Produktywność. Co to słowo dla Ciebie oznacza? Być może kojarzy Ci się z optymalizacją procesów w zakładach produkcyjnych. To tam wygenerowanie oszczędności kilku minut na pracownika, potrafi generować miliony dolarów. Kiedyś słyszałem taką anegdotę…

W jednej z linii lotniczych zaczęto szukać oszczędności, ale równocześnie bez zmniejszenia komfortu i wielkich wydatków. Linia ta obsługiwała kilkaset lotów każdego dnia. Przebudowa samolotu, aby dodać dodatkowe krzesła nie wchodziła w grę. Próby zmniejszenia spalania czy inne tego typu kombinacje nie wchodziły w grę – koszty byłyby ogromne. W końcu zarząd podjął decyzję o niewielkiej z pozoru zmianie. Dodawano o JEDNĄ mniej oliwkę do sałatki, którą otrzymywali pasażerowie. W efekcie wygenerowano wielomilionowe oszczędności.

Ale w naszym codziennym życiu, takie niewielkie zmiany nie spowodują aż takich wielkich zmian. Dla mnie osobiście produktywność to pracowanie mądrze. To rozsądne planowanie swojego czasu i pieniędzy. Staram się poprawiać swój komfort pracy poprzez rozsądniejsze planowanie zadań. Pamiętasz, być może, dlaczego powstał ten blog. Chciałem po prostu uporządkować swoje różne zainteresowania.

 

Produktywność – co to takiego?

 

W jednym z artykułów poświęconych temu tematowi przytaczałem przykład dużych kamieni i piasku. W jakiej kolejności należy je włożyć do wąskiego pudełka, aby zmieścić maksymalnie dużo? Jeśli zaczął byś od piasku – prawdopodobnie nie dasz rady włożyć kamieni. Po prostu nie będzie tam już miejsca! Dlatego należy zacząć od wypełnienia pudełka dużymi kamieniami, a w szczeliny pomiędzy wsypać piasek.

Dotyczy to też naszego życia. Jeśli najpierw zajmiemy się najważniejszymi zadaniami, uda nam się zmieścić dużo więcej w napiętym terminarzu.

 

Produktywność – główny temat podcastu

 

W tym odcinku podcastu staram się odpowiedzieć na to pytanie – czym jest dla mnie osobiście produktywność, jak zarządzam swoimi zadaniami i jakich systemów próbowałem. Opowiem Ci też, dlaczego pokochałem metodologię GTD oraz co osobiście dało mi planowanie długoterminowe.

O czym usłyszysz w tym podcaście:

 

Mój podcast o produktywności znajdź na iTunes 🙂

Jeśli chcesz mi pomóc o proszę – zasubskrybuj mój podcast.

 

Jeśli wolisz posłuchać znajdź mnie na YouTube

Staram się od czasu do czasu wrzucić na YouTube jakiś ze swoich filmów 360. Od teraz znajdziesz tam również moje odcinku podcastu 🙂 Serdecznie Cię tam zapraszam!

Pobierz podcast na później.

Możesz też pobrać plik bezpośredni tutaj w formie pliku mp3.

 

Jak być produktywnym?

 

Chciałbym w kilku podpunktach dać Ci kilka sugestii, które pozwolą Ci lepiej i mądrzej pracować.

1) Zacznij od rzeczy najtrudniejszych – ta sugestia pojawiła się już na początku. Ale faktycznie w życiu codziennym bardzo się sprawdza. Mam taki zwyczaj, że wchodząc do biura często nawet nie odpalam komputera. Chwytam za mikrofon i od razu nagrywam podcast. Wracając do domu, nie zastanawiam się nad tym jak bardzo jestem zmęczony. Po prostu zakładam buty i idę pobiegać (albo przynajmniej chciałbym żeby tak było ;). Warto to stosować w wielu elementach swojego życia – jeśli zadbasz o priorytety, z całą resztą dasz radę. Ostatnio bardzo mocno staram się pamiętać w moim życiu o zdrowiu. To nie jest łatwe, ani wcale nie jest do końca przyjemne (smaczniej jest zjeść tabliczkę czekolady niż fit-jogurt). Ale wiem, że jeśli odpowiednio zaplanuję swoje zadania i uwzględnię w nich sport i ruch – to z czasem staną się one moimi nawykami i staną się w najgorszym przypadku neutralne.

Dawno temu Brian Tracy napisał na ten temat całą książkę i zatytułował ją – „Zjedź tą żabę”. Tutaj sprawdzisz jej aktualną cenę 🙂

2) Przemyśl kolejne kroki – może to dotyczyć zarówno następnego dnia i tego, co chcesz zrobić. Przed wyjściem z pracy, spróbuj po prostu zaplanować, co będziesz robił jutro. Ale siadając już do tego zadania pomyśl o tym, jakie kolejne kroki musisz wykonać. Istnieje taka teoria, z którą w dużej mierze się zgadzam:

Każde 10 minut poświęcone na planowanie pozwala oszczędzić ponad godzinę czasu.

