Procedury firmowe – czym są, jak je pisać?

Dobrze napisane i wdrożone w życie procedury firmowe pozwolą osiągnąć zamierzone cele. Chcesz ogarnąć chaos w życiu lub firmie, jednak nie masz pojęcia jak się do tego zabrać? Oto sposób na zyskanie ładu i porządku, który poprawi Twoją wydajność i pozwoli osiągnąć wszystko to, co tylko chcesz!

Chaos? Rozwiązaniem są procedury

Czy kiedykolwiek miałeś chaos w życiu i pracy? Możesz to zmienić. Brzmi dziwnie prawda? Przecież procedury firmowe kojarzą się z odbieraniem wolności oraz swobody. Procedura kojarzy się także z ewentualną karą i czymś przerażającym. Procedury kojarzą się też z recepturami – czyli z czymś czego trzeba się bardzo dokładnie trzymać.

Nierzadko procedury uważane są za zabójców produktywności i pozytywnych stosunków między ludźmi. Warto jednak pamiętać, że w praktyce jest to doskonałe narzędzie, które wprowadzi ład i porządek w życiu firmowym. Procedury warto dobrze poznać, oswoić się z nimi i wdrożyć w życie – to zarówno pod kątem życia prywatnego jak i zawodowego.

Podobny wpis:
#12 Jak przygotować przestrzeń do pracy?

Dzięki tworzeniu procedur możesz szybciej i sprawniej pracować. Twój zespół może osiągać wyniki, o jakich wcześniej nawet nie marzył. Zanim jednak wprowadzisz zmiany w przedsiębiorstwie, zacznij od siebie.

 

Czym jest procedura firmowa?

Czy w Twojej firmie są jakieś powtarzalne czynności? Coś co wykonujesz kilka razy w tygodniu lub miesiącu?

W większości przypadków możesz ten proces spisać krok po kroku.

Procedura zatem to ustalony przebieg procesu. Nie tylko określa kierunek pracy, ale także wskazuje osoby, które odpowiedzialne są za poszczególne zadania. Procedury określają uprawnienia i zakres odpowiedzialności, czyli w ogólnie przyjętym toku rozumowania procedury to jasne sposoby postępowania, które porządkują pracę. To narzędzia wykorzystywane przez najlepsze firmy. Dzięki procedurom mogą one nie tylko realizować założenia, ale także identyfikować czynniki ryzyka i wprowadzać najlepsze z dostępnych rozwiązań.

 

Jak procedury wpływają na życie codzienne i zawodowe?

Przejdźmy do praktyki.

Procedury dają gwarancję zachowania wiedzy i kompetencji w firmie

Bardzo częste poszczególni pracownicy dysponują wiedzą i umiejętnościami, które ulatniają się wraz z odejściem pracownika z firmy. Dzięki usystematyzowaniu tej wiedzy możliwe jest uniknięcie takiej sytuacji.

Oto przykład najprostszej procedury, którą wdrażamy w naszej firmie. Korzystamy z aplikacji Nozbe, która umożliwia utworzenie takiego szablonu. Jeśli do mojej firmy dołącza nowy pracownik – uruchamiamy taką procedurę. Niektóre kroki wydają się być oczywiste, ale… Kiedy wykonuję się coś raz na dwa, trzy tygodnie lub miesiące można bardzo łatwo zapomnieć o drobiazgach. Wtedy marnujemy swój czas szukając jakiejś prostej informacji.

Oczywiście powyższa procedura jest znacznie dłuższa – to tylko wycinek.

Procedury to szansa na najlepszą metodę wykonania pracy

Wszelkie standardy wywodzą się najczęściej z wieloletniego doświadczenia pracownika w danej firmie. Przekazanie tej wiedzy ułatwi pracę wszystkim w firmie. Dzięki procedurom cenna wiedza przekazywana jest do wszystkich pracowników.

W naszym przypadku powstały takie procedury jak:

  • utworzenie konta reklamowego (dla klienta)
  • systematyczny kontakt
  • albo ogólna kontrola pracy

 

 

W tej procedurze wrzuciliśmy małe zadania (zajmujące 10-15 minut) do wykonania niemalże w każdy dzień roboczy.

