Cztery filary produktywności dla freelancera – C.E.K.W.

Na moim blogu dominują 3 główne tematy – produktywność, przedsiębiorczość i szeroko pojęty freelancering. Te tematy są dla mnie bardzo ściśle ze sobą powiązane. Dzięki dobremu zorganizowaniu mam czas i pieniądze na swoje pasje i zainteresowania. Na zdjęciu – Triathlon 1/4 Enea w Bydgoszczy. Ale początki były trudne.

Być może Ty też – myślisz o pracy dodatkowej. Żeby trochę sobie dorobić. Zaczynasz świadczyć jakieś drobne usługi. Wkrótce zaczynasz zarabiać 500 zł miesięcznie. Potem 500 zł tygodniowo ale… zaczyna Ci brakować czasu. Potrzebujesz więc dobry zasad produktywności. Zaczynasz być bardziej zorganizowany, zaczynasz lepiej planować swój czas. Wkrótce podejmujesz decyzje – zostajesz przedsiębiorcą na pełen etat. Nagle okazuje się, że potrzebujesz zupełnie nowej wiedzy i nowych kompetencji!

A czasami ścieżka jest inna. Zaczynasz pracę na własnym rachunku i okazuje się, że to dużo trudniejsze niż Ci się wydawało! I znowu potrzebujesz pomocy, żeby się zorganizować.

Podobny wpis:
Kroki milowe strategii SEO – najważniejsze elementy strategii SEO

A może jesteś na takim etapie jak ja – pewnej swobody finansowej i zawodowej i chcesz z każdej minuty wycisnąć jak najwięcej. Innymi słowy – jak najmniej pracować, jak najwięcej mieć czas na swoje zainteresowania i pasje. Jakby nie było – dziś chcę opowiedzieć Ci o czterech filarach produktywności – dzięki nim będziesz wydajniejszy, szybszy i zwyczajnie mądrzejszy. To pewna forma frameworku – takiej matrycy działania. Są one ze sobą ściśle powiązane – nie da się stosować tylko jednego elementu, czy wskazówki i liczyć na sukces. To nie wystarczy.

Dopiero mocne połączenie – taka symbioza pomiędzy nimi ma sens. C.E.K.W

Matryca C.E.K.W – cztery filary

Na samym początku – powinieneś sprawdzić swój stan bieżący. Który z tych czterech filarów u Ciebie kuleje? Rozwijając akronim – Czas, Energia, Koncentracja, Wiedza. 

Pomyśl o tym, jak o narzędziach powiązanych. Masz czas i energię – ale nie masz koncentracji. Albo masz koncentrację i czas – ale brakuje Ci energii. Widzisz do czego dążę? Budując swój system produktywności bądź czujny i nim przystąpisz do konkretnego działania – sprawdź, czy dobrze zadbałeś o swoje zasoby.

Ale omówmy wszystkie te cztery podstawowe elementy krok po kroku 🙂

1. Zarządzanie sobą w czasie

Czym jest czas? To oczywiście filozoficzne zagadnienie 🙂 Czy czasem można zarządzać? Moim zdaniem NIE. I napisałem na ten temat osobny artykuł – o tutaj. 

Czas to jeden z tych zasobów, na który mamy najmniejszy wpływ. Czy chcemy czy nie – cały czas w równym tempie ucieka. Mamy ograniczoną ilość czasu – zarówno w ciągu całego naszego życia, jak i każdego dnia. To dokładnie –  86 400 sekund każdego dnia. Od Ciebie w dużej mierze zależy to jak ten czas wykorzystać. Optymalizacja procesów (np. tworzenie procedur) pozwala go oszczędzić. Nawet jeśli jeden proces to oszczędności tylko kilku minut, to w skali całego dnia, tygodnia czy miesiąca – może się okazać, że zyskujesz nawet kilka godzin.

Czas oczywiście można też marnować – pracując w chaosie lub spędzając go na nieistotnych rzeczach (i pamiętajmy, że odpoczynek jest ultra ważny!)