To właśnie dlatego lubię moją metodę pracy – GTD – która często wymaga wręcz wypisania wszystkich kroków, które musisz zrobić do realizacji danego zadania czy projektu. Choć może Ci się to wydawać pozornie skomplikowanym i nie potrzebnym – ale jeśli dasz temu szanse, szybko odkryjesz komplet zalet 🙂

3) Stosuj metodę 2 minut – ta zasada zaczerpnięta z GTD mówi o tym, że jeśli masz do wykonania jakieś zadanie, które zajmie nie więcej niż 2 minuty, to zamiast planować, zacznij je od razu wykonywać. Jeśli odłożysz to na później, może okazać się, że masz bardzo dużo małych zadań, które globalnie zajmą Ci bardzo dużo czasu. W efekcie – nie dasz rady zrobić wszystkich zadań!

To sprytna taktyka, której stosowanie pozwala mi oszczędzić bardzo dużo czasu i pozwala bardzo mocno przyśpieszyć.

 

4) Wyznaczaj czas na zadania

Po pierwsze spróbuj określić, ile czasu zajmie Ci wykonanie konkretnego zadania i staraj się zmieścić w tym czasie. Ale spróbuj też wyznaczać sobie czas, w którym wykonujesz określone zadania. Czasami bardzo praktyczne okazuje się, zaplanowanie, że np. tylko w godzinach 10-12 czytasz maila. Albo tylko od 11:30 do 12:30 wykonujesz telefony i tak dalej. Chodzi o stworzenie takiego rytmu dnia – czyli wykonywanie określonych zadań w konkretnych cyklach. Jeśli nauczysz też swoich współpracowników takiej współpracy, będzie Ci dużo łatwiej pracować i realizować kolejne zadania.

 

5) Odpoczywaj – jeśli chcesz być produktywny, musisz po prostu nauczyć się odpoczywać i dbać o siebie. Nie dasz rady pracować sumiennie, jeśli będziesz zmęczony. Pamiętaj o odpowiednim odżywianiu oraz o ruchu. Pamiętaj o czasie dla siebie – czytanie książek lub po prostu zostanie ze swoimi myślami może Ci zrobić bardzo dobrze. Pisałem o tym więcej w artykule – Odpuść.

 

Wolisz poczytać? Niżej transkrypcja z mojego podcastu.

 

#004 – GEEKCAST, – CZYM JEST PRODUKTYWNOŚĆ?

Cześć,

Witam Cię bardzo serdecznie, w kolejnym odcinku mojego podcastu. Dzisiaj temat, który jest dla mnie bliski, jest dla mnie bardzo istotny i umożliwia mi lepszą pracę. Jak zapewne zauważyłeś już w tytule, mówi o produktywności.

Czym jest zarządzanie czasem? Czy czasem w ogóle da się zarządzać?

Moim zdaniem, tak kontrowersyjnie odpowiadając zaraz na początku, czasem nie da się zarządzać.

Czy chcesz, czy nie on po prostu płynie. Próba zarządzania czasem kończy się zazwyczaj taką absurdalną sytuacją, w której zadania, które zajmują ci 5 godzin, próbujesz wcisnąć w godzinie. To po prostu nie możliwe. Oczywiście czas czasami płynie szybciej, czasami wolnej, przynajmniej z naszej osobistej perspektywy. Natomiast, jeżeli potrafisz zarządzać czasem, no to bardzo Cie zazdroszczę. Proszę, naucz mnie tego, bo ja tego nie potrafię. Niestety czas upływa i przelewa nam się przez palce.

Natomiast możemy zrobić coś innego. Moim zdaniem, możemy rozsądnie zarządzać sobą w tym czasie. Czy chcemy czy nie, czas płynie, ale my możemy w różny sposób efektywnie go wykorzystywać.

 

Być może widziałeś kiedyś taki film, on nazywał się ,,Wyścig z czasem” i o ile dobrze pamiętam, to został opublikowany gdzieś w granicach 2011-2012. I fajny on był właśnie pod kątem takiej produktywności. Tam fabuła rozbijała sie o to, że każdy człowiek miał ograniczoną liczbę czasu i jeżeli nierozsądnie wykorzystywał ten czas, to po prostu umierał. Natomiast za wszystko inne – za zakupy spożywcze, za wynajem biura, za bilet w autobusie, płaciło się właśnie czasem, który tak naprawdę przybliżał nas do śmierci. Oczywiście pracując, wykonując jakąś pracę, ten czas zyskiwaliśmy na plus. No i jak łatwo się domyślić, bogacze mieli przed sobą miliardy lat, czy miliony lat w przyszłości, mogli spokojnie funkcjonować. Natomiast ci biedniejsi, tak naprawdę w bardzo krótkim czasie mogli umrzeć.

