Temat zarządzania czasem przeplata się w wielu artykułach. Wielokrotnie pisałem o tym, że takie podejście do tego tematu jest zbytnim uproszczeniem. Jak można zarządzać czymś, na co nie ma się absolutnie żadnego wpływu? Czy można kierować czymś, co jest poza naszą kontrolą?
Bardziej precyzyjnym określeniem w tym przypadku okazuje się pojęcie zarządzania sobą w czasie.
Od razu należy podkreślić, że nie możemy w żaden sposób rządzić czasem, a jedynie sobą w jego przestrzeni.
Czy chcesz czy nie – czas płynie. Choć może zmienić się nasza perspektywa (5 min w ciepłym łóżku zaraz przed rozpoczęciem dnia i 5 min w kolejce w sklepie – to zupełnie “inny czas”, prawda?) to nie mamy wpływu na to z jakim tempem czas płynie. Nie możesz wydłużyć swojej doby ani dokupić dodatkowej godziny.
Zarządzać więc – możesz zadaniami. Więcej o tym, jak delegować zadania – pisałem tutaj.
Jak więc zarządzać sobą w czasie? Polega to mniej więcej na kontroli własnych działań i zachowań, które osadzone są w czasie. Każdy z nas dysponuje takim samym zapasem czasu każdego dnia. Nie można dodać sobie dodatkowej godziny, aby wypełnić wszystkie nawarstwiające się obowiązki. Żeby nie zmarnować żadnej minuty w ciągu dnia, należy dowiedzieć się, w jaki sposób zarządzać sobą w czasie.
Wyobraź sobie, że masz dostępnych 86