Jeśli więc założymy, że przeciętny człowiek pracuje 40 godzin w tygodniu – jak wykorzystać go najlepiej?  Podstawową zasadą jest priorytetyzacja czyli umiejętność określenia celów i priorytetów. Zwróć uwagę, jak zupełnie inaczej pracuje się pod tzw. “presją czasu”. Masz określony termin na wykonanie danego zadania – na przykład za 3 tygodnie w poniedziałek o 12 masz oddać pracę. Jeśli zabierzesz się od razu za to zadanie – być może skończysz je wcześniej. A jeśli się za nie zabierzesz? Może się okazać, że zrobisz je na ostatnią chwilę i… zdążysz! Ale koszt chociażby emocjonalny – będzie duży.

A gdybyś sam sobie wyznaczał deadline? Skoro masz 3 tygodnie – postanów sobie, że zrobisz je w dwa tygodnie. Czy się będzie waliło czy paliło – chcesz zyskać “tydzień wolnego” – więc się spinasz żeby skończyć wcześniej. Poziom stresu jest znacznie mniejszy – bo to deadline wewnętrzny. A zyskać możesz chociażby ogromne zadowolenie klienta i kolejne zlecenie.

A co jeśli taka metoda na Ciebie nie działa?

Skorzystaj z innej mojej podpowiedzi. Co roku dokonuje dosyć szczegółowej analizy finansowej mojej firmy oraz mojego osobistego portfela. Wyznaczam sobie (choć często nie jest cel sam w sobie a raczej luźne założenie) określoną kwotę, którą chciałbym zarabiać każdego miesiąca. Nawet jeśli pominiemy na potrzeby tego ćwiczenia mentalnego podatki 🙂 Drugą wartością, którą planuję to informacja ile czasu dokładnie chciałbym pracować.

I bierzemy teraz prostą kalkulację – załóżmy, że taką kwotą będzie 10 000 zł przy 50 godzinach pracy. To oznacza, że na jedną godzinę pracy musisz zarobić 200 zł.

Ale innymi słowy – jeśli umawiasz się sam ze sobą, że wykonasz określoną pracę a potem zamiast tego się rozpraszasz to… marnujesz te 200 zł. Wyobraź sobie, że jesteś swoim pracodawcą, który stoi nad Tobą i nalicza Ci godzinówkę.

Dla mnie to ćwiczenie mentalne zawsze dawało świetne rezultaty. Nie bałem się utraty czasu. Ale bardzo nie lubię tracić pieniędzy, na które ciężko zapracowałem. To była dla mnie spora dawka mobilizacji. Poczucie, że jeśli w czasie, który zaplanowałem na pracę – robiłem coś innego – to “przepaliłem” właśnie konkretną kwotę.

Ostatnia – ale równocześnie bardzo blisko związana z poprzednią sugestia to trackowanie czasu pracy. Śledź czas poświęcony na pracę! Spróbuj, np. Pomodone, Toggl czy Timely. 

Spróbuj też timeboxingu. To technika, która polega na przeznaczeniu konkretnej ilości czasu na pracę nad czymś lub nawet dzielenie swojej pracy na konkretne dni. Kończysz pracować w momencie, gdy skończy się wyznaczony czas, nawet jeśli nie ukończyłeś zadania lub nie osiągnąłeś kamienia milowego. Dzięki tej technice trzymasz się założonego planu oraz jesteś w stanie maksymalnie wykorzystać swój czas. Możesz też ustalić, że w każdy poniedziałek pracujesz minimum 2 godziny nad marketingiem własny, w środę nad pozyskiwaniem klientów a w piątki masz głównie spotkania. Taki rytm tygodnia może być dla Ciebie bardzo optymalny.

Technika Pomodoro: ta technika składa się głównie z 25 minutowych bloków pracy, przeplatanych 5 minutowymi przerwami. Po każdych czterech cyklach (czyli 4 blokach 25 minut pracy + 5 minut przerwy) przedłużasz przerwę do 15-20 minut – więcej o tej technice w tym artykule lub w tym filmie.

 

PS

A tak zupełnie na marginesie – jeśli pracujesz jako freelancer – rozliczanie się z klientem za roboczogodzinę – trackowaną za pomocą takiego narzędzia jak Toggl – to świetne rozwiązanie!