I to jest o tyle ciekawe, że faktycznie tak jest. W wielu aspektach naszego życia codziennego każda zmarnowana minuta w jakiś sposób przybliża nas do śmierci, w jakiś sposób ją marnujemy. To jest najcenniejszy zasób, który mamy. Nic innego nie jest tak wartościowe jak czas.

Czas poświęcony rodzinie, nie ma wartości. To jest coś, co powoduje, że jesteśmy przeszczęśliwi bardzo często. To jest coś, czego nie damy rady nigdy odzyskać. Wielu, którzy pracowali, np. na etatach, w korporacjach, poświęcali czas pracy, poświęcali się karierze, później mówi, że bardzo tego żałuje, ponieważ czas, kiedy ich dzieci dorastały, nie został z nimi spędzony i to jest czas, którego nie da się wrócić, nie da się przywrócić.

Dotyczy to też pracy.

Pamiętam, jak kilka lat temu, miałem możliwość pracować w takim nowym dla mnie miejscu. Była to placówka sprzedaży usług internetowych. W tym czasie siedziałem za biurkiem, nie miałem do końca wpływu na to, ile przyjdzie klientów. Tak naprawdę musiałem czekać w określone dni, czy klienci przyjdą czy nie. I ten czas wykorzystałem bardzo głupio. Bo zamiast się faktycznie rozwijać, zamiast robić coś dodatkowego, a mój szef mi na to pozwalał, czy w jakikolwiek sposób dowiadywać się czegoś nowego, przerobić sobie jakieś kursy, to marnowałem ten czas na granie na telefonie, oglądanie filmów na komputerze, czy wielu innych rzeczy. I to tak naprawdę był prawie rok, prawie rok czasu, w trakcie, którego całkiem nieźle zarabiałem, bo faktycznie bywały takie dni, że tych klientów było tam bardzo wielu, to jednak większość tego czasu, zostało po prostu przez mnie zmarnowane. Zamiast rozwijać się, po prostu marnowałem czas po kilka godzin dziennie na coś, co dzisiaj nie przynosi dla mnie żadnej wartości i czego niczego z tego nie pamiętam. Nie było tam żadnej wartości – w tych serialach, które niosłyby jakąkolwiek wartość.

Z drugiej strony, zaczynając później pracę w korporacji, zauważyłem, że wiele osób pracuje w sposób bardzo niezorganizowany. Ich rytm dnia, nie był w żaden sposób uporządkowany. Ci ludzie pracowali niejako bardzo przypadkowo. Wchodzili rano do biura, pokręcili się wokół biurka, uruchomili komputer, zalogowali się do systemu. Wtedy przypominali sobie, że muszą odwiesić kurtkę, więc szli odwiesić kurtkę, spędzili kilka minut na pogawędce na korytarzu. Wracając do biurka przypomnieli sobie, że trzeba zrobić kawę, więc szli zrobić kawę. Już zbliżała się godzina 9, część pracy, która powinna być wykonana rano, nie została już wykonana, więc wtedy zaczynało się większe tempo, bo za chwilę było spotkanie. Coś tam jeszcze im przeszkodziło, więc wykonali szybko kilka telefonów, do ważnych klientów, ale zapomnieli już odpisać na maile. Mieli budować bazę swoich nowych klientów na ten dzień, ale zamiast tego musieli zrobić coś innego. W efekcie robiła się 16, a oni nie mieli wykonanych połowy tak naprawdę rzeczy, które mieli tego dnia wykonać.

Jeszcze inne osoby pracowały w sposób wręcz okrutnie zorganizowany, ale bardzo nieprzyjazny w odbiorze. Była to dla mnie straszliwa rutyna, do której nie potrafiłbym się przyzwyczaić. Te osoby wchodziły punktualnie za pięć ósma, odwieszały kurtkę, robiły kawę, siadały pięć po ósmej przy komputerze, przez 35 min budowały bazę, miały czas na toaletę, siadały i obdzwaniały pierwszych klientów. Następnie odpisywały na maile, kolejny raz budowały bazę, kontaktowały się z klientami strategicznymi, miały krótki coaching ze swoim przełożonym, dokładnie za pięć 16 szli po kurtkę i wychodzili. To również było coś, co mi się nie podobało, ponieważ sprawiało wrażenie bardzo sztywnego, nie potrafiłbym pracować w takim schemacie przez wiele dni. Być może przez kilka dni pierwszych, początkowych, tak, to faktycznie taki rytm pracy jest bardzo fajny, ale w perspektywie juz tygodni czy miesięcy pracy takiej równej, identycznej codziennie. Chociaż poczucie komfortu i bezpieczeństwa jest prawdopodobnie bardzo wysokie, to jednak nie potrafiłbym w ten sposób pracować. Nie lubię pracować w taki bardzo sztywny sposób.