Taka procedura umożliwia pamiętanie o pewnych  drobnostkach. Oszczędza nam to mnóstwo czasu! Ta procedura jest cały czas edytowana i optymalizowana.

Skąd się wzięła? Powód był prozaiczny. Przy dużym portfelu klientów, niektóre rzeczy mogą umykać. Najprostszym przykładem jest zadanie, które każdy pracownik otrzymuje w swoim systemie w okolicy ósmego dnia roboczego i dotyczy sprawdzenia linku w BIO na Instagramie. Wzięło się to stąd, że mieliśmy klienta, który miał kilka profili i zmienialiśmy te linki tam regularnie. Nagle okazało się, że przez jakieś 6 tygodni wisiały tam linki do… wydarzenia, które już się odbyło! I nikt tego nie zauważył – ani po naszej, ani po klienta stronie.

Dlatego powstała procedura, która PAMIĘTA za nas.

Procedury umożliwiają na obiektywną ocenę pracy

To ponownie przykład cyklicznych zadań, które można wykonywać w uporządkowany sposób. Nie jest to miejsce na rozpisywanie czym są tzw. sprinty czy różne retrospekcje procesów firmowych. To temat na osobny artykuł 🙂 W moim przypadku mam kilka swoich zadań, które pojawiają mi się w moim systemie na koniec każdego tygodnia i pomagają w uporządkowany sposób dokonać analizy osiągnięć każdego z pracowników. Poza zarządem nikt nie ma dostępu do tych zadań. Przez pierwsze dwa lata (!) tylko ja miałem dostęp do tych zadań. Ale dzięki temu, że robię to sumiennie mogę bardziej obiektywnie spojrzeć na każdego pracownika.

 

Procedury wspomagają utrzymywanie i doskonalenie poziomu pracy w firmie

Jeśli w firmie nie wprowadzimy żadnych procedur, nie będzie można obiektywnie ocenić efektów oraz tego, czy firma się rozwija, czy też pozostaje w miejscu. W przypadku, kiedy regres lub stagnacja pojawia się w przedsiębiorstwie mimo wprowadzenia procedur, jest to oznaka, iż trzeba je doprecyzować lub całkowicie zmienić na takie, które będą prawidłowo funkcjonowały, prowadząc do rozwoju firmy.

W przypadku mojej firmy raz w miesiącu dokonuje podstawowej analizy współczynników biznesowych, raz na kwartał dokładnej analizy, a raz w roku ultra szczegółowej.

W uproszczeniu mam listę pytań oraz excela, który po wprowadzeniu danych daje mi informację zwrotną czy idziemy w dobrym kierunku.

 

Takie procedury wymuszają zatrzymanie i przeanalizowanie czy sprzedajemy dobre usługi, czy są one rentowne, czy zysk firmy jako całości idzie w dobrym kierunku.

Procedury to podstawa szkoleń

Ustalenie standardów to dopiero pierwszy krok do poprawy funkcjonowania przedsiębiorstwa. Oprócz tego należy także odpowiednio wyszkolić zatrudniony personel tak, aby przestrzeganie procedur stało się dla nich normą. Tutaj takie rzeczy jak BHP wydają się być oczywistością. Na ten moment nie mamy żadnego fizycznego biura, ale mamy przygotowane procedury na wypadek chociażby kryzysów czy… śmierci właściciela 🙂

Procedury to szansa zapobiegania problemom i zmianom

Brak standaryzacji działań z dużym prawdopodobieństwem doprowadzi do powstania problemów oraz zachwiania systemu w firmie. Jeżeli problem zostanie rozwiązany, z dużym prawdopodobieństwem ponownie pojawi się w firmie, wprowadzając zamieszanie i straty.