2. Umiejętność zarządzania swoją energią – siłą

Drugim filarem jest Twoja energia. Oczywiście, możesz lecieć na skróty. Czasami ma to sens. Czasami niczym w filmowych scenach możesz “docisnąć” – pracować bardzo ciężko i bardzo intensywnie, popijać energetykami i zajadać pizzą.

Ale taki sprint może się szybko skończyć tragedią, w szczególności jeśli taki tryb pracy wejdzie Ci w nawyk. Brak energii może zrujnować najdoskonalszy plan. Totalnie rozwalić Twoją wydajność, kiedy jej potrzebujesz. Sam zasób energii łatwo jest zrozumieć. Maratonista rzadko kiedy po przekroczeniu mety ma siłę, aby przebiec dystans w drugą stronę. Potrzebuje regeneracji.

Ty po trudnym okresie pracy też potrzebujesz regeneracji.

Ale jeszcze lepszym podejściem jest dbanie o “stale naładowane baterię”. Pewnie podobnie jak większość ludzi, podłączasz swój telefon na noc. I czasami starczy jej na kolejny dzień. Podczas snu Twój organizm robi dokładnie to samo – ładuje się. A co się stanie, jeśli przewód od ładowarki jest gdzieś uszkodzony? Pomijając, że może grozić to pożarem, to efektem zazwyczaj jest nagrzanie się telefonu, możliwe że nawet uszkodzenie na stałe. Ale prawie na pewno rano bateria nie będzie naładowana w 100%. Dlatego dobre spanko jest podstawą dobrego systemu produktywności!

Oczywiście sposobów na dobry sen jest tysiące. Zasady są dosyć proste:

  • zadbaj o dobry materac
  • wywietrz
  • tym samym zmniejsz temperaturę nawet do 18-19C
  • wyciemnij sypialnię
  • unikaj telefonu/ekranu przed snem
  • śpij nie mniej niż 6-8 godzin (w zależności od Twojego wieku)

Więcej o tym czego NIE robić przed snem w tym materiale:

 

Jedna zarwana noc nie zniszczy Twojego systemu produktywności. Ale jeśli od lat zaniedbujesz dobry sen – to jedna dobrze przespana noc – nie naprawi Twojego organizmu.

Jak więc zweryfikować poprawę snu? Oczywiście ponownie możemy to liczyć 🙂 Możesz skorzystać z jakiś smart opaski – sam aktualnie czaję się na oura ring – czyli pierścień zbudowany głównie z myślą o monitoringu snu.

Ale możesz też spróbować takich aplikacji jak: Sleep as Android, Noisli lub pzizz.

Jak jeszcze dbać o swoją energię?

Odpowiednie odżywienie organizmu:

Dostarczanie odpowiedniej ilości makro- i mikroskładników z pożywienia, to kolejny świetny sposób na zwiększenie Twojej energii w ciągu dnia. Owoce, warzywa, zdrowe przekąski – to wszystko może dostarczyć Ci tyle energii, aby pracować na pełnej wydajności. Istnieje wiele aplikacji, które pomogą Ci w utrzymaniu nawyków zdrowego jedzenia, np .myfitnesspal, eat fit. To niby oczywista sprawa, ale od kiedy wprowadziłem do swojej diety więcej warzyw i kiszonek (kimchi!) mój stan energii w trakcie dnia też się znacznie poprawił. W końcu mówi się o tym, że nasze jelita to tak naprawdę nasz drugi mózg!

Więcej o suplementacji możesz posłuchać w moim podcaście z Mirkiem Burnejko – o tutaj.

Aktywność fizyczna:

W tym przypadku słabo zrobione albo mało zrobione – jest lepsze niż brak. Nie zaczynaj od jutra. Zrób to dzisiaj.

10 przysiadów. 5 pompek. Kilka rozciągających ćwiczeń. Chociaż 10 minut dowolnego treningu. Może trzymaj się reguły 10 000 kroków dziennie – nie ma to aż tak wielkiego znaczenia. Zacznij zażywać stałego ruchu. Regularne ćwiczenia zdecydowanie mogą pomóc zwiększyć Twój poziom energii. Co więcej, aktywność fizyczna redukuje stres, poprawia przepływ krwi do mózgu oraz zwiększa jego plastyczność. Ale przede wszystkim, jest to bardzo dobry sposób na utrzymywanie energii przez cały dzień. Do dobry pomysł na przerwy w pracy. 10 minut spaceru, postawi Cię lepiej na nogi niż mocna kawa. Spróbuj – nie będziesz żałował!