Stąd też moje zainteresowanie produktywnością. Tego jak pracować lepiej i mądrzej, ale równocześnie w taki sposób, aby sprawiało mi to przyjemność, sprawiało mi to jakiś komfort, aby chciałoby mi się po prostu pracować i kolejne zadania wykonywać. I w ten sposób odkryłem, po pierwsze to, w jaki sposób czas funkcjonuje. Niejako skupiłem sie na tym, jak czas otacza mnie i w jaki sposób zadania różnego rodzaju do mnie spływają.

No i tutaj później oczywiście odkryłem książkę ,,Getting Things Done”, która to jeszcze bardziej uporządkowała. Moja teoria była taka: nie ma wpływu na to, co się dzieje w trakcie dnia. Tak naprawdę na to, co było, nie mamy już kompletnie wpływu.

 

To, co się już wydarzyło, nie możemy tego zmienić, zmodyfikować, poprawić, to po prostu się już zdarzyło.

Nie mamy wpływu na to, co będzie, ponieważ życie zależy od wielu czynników: od Szefa, który od niespodzianki do nas podejdzie, od żony, która zadzwoni, że potrzebuje pomocy, od dziecka, które trzeba wcześniej odebrać ze szkoły, od współpracowników, którzy nagle wymyślą, że teraz robimy przerwę na kawę, czy ktoś przyjdzie z cukierkami, czy kawą itd. Różne rzeczy mogą nas  w przyszłości bardzo rozproszyć. Jeżeli nawet wypełnię swój kalendarz, zadaniami krok po kroku, no to nie jestem tylko ja w tym świecie. Mogę złamać nogę, może wydarzyć się 1000 rzeczy, na które nie mam wpływu. Dlatego planowanie przyszłości nie do końca ma sens. Natomiast nie ma też wpływu, co jest teraz, ponieważ to, co zrobię teraz, w momencie, kiedy wypowiadam słowo ,,teraz” to ono staje się już przeszłością. Tak, więc jedyna perspektywa czasu, który jest w miarę pewny, to najbliższe 60 sekund.

Tak więc moje planowanie początkowo sprowadziło się do takiej próby, co może się wydarzyć. Starałem się uwzględnić maksymalnie wiele różnych rzeczy, które mogą się w krótkim czasie wydarzyć, przygotować się na nie, czyli zacząć pracować nad nimi już wcześniej oraz zostawiając czas poświęcony na nic. Jeżeli planowałem, że w ciągu dnia będę pracował 8 godzin dziennie, np. wchodząc do biura, to zadania, które przygotowywałem, miały mi zająć nie więcej niż 5,5 – 6 godzin. Dzięki temu dokładnie wiedziałem, że jeżeli coś mnie rozproszy, to spokojnie mam w zapasie ten czas. Dotyczyło to też zadań prywatnych. Jeżeli planowałem coś wykonywać po pracy, to zakładałem godzinę, o której najwcześniej chcę skończyć, ale równocześnie dawałem sobie godzinę czasu, dodatkowego, takiego zapasu na nieprzewidziane okoliczności.

 

Drugim odkryciem, i to już było odkrycie bezpośrednio z książki ,,Getting Things Done”, to odkrycie, że nie mogę tych rzeczy trzymać w głowie. Im więcej starałem się zaplanować i zapamiętać, chociaż wydawało mi się wtedy to genialnym ćwiczeniem pamięci, im więcej rzeczy próbowałem zapamiętać, tym mniej rzeczy efektywnie byłem w stanie zapamiętać. Do tego zacząłem szukać takiego mądrego systemu kolekcjonowania i zapisywania moich zadań.

Zaczęło się oczywiście od kartki papieru i listy TO DO. Listy TO DO mogą być dla ciebie również bardzo pomocne. To po prostu lista zadań, które chcesz dzisiaj wykonać. Możesz je notować w kalendarzu, na kartce, codziennie odświeżać itd. Natomiast w pewnym momencie zaczęło mi to sprawiać pewne problemy, ponieważ próbowałem do takiego systemu list TO DO zrzucić wszystko, co mnie otacza. Innymi słowy, wszystkie takie zadania cykliczne, które miałem wykonywać w określonych dniach czy w określonych dniach miesiąca czy tygodnia, w takich listach w pewien sposób mi zarastały, tzn. na początku listy przepisywałem regularnie rzeczy, które wiedziałem, że wykonuję dopiero za kilka dni. Ponadto, w takich listach bardzo trudno było ogarnąć takie rzeczy jak np. rachunki czy regularne roczne przeglądy samochodu, instalacji w mieszkaniu. Dosyć ciężko było mi wykonywać pewne cykle zakupowe, tzn. oczywiście, jeśli moja żona dała mi listę zakupów, no to było to dosyć proste. Po prostu wrzucałem to na moja kartkę zadań do wykonania na dzisiaj i szedłem do sklepu. Co jeżeli były jakieś zakupy długoterminowe: remont kuchni, wymiana mebli. Ponadto na takich listach TO DO, wszystkie takie rzeczy jak np. rocznice ślubu, urodzin, zupełnie z tego wypadały. Ponadto mieszały się one właśnie z pracą i różnymi innymi obowiązkami, które miałem. A gdzie tu zdrowie, gdzie tu wrzucić zadania, które były dla mnie bardzo istotne, np. schudnij, zjedz zdrowo, zaplanuj dietę itd. A do tego wszystkiego dochodziły jeszcze spotkania towarzyskie i firmowe.