Procedury to podstawa diagnozy i kontroli

Bez wdrożenia procedur tak naprawdę nie byłoby wiadomo, czy forma funkcjonuje w sposób prawidłowy, czy też nie. Bardzo często jedno przedsiębiorstwo okazuje się lepsze od drugiego ze względu na fakt, iż wprowadzone zostały procedury.

 

Dlaczego warto wprowadzić procedury w firmie?

Ułatwienie komunikacji

Nieczęsto zdajemy sobie sprawę z tego, że język stosowany na co dzień też jest pewnego rodzaju standardem, którego znajomość umożliwia nam porozumienie się. W firmie ważny jest wspólny język, zwłaszcza jeżeli weźmiemy pod uwagę język branżowy, który umożliwia współdziałanie załogi oraz ustalenie wspólnych standardów, które pozwalają na przekazanie wiadomości i informacji pomiędzy zatrudnionymi osobami.

Pobudzanie kreatywności

Chociaż wydaje się to dziwne, to prawda! Przykładem mogą być tutaj przedstawienia teatralne, kiedy reżyser i aktorzy ograniczają się treścią utworu, jednak sam utwór przeniesiony na scenę przez różnych reżyserów może zostać zinterpretowany w zupełnie inny sposób. Procedury to RAMY w jakich należy się poruszać. Są to jednak granice, które można zmieniać, przesuwać i dostosowywać. Ale dzięki temu oszczędzają nasze cenne zasoby.  Dzięki temu nie marnujesz czasu i energii na rzeczy bez sensu.

Możliwość porównań

Procedur to jeden z najlepszych standardów umożliwiający porównania i doskonalenie standardów, które nie funkcjonują w sposób prawidłowy. Dzięki temu wiem, czy moja firma idzie w dobrym kierunku.

Regulacja uprawnień pracowników

Procedury systematyzują zarówno firmę jako całość, jak i pracę członków załogi na różnych szczeblach. Każdy wie, co ma robić i za co jest odpowiedzialny. W przypadku niepowodzeń łatwo znaleźć przyczynę i wskazać prawidłowe kroki działania. Ułatwiamy sobie też w ten sposób szeroko pojęte bezpieczeństwo. Wiemy, kto, gdzie i kiedy otrzymał określone dostępy.

W związku z tym mamy chociażby procedurę zakończenia współpracy z klientem, czy też pracownikiem.

Oszczędność czasu

Dzięki wprowadzeniu procedur możemy zaoszczędzić sporo czasu, ponieważ każdy wie, za co odpowiada, a codzienne, nawet schematyczne czynności wykonywane są w sposób prawidłowy i systematyczny.

Wspomaganie pamięci

Niestety ludzka pamięć jest zawodna. Może spowalniać życie i wprowadzać chaos. Zupełnie tak jest z zadaniami w pracy, które nawarstwiają się w zastraszającym tempie. Trzymanie się procedur pozwala na zniwelowanie dystraktorów i trzymanie się zadań.

 

W jaki sposób tworzyć procedury?

Skoro wiesz już, czym są procedury – zajmijmy się teraz ich tworzeniem. Warto zaznaczyć, że ich wprowadzenie może ułatwić prace nie tylko w firmie, ale także w życiu prywatnym.  Procedurę należy napisać w sposób prosty i zrozumiały. To najważniejszy czynnik gwarantujący efektywność.

Nie ma jednego, właściwego toku pisania procedur. Każda firma jest przecież inna i ma inne zasady, a także kulturę organizacji.  Ale spokojnie! Istnieje jeden, uniwersalny szablon, który każdy może dostosować do potrzeb swojego przedsiębiorstwa.

W praktyce chodzi o jasne opisanie jakiegoś procesu i wypisania wszystkich kroków, które należy wykonać.

 

Tytuł/nazwa procedury

To wyraźne i konkretne określenie danej procedury np. ‘’Zasady obsługi Klienta’’.

Oznaczenie wersji

Dzięki temu będziemy wiedzieć, która procedura ma zastosowanie w określonym przypadku. Numer 1 oznacza pierwotną wersję procedury. Każdy kolejny krok oznacza jej edycję i doskonalenie. Dzięki temu każdy łatwo i szybko zapozna się z aktualnymi zmianami. Taki krok umożliwi szybkie edytowanie procedury, jeżeli nie przyniesie ona efektów.