Motywacja:  

Motywacja jest mocno przereklamowana. To znaczy taka motywacja zewnętrzna. Kiedy ktoś próbuje Cię zmotywować i trochę “zmusza Cię” do tego żebyś coś robił. Ale silna motywacja wewnętrzna do tego, co robisz, jest kolejnym świetnym sposobem, aby czuć się pobudzonym i realizować więcej zadań. Kiedy zaczynasz dzień z odpowiednim poziomem motywacji, nic Cię nie powstrzyma na drodze ku produktywności. Zastanawiaj się więc – jaki jest Twój motyw do tej konkretnej akcji? Dlaczego chcesz coś robić? Dlaczego wykonujesz tą pracę? Niektórym pomaga wizualizacja – na przykład zapisywanie sobie celów (chociażby finansowych) i trzymanie ich w widoczny miejscu (na przykład w formie kartki na lodówce). Dzięki temu stale sobie o nich przypominają 🙂 O celach i tego jak je wyznaczać – poczytasz więcej na moim blogu. 

 

3. Koncentracja

Zapomniana sztuka. Ty też pewnie zauważasz to w swoim życiu. Coraz trudniej się skupić na jednej rzeczy. Pozostać skoncentrowanym przez dłuższą chwilę. Na każdym kroku mnóstwo rozpraszaczy.

Koncentracja jest trzecim filarem produktywności. <<< świetny artykuł na ten temat.

Według badania Uniwersytetu Kalifornii, Irvine, człowiek potrzebuje średnio aż 23 minuty, aby wrócić do produktywnego działania po przerwaniu mu pracy. Jeśli musisz wykonać wiele zadań na raz, może być Ci niezwykle trudno skupić się nad tym, co właściwie robisz. 

Jak więc zacząć pracować w skupieniu? Bardzo użyteczna jest technika deepwork.

Jak możesz wspomóc swoje skupienie?

Unikaj multitaskingu:

Nie da się robić wielu rzeczy na raz. Oczywiście, możesz sprzątać i słuchać podcastu. Ale nie możesz odpisywać na maila i wiadomości na messengerze. Albo bardziej precyzyjnie – możesz, ale zajmie Ci to kilka razy więcej czasu.

Nie wierzysz? Zrób bardzo proste ćwiczenie i sprawdź efekty.

  • Weź stoper – zmierz swój czas
  • Policz od 1 do 10.
  • Wymień alfabet od a do z

Ile czasu potrzebowałeś? Może nawet poniżej 20 sekund

A teraz druga część ćwiczenia:

  • Ponownie weź stoper i zmierz swój czas
  • Wymieniaj liczby i litery wymiennie tzn – A, 1, B, 2, C, 3 itd. Jak dojdziesz do literki J, 10 – zacznij ponownie od 1 🙂

Ile czasu potrzebowałeś? Jeśli jesteś ULTRA kozakiem – poniżej 2 min. Szybciej? Napisz w komentarzu.

Wykonywanie wielu zadań na raz od dawna jest odradzane z wielu powodów: rozprasza to Twoją uwagę, ogranicza zdolność do odpowiedniego zarządzania czasem i przede wszystkim powoduje ogromny stres. Jeśli masz bardzo dużo na swojej głowie, niezbędne jest znalezienie sposobów na zarządzanie wszystkimi zadaniami – np. skupienie się na kończeniu pojedynczych zadań, aby zwiększyć swoją produktywność.

Spróbuj Mindfulness:

Praktykowanie swojej uważności umożliwi Ci zakotwiczenie się w konkretnym momencie teraźniejszości. Co to właściwie oznacza? Że będziesz w stanie odciąć się od wszystkim dystraktorów i skupić się na zadaniu, które aktualnie wykonujesz. Mindfulness może Ci również pomóc w unikaniu ciągłej zmiany kontekstu, ułatwiając Ci tym samym skupienie się na jednym obszarze. Dla mnie “odkrywcze” było… skupienie się na jedzeniu. Bardzo dokładne gryzienie. Aż na mini, mini cząsteczki. Początkowo wymagało to ode mnie bardzo, bardzo dużo skupienia, żeby o tym pamiętać. Zaskakująco jak dużo uwagi musiałem znaleźć, aby zwyczajnie skupić się na jedzeniu! Ale to pozytywne ćwiczenie, które powiększyło mój zasób uwagi i pozwoliło mi lepiej pracować.