Tak więc finalnie, było tego bardzo dużo i było bardzo trudne do zaplanowana. W związku, z czym zacząłem pracować na kalendarzu. Faktycznie kalendarz Google był dla mnie bardzo dobrym rozwiązaniem, ponieważ wszystkie te zadania cyklicznie wrzucałem tam, co rano zadania na dzisiaj wrzucałem tam. Google kalendarz ma tą zaletę, że może synchronizować się z telefonem, w związku z czym wszystkie zadania miałem za chwilę na telefonie. W krótkim czasie okazało się jednak, że niektóre zadania zajmują mi więcej czasu, niż zaplanowałem, a ponadto wymagają większego planowania, ponieważ nie wszystkie zadania składają się z jednego kroku. Co jeśli udało mi się wykonać zadania tylko częściowo? W jaki sposób je w kalendarzu teraz skomentować, czy miałem je przenosić czy poprawiać, czy edytować tytuł?

Wraz z rozwojem różnego rodzaju projektów, takich jak mój blog, okazało się, że jest to bardzo trudne.

Weźmy taki prosty przykład – obiecałem, że kupię do biura dodatkowy toner do drukarki. Co wtedy? Teoretycznie jest to bardzo proste – idziesz do sklepu i kupujesz. Nie masz w tym momencie na to czasu, więc wrzucasz to do kalendarza ,,kup jutro toner”. Wszystko spoko. Gorzej jak przychodzi czas zajęcia się tym zadaniem i zastanawiasz się, jaki to miał być toner. I to nie sprawia problemu, bo oczywiście możesz zadzwonić, skonsultować się i dowiedzieć. Natomiast kolejną kwestią pozostaje cena – za ile powinienem go kupić? W jakiej cenie go kupić, w którym miejscu? A później jak go już kupisz, to zostaje montaż – czy to zrobić teraz, czy dopiero wtedy jak ten toner zupełnie się skończy, a gdzie go archiwizować, gdzie go schować itd. Tak więc takie proste zadanie jak kupienie tonera do drukarki, sprowadza się na masę różnego rodzaju zadań. Trzeba zdecydować, kiedy się tym zajmiesz. Ile czasu ci to zajmie. Sprawdzić, jaką dokładnie masz drukarkę i jaki toner będzie odpowiedni. Musisz znaleźć odpowiedni sklep, odpowiednią cenę. Zadecydować, czy kiedy paczka do ciebie dotrze, to zainstalujesz go od razu czy lepiej później, czy będzie czekał w odpowiednim miejscu. Oczywiście finalnie musisz dokonać takiego zamówienia, no i oczywiście zamontować bezpośrednio później to w drukarce.

 

Takie planowanie zadań w listach TO DO lub kalendarzu robiło bardzo dobrze dla mojej głowy. Moja głowa jest bardzo zabawna i myślę, że większość mózgów funkcjonuje w bardzo ciekawy sposób, ponieważ nasz mózg odbiera uczucie nagrody, czy też takiej pełnej satysfakcji, w momencie, w którym wykonujemy zadanie. Jeżeli je wykonamy to jeszcze nic. Mózg musi mieć poczucie spełnienia, wykonania zadania. Często to właśnie zaznaczenie ,,wykonane” lub wykreślenie zadania na liście TO DO, powoduje, że nasz mózg odbiera to jako prawdziwą nagrodę.

Tak więc finalnie, po wielu latach przemyśleń, zacząłem korzystać z metodologii GTD, o której Ci już wspomniałem.

 

Ta metodologia jest o tyle ciekawa, że David Allen zachęca do tego, aby patrzeć na swoje życie z perspektywy wysokości. Innymi słowy planujesz życie i zadania z kliku perspektyw.

