe i jest pięknie 🙂
Tak i nie. Nasz team nie jest duży – 2 osoby, pracujemy biurko w biurko, na porządku dziennym slack, do tego okazjonalne trello / asana / jakaś inna sezonowa lista zadań, ale generalnie najlepiej pracuje mi się z analogową listą zadań, daje większe możliwości.
Fakt, ma to sens. Dobry flipchart potrafi zdziałać cuda. Mój zespół niestety rozsiany jest po całym kraju (a właściwie i świecie) wiec musieliśmy mieć jakieś narzędzie. Tak jak pisałem w artykule – cenie sobie nozbe, też ze względu na responsywność na różnych urządzeniach. Kartki i notatniki po prostu zbyt często gubiłem. A w domu dla odmiany ginąłem pod stertą kartek z zanotowanymi pomysłami 🙂
Właśnie od tego jest Bullet Journal, żeby nie gubić i od tego są Field Notes i inne, żeby nie ginąć pod karteczkami 😀 Post ity się u mnie nigdy nie sprawdzały, a muszę przyznać, że BuJo robi robotę 😉
Wiadomo, że musi być jakieś cyfrowe narzędzie jak team większy, a programów tyle, że jest w czym wybierać i co testować.
a nie znałe mtego
Trafiłam przypadkiem, ale widzę, że zostanę na dłużej 🙂 Też jestem miłośniczką i praktykiem GTD. A Nozbe stanowi core i mojego systemu produktywności 😉 Tygodniowe Przeglądy robię w czwartki 😀 Również stosuję zasadę Inbox Zero, zwłaszcza dla skrzynki mailowej 😀
Dałeś mi do myślenia z tymi projektami… Mam ich 67.. W tym z 10 zawieszonych, ale reszta jest aktywna.. Tylko to też w sumie zależy jak duże są te projekty. Gdyby liczyły po kilkadziesiąt zadań to rzeczywiście miałabym spory problem. Ale pomyślę nad ich minimalizacją.
Powodzenia z programowaniem 😉
Ciekaw jestem kilku spraw.
1. Czy umieszczasz w ogóle w Nozbe sprawy oczywiste, o których bez względu na wszystko będziesz pamiętał? Przykładowo: żeby nagrać podcast, wiadomo ze najpierw trzeba ustawić mikrofon – innej drogi nie ma. Jest wiele takich kwestii – kroków, które sztucznie rozdmuchują projekty, a nie są kluczowe, wykonujemy je wręcz automatycznie. Wracamy do tematu, gdzie jest ta cienka granica między taskiem a projektem? Bo prawdę mówiąc moje Nozbe składa się głównie ze zbiorczych projektów typu „praca”, „dom”, a w nich już operuję zadaniami, skupując się na konkretach.
2. Jak traktujesz listę priorytetów? Niektórzy umieszczają tam wyłącznie zadania dzisiejsze, wychodząc z założenia, ze to co ma stać się jutro albo za tydzień (nawet jesli to coś bardzo ważnego), dziś nie jest naszym priorytetem.
Jeśli uważasz inaczej, w jaki sposób filtrujesz sobie najbliższe zadania, by utrzymać pełna przejrzystość?
3. Skąd tak przepełniony inbox? Trzymasz w nim luźne zadania, które nie pasują do żadnego projektu, czy jednak regularnie porządkujesz listę spraw i próbujesz doprowadzić do sytuacji, w której wszystko znajduje się w odpowiednich projektach, a skrzynka pozostaje pusta?
Pytam o detale, niuanse – ktoś powie, ze zupełnie nieistotne, ale ciekaw jestem Twojej metodologii 😉 pzdr
Hmmm fajne pytania 🙂
1) tak – tworzę z tego procedury – to temat na zupełnie inny wątek. Tzn nagrywając podcast tworze sobie nowy projekt – raz opracowywuje go bardzo dokładnie a później zapisuje jako szablon. Dzięki temu nigdy nie zapominam nawet o pozornie tych niewielkich krokach (jak np. włącznie mikrofonu – o czym zdarzyło mi się już zapominać :))
Zbiorczych projektów typu dom? Mówisz o kontekstach? Pamiętaj, że jeśli cokolwiek wymaga więcej niż 2 kroków jest już osobnym projektem. I tak remont kuchni, posprzątanie piwnicy czy zapłacenie rachunków – to niezależne projekty.
2) Zazwyczaj staram się tam wrzucać rzeczy do uporządkowania – i każdego ranka sprzatam zostawiając sobei najważniejsza zadania. (to przy okazji odpowiedź na 3 🙂
Równocześnie zostamiam tam wyłącznie zadania na dziś lub ew. takie o których muszę pamiętać w sposób ciągły 🙂 np – PIJ WODĘ 🙂
3) Jak pisałem po wyżej – inbox i priorytety to dla mnie często właśnie wrzucanie spraw przychodzących. W priorytach staram się zostawiać wyłacznie najważniejsze rzeczy na dzisiaj, ale czasem zdarzy mi się wrzucić tam coś „strategicznego” co chce np. uporządkować w pierwszym etapie.
Pytaj pytaj 🙂
Właśnie zaczynam życie z nozbe. Zobaczymy dokąd mnie to doprowadzi 🙂
Witaj Neofitko!
Brzmi obiecująco