Jeśli są to procedury w jakiejś aplikacji – warto archiwizować poprzednie wersje. Nie wykluczone, że przydadzą się one w przyszłości przy jakiś działaniach optymalizacyjnych.

Daty i oznaczenia

Dzięki określeniu daty każdy zaangażowany będzie wiedział, w jakim zakresie czasu obowiązuje dana procedura. Określenie zakresu czasu pozwoli pracownikom w zorientowaniu się od kiedy, do kiedy obowiązuje dany standard.

Numeracja dokumentu

Długie nazwy procedur bywają trudne. Wystarczy je jednak ponumerować i nadać odpowiednie oznaczenia, aby znalezienie określonego, konkretnego standardu było szybkie i proste. Może być to prosty zapis w formie P1, P2, P3 i tak dalej. W przypadku aplikacji takich jak Nozbe można po prostu ustawić kolejność zadań jedno po drugim. Poniżej przykład procedury nagrania podcastu:

 

W praktyce więc:

  • siadacie (lub siadasz)
  • wypisujesz np. na kartce wszystkie (możliwe bardzo szczegółowo) kroki, które należy wykonać przy określonym projekcie
  • porządkujesz tę listę w logiczny ciąg. Na przykład najpierw powinieneś utworzyć firmowego maila pracownikowi, a dopiero potem udostępnić mu na tego maila jakieś pliki 🙂
  • zaczynasz stosować procedurę
  • optymalizujesz ją

Co powinna zabierać procedura?

  1. Cel procedury – Określa cel, w jakim procedura została stworzona. Celem może być na przykład zapewnienie nadzoru nad jakością obsługi Klienta w firmie.
  2. Zakres procedury – To określenie zakresu funkcjonowania danej procedury. To inaczej ramy i przedziały funkcjonowania standardów w danym obszarze np. w zakresie wewnętrznej komunikacji związanej z dokumentacją.
  3. Obszar zastosowania procedury – Określenie, w jakich obszarach procedura ma swoje zastosowanie (na przykład dana procedura ma zastosowanie we wszystkich obszarach funkcjonowania firmy lub na przykład wyłącznie w przypadku wprowadzania nowego produktu na rynek).
  4. Dane procesu – Wszelkie dokumenty i informacje, które niezbędne są do rozpoczęcia wdrażania procedury oraz jej prawidłowego przebiegu. Przykładem może być tutaj plan jakości lub specyfikacja produktu.

 

Wprowadzanie procedur w życiu prywatnym

Nie każdy wie, że wprowadzenie procedur w życiu prywatnym może wpłynąć pozytywnie na codzienną produktywność oraz brak marnowania czasu. Przykładem procedury może być na przykład określenie tygodniowego harmonogramu gotowania obiadów. W każdą sobotę wystarczy sporządzić spis potraw na cały tydzień oraz listę zakupów niezbędnych do ich zakupu. Dzięki temu w domu będą znajdowały się wszystkie produkty niezbędne do gotowania. Innym przykładem procedury może być ustalenie tygodniowego lub miesięcznego planu odbioru dzieci z przedszkola, lub sprzątania. Wprowadzenie procedur w życiu prywatnym to gwarancja lepszej systematyczności,  porządku i ładu w życiu.

 

Wykonywanie powtarzających się zadań może być jeszcze bardziej efektywne. Oczywiście, jak we wszystkim trzeba zachować rozsądek. Nie ma sensu opisywać wszystkiego. Ale rzeczy powtarzalne można zoptymalizować – odpowiadanie na wiadomości e-mail, kontaktowanie się z klientami, czy sprzątanie można lepiej wykonywać w uporządkowany sposób, a dzięki temu oszczędzamy czas i zasoby

0
1 gwiazdka2 gwiazdki3 gwiazdki4 gwiazdki5 gwiazdek
(Bądź pierwszym, który oceni!)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.