 

Ja w swojej pracy i w swoim życiu planuję zadania w następujący sposób. Planuję dziennie, czyli zadania, które muszę wykonać w danym dniu. Tygodniowo – czyli zadania, które powinny być wykonane w ciągu najbliższych 5 dni roboczych. Miesięcznie, rocznie, w perspektywie 5 lat oraz w perspektywie całego życia, czyli co chcę zrobić w moim życiu, jak to chciałbym być zapamiętany, co chcę robić w moim życiu, z czym chcę być kojarzony tak odgórnie. Właśnie tego typu planowanie zadań jest bardzo bezpieczne, powoduje, że człowiek lepiej się czuje. Natomiast z tej perspektywy bardzo krótkiej, czyli np. jednego dnia czy najbliższej godziny, staram się patrzeć na swoje życie jak na taką trochę grę. Nie wiem czy kojarzysz takie gry jak Tower Difense. To są takie gry, w których ty, teoretycznie, jesteś wieżą na środku planszy i z różnych stron zbliżają się do Ciebie potwory. Oczywiście z tej wieży strażniczej, nie możesz doprowadzić do sytuacji, w której te potwory podejdą do twojej wieży i zaczną ją niszczyć. W związku z czym atakujesz je z różnej broni, strzelasz z łuku, jakiegoś działa itd. Po prostu próbujesz doprowadzić do sytuacji, w której najbliższe potwory, zostaną zniszczone. I faktycznie tak samo staram się sterować w moim życiu, jeśli chodzi o zadania.

Wiem, że różne zadania napływają, z lewej strony, z prawej strony, z tyłu i nie do końca mam na nie wpływ. Więc staram się je rozsądnie atakować w rozsądnym czasie. W taki sposób, aby nie zdążyły mnie zaatakować. W związku z czym planuję z pewną perspektywą czasu. Te potwory, które są wielkie i bardzo trudne i bardzo daleko są ode mnie, atakuje dużo wcześniej, staram się rozbić na mniejsze czynniki, bo jest mi je po prostu łatwiej ubić. Więc tak traktuj swoje zadania. Nie martwię się, jeśli czasem nie uda mi się dokończyć jakiegoś projektu od razu. Po prostu, przez jakiś czas skupiam się na jednym ważnym zadaniu, ale w dowolnym momencie mogę wrócić do innego zadania i ponownie wrócić do tamtego.

Tutaj jest właśnie kwestia odpowiedniego planowania zadań, w Nozbe, o czym zaraz Ci opowiem. Ponadto bardzo ważnym jest dla mnie dbanie o siebie i w tych wszystkich zadaniach wrzucaniu też odpowiedniego czasu dla siebie. Bo jeśli nie będę miał dział, jeśli będę po prostu zmęczony i nie będę w stanie ubijać potworów, no to wszystko nie ma sensu.

Właśnie dlatego staram się znajdować odpowiedni czas na odpoczynek i po prostu blokować w swoim życiu czas na odpoczynek, nawet bardzo spontaniczny. To nie koniecznie musi być coś bardzo zaplanowanego. To nie musi być tak, że teraz poświęcam 60 minut na oglądnie TV i ani minuty dłużej. Chodzi bardziej o taki czas, w trakcie którego po prostu odpuszczam.

 

Przy wykonywaniu zadań w połączeniu z GTD jednym z najważniejszych rzeczy to również dokonywanie takich regularnych przeglądów. Aby ten system działał, musisz często sprawdzać czy wszystkie zadania są odpowiednio wykonane. Ja wykonuje takie przeglądy w oczywisty sposób dzienne, czyli weryfikuje, jakie zadania mam wykonywać na dzień dzisiejszy oraz tygodniowe, czyli jakie zadania mam do wykonania w tym tygodniu. Zawsze planuję dokładnie tak, jak mówiłem już wcześniej, czyli zostawiam sobie zawsze kilka zapasowych godzin czasu. Dzięki czemu nie ważne, ile do mojego systemu wpadnie nowych zadań, to i tak wiem, że mam jeszcze pewien zapas czasu.

 

Biorąc pod uwagę tą metodologię GTD, to trzeba ją troszkę jeszcze rozszerzyć, ponieważ faktycznie GTD składa się z 5 podstawowych kroków i Allen właśnie je proponuje, jako taki zdrowy system zarządzania swoim czasem.

Pierwszy etap to kolekcjonowanie. Tutaj, ojej, to było dla mnie coś naprawdę niezwykłego. Etap kolekcjonowania to taki czas w Twoim życiu, na który musisz poświęcić czasem 2-3 dni, ale próbujesz wszystkie zadania jakiekolwiek masz w głowie wrzucić w jedno konkretnie miejsce, nawet fizyczne. Na moim blogu możesz obejrzeć zdjęcia, jak to wyglądało w moim przypadku, ale faktycznie starałem się wszystkie możliwe zadania zgromadzić w jedno miejsce. Na początku wydaje się, że to nie ma sensu i że niektóre te zadania są już zaplanowane.