Możesz również spróbować takich narzędzi jak Insight Timer czy Headspace. 

Zadbaj o otoczenie podczas pracy:

Na szczęście mamy wiele sposobów na poprawę warunków pracy, dzięki którym twoja koncentracja znacząco wzrośnie. Przede wszystkim, upewnij się, że miejsce, w którym pracujesz, zapewnia Ci ciszę i spokój. Kreatywny chaos to nadal chaos. Wycisz wszystkie powiadomień a najlepiej schowaj telefon do szuflady na czas pracy. 

Sprawdź aplikacje, które pozwolą Ci na unikanie rozpraszania, np. Focus Booster czy Freedom.

 

4. Wiedza – niezbędny element

Albo inaczej świadomość. Możesz być super produktywny, skupiony i wyspany i… nie kończyć żadnego zadania. Rozgrzebywać coraz więcej projektów i po kilku miesiącach wpaść w wir bieżączki. A to prosta droga do chaosu.

Moglibyśmy więc powiedzieć, że wiedz JAK wykonać zadanie, jaki jest oczekiwany rezultat oraz jaka droga prowadzi do tego rezultatu jest niezbędna, aby być skutecznym.

Ignoranti quem portum petat nullus suus ventus est – dla kogośkto nie wie, do jakiego portu zmierza, każdy wiatr jest niepomyślny.
Seneka

Dlatego tak bardzo polubiłem się z metodą GTD, która kładzie ogromny nacisk na PLANOWANIE.

Gdybym miał osiem godzin na ścięcie drzewa, spędziłbym sześć na ostrzeniu siekiery.
Abraham Lincoln

I oczywiście nie ma co przesadzać – przesadne planowanie może być zwykłym prokrastynowaniem i unikaniem pracy. Znajdź w tym rozsądek. Zaplanuj planowanie.

Takie trudności związane z realizacją zadań – kończeniem projektów – mogą wynikać z faktu, że mamy naprawdę wiele sposobów na osiągnięcie tego samego rezultatu. Przykładowo: oczywiście możesz męczyć się, przycinając swój trawnik w ogródku nożyczkami, ale możesz osiągnąć dokładnie ten sam rezultat przy mniejszym nakładzie pracy, używając kosiarki.

Tworzenie procedur firmowych, własnej bazy wiedzy to świetny pomysł!

Spróbuj tez skorzystać z narzędzi do planowania zadań takich jak Nozbe, ForTask albo do myślenia nad projektami takich jak mindomo.

Planuj też na zwiększanie swoich kompetencji – nie tylko w tym na czym już się znasz – ale zyskuj wiedzę, nawet w dziedzinach, które potencjalnie średnio Cię interesują. Pobudzi to Twój zasób kreatywności i pozwoli Ci wykorzystać zdobytą wiedzę w nowy sposób. Kiedyś przeglądałem materiały związane z metodą naukową – tego jak tworzyć dobre badania naukowe. Elementy tej wiedzy wykorzystuję w audytach kont reklamowych naszych klientów!

Osiągnij szczyt produktywności z matrycą C.E.K.W

Dzięki zarządzaniu oraz optymalizacji wszystkich czterech filarów, będziesz na najlepszej drodze ku zwiększeniu swojej produktywności. Oczywiście, bardzo możliwe, że pewne obszary będą dla Ciebie prostsze do poprawy, a niektóre będą wymagać większego wysiłku. 

Kiedy już zidentyfikujesz, który z filarów jest tym ‘najsłabszym ogniwem’, możesz wykorzystać powyższe strategie i narzędzia do wzmocnienia go. Jeśli wszystkie filary będą już silne, będą one mogły ze sobą współpracować i sprawią, że będziesz zdecydowanie bardziej efektywny! 

A wtedy dużo łatwiej będzie Ci znaleźć czas na swoje pasję albo dodatkową pracę!  

0

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.