Teraz pomyśl – kiedy ostatni raz zaplanowałeś takie rzeczy jak:

  • wizyty u rodziny
  • telefon do babci
  • wizyty u dentysty
  • przegląd swojego organizmu
  • przegląd samochodu
  • weryfikacje ubezpieczenia
  • sprawdzić, czy rachunki za prąd nie są zbyt wysokie
  • sprawdzić, czy czynsz jest prawidłowo płacony
  • sprawdzić, co się dzieje z moimi lokatami czy inwestycjami
  • zaszczepić psa.

I milion innych rzeczy, które jesteśmy w stanie wykonać. Są to takie luźnie zadnia, które gdzieś tam z tyłu głowy nam ciążą i od dłuższego czasu chcemy je wykonać, tak jak, nie wiem, kupienie nowego kwiatka czy kupienie kwiatów żonie, czy wymienienie szafki w kuchni itd. To są rzeczy, których zazwyczaj bardzo mocno nie planujemy, bo są takie oczywiste rzeczy do wykonania, ale ja starałem się właśnie w tym momencie wszystkie w jednym konkretnym miejscy zgromadzić. To poczucie kontroli, które na końcu się pojawiło, jest naprawdę czymś bezcennym.

Drugi etap, to analiza tych wszystkich zgromadzonych zadań. W tym zbieraniu, chodzi też o to, abyś poświęcił na to bardzo dużo czasu. Prawdopodobnie, jeśli usiądziesz nad kartką papieru i zaczniesz wymieniać zadania, które masz do wykonania, to na start będziesz ich w stanie wymienić 20 czy 30. W książce GTD, znajduje się też chyba 4 czy 5 stron, samych pytań, które powinieneś sobie zadać, zadań, które prawdopodobnie są z tyłu twojej głowy. Ich będzie prawdopodobnie kilkaset. I chodzi o to, że w momencie, kiedy zaczniesz je wypisywać, to nie kończyć, tylko pisać dalej. Jeżeli uważasz, że już żadnego zadania nie ma, to poczekaj jeszcze godzinę, na pewno znajdziesz jeszcze kilka zadań. Więc faktycznie w tym etapie zbierania czy kolekcjonowania będzie ich bardzo, bardzo dużo.

Kolejny etap, to analiza. Drugi etap to analiza, i chodzi o to, aby się nie rozpraszać tylko zacząć te sprawy porządkować jak najszybciej. Tutaj też jest metoda 2 minut, o której już wspomniałem. Jeśli wykonanie jakiegoś zadania zajmuje ci 2 minuty, to po prostu je zrób. Jeśli jest to cykliczne zadanie, to oczywiście możesz je zapisać. Ciekawym jest również to, że Allen bardzo mocno sugeruje delegowanie zadań. Jeżeli nie musisz czegoś wykonywać, a może być za to odpowiedzialna jakaś inna osoba, to deleguj i czekaj, aż to do Ciebie wróci. Oczywiście w tym czasie zbiera się też mnóstwo śmieci, które po prostu trzeba usunąć, zutylizować i w rozsądny sposób wokół siebie uporządkować.

Kolejny aspekt to właśnie porządkowanie czy też organizowanie zadań w projektyProjekty są bardzo ciekawym elementem, ponieważ z jednej strony, taki projekt to zbiór kilku zadań, które trzeba wykonać, chociażby wracając do tego przykładu zakupu tonera do drukarki będą takim projektem: będzie to projekt drukarka, w którym mamy rozpisane różne rzeczy, które krok po kroku musimy wykonać.

Ale z drugiej strony to też konteksty. Konteksty to są rodzaje zadań, które wykonujemy w określonym miejscu. Może to być np. kontekst praca albo rodzina, albo zadzwoń, albo zaplanuj. Wiec różne zadania w różnych projektach albo całe projekty mogą mieć różne konteksty. Ja np. bardzo często korzystam z kontekstu – zadzwoń. W różnych projektach, różnym zadaniom nadaje kontekst – zadzwoń i kiedy nagle wypada mi pół godziny, nie wiem, nagle muszę  przetransportować się z Bydgoszczy do Torunia samochodem i w tym czasie nie za bardzo mam, co robić, to po prostu uruchamiam Nozbe, wchodzę w odpowiedni kontekst – zadzwoń – i wykonuje kolejne zadania, które są tutaj na liście. To pozwala mi większe projekty, właśnie popychać troszeczkę to przodu.

Później to oczywiście czas też na pewne zadania, które tak naprawdę nie są zadaniami, które chcesz wykonywać. Każdy z nas ma mnóstwo świetnych pomysłów, mnóstwo rzeczy, którymi bardzo chciałby się zająć. Ja np. kiedyś bardzo chciałbym się zająć grą na instrumencie. Mam totalny brak słuchu, słoń nadusił mi na ucho, jestem prawie głuchy i nie potrafię grać na żadnym instrumencie, mimo że kilka lat próbowałem się tego nauczyć. Natomiast w dalszym ciągu jest to projekt, który tkwi w mojej głowie. Na dzień dzisiejszy, poszedł on do miejsca: może kiedyś, może potem, jako zadanie, które nie jest w żaden sposób w moim priorytecie. Ja nie chcę sie tym zajmować tak naprawdę, to jest coś, o czym zawsze myślałem i poświęcam na to zasoby, aby zaplanować, jako to fajnie było by kupić gitarę, ale w praktyce nigdy nie chciałbym nic z tym zrobić. Więc po prostu ten projekt w głowie juz zamknąłem. Prawdopodobnie, muszę się z tym pogodzić, nigdy nie nauczę się grać na instrumencie.

Później to kolejnym etapem w GTD jest przegląd. I o tym już wspomniałem. Bardzo ważne jest wykonywanie przeglądów tygodniowych, dniowych, miesięcznych, pięcioletnich, ale również w ramach takich przeglądów rocznych, np. staram się zawsze zrobić sobie taką krótką sesję ponownego analizowania i gromadzenia, czyli ponowny raz staram sie zastanawiać, czy przypadkiem nie zostały jakieś zadania w mojej głowie, czy nie mogę ich przekazać do systemu.

Później krok piąty, to już takie proste wydaje się po tym wszystkim, czyli po prostu realizacja. Chodzi o to, aby dokładnie wykonywać swoje plany, aby dokładnie wykonywać swoje zadania w odpowiednim czasie.

Czyli GTD tak na prawdę sprowadza się do takich pięciu kroków – po pierwsze to kolekcjonowania zadań. Je możesz wykonywać raz w roku, tak jak ja, ale dorzuć je każdego dnia, wrzucać je do skrzynki odbiorczej w odpowiednie miejsce. Po drugie – analiza, czyli zastanawianie się czy te konkretne zadania trzeba wykonać teraz czy możne je zaplanować, czy można je delegować, czy można z tym zadaniem zrobić cokolwiek innego. Oczywiście odpowiednie porządkowanie tych zadań, czyli przypisywanie do określonych projektów, a później kontekstów. Regularny przegląd zadań, czyli weryfikacja tego, czy wszystkie zadania są odpowiednio zaplanowane oraz realizacja.

Nozbe, czyli program, z którego korzystam do planowania zadań do takiej zwiększonej produktywności daje też jedną bardzo ciekawą funkcjonalność. Daje też możliwość określania, ile dane zadanie zajmie nam czasu. Wtedy, kiedy planujemy dziennie i tygodniowo w Nozbe zobaczmy też taką krótką informację – na dzisiaj masz zaplanowane 26 zadań, które zajmą ci 37 godzin. Oczywiście to niemożliwe. To oznacza, że źle zaplanowałem dany dzień i muszę go po prostu dokładnie przeanalizować i pewne zadania rozdelegować czy zmodyfikować swój dzień pracy, bo nie będę w stanie tych wszystkich zadań wykonać.

W opisie do tego podcastu, znajdziesz oczywiście odnośniki do artykułów o GTD, artykułu o Nozbe. Znajdziesz też artykuł o 6 biznesowych książkach, które warto przeczytać, tam też sporo mówię o GTD i o samym Nozbe. Oprócz tego zachęcam cię też do po prostu spróbowania tej aplikacji, sprawdź czy Nozbe jest dla Ciebie, sprawdź czy ten sposób zarządzania czasem jest dla Ciebie. A dzięki temu myślę, że zaczniesz dużo lepiej pracować, dużo bardziej produktywnie i efektywnie, a przez co zyskasz więcej wolnego czasu na realizację swoich własnych zadań celów, pasji, zainteresowań czy czego tylko będziesz chciał. Mam nadzieję, że wdrożenie takiego odpowiedniego systemu zarządzania sobą w czasie, spowoduje, że będziesz miał bardzo dużo wolnego czasu.

Wszystkiego najlepszego. Dzięki za wysłuchanie tego podcastu. Jeżeli uznasz to za słuszne, możesz go ocenić w iTunsie, to bardzo mi pomoże. Pamiętaj, aby wpaść na mojego bloga, zapisać się na newsletter, ponieważ tam pojawiają się takie najciekawsze informacje. Cześć, do zobaczenia, do usłyszenia, Pa!

 

Podobał Ci się ten odcinek podcastu? Masz jeszcze jakieś porady, aby utrzymać wysoki poziom produktywności?

Cześć! Bardzo mi miło, że czytasz mojego bloga. Chciałbym informować Cię o nowych artykułach, a moi subskrybenci otrzymują też coś ekstra. Chciałbyś się przekonać co to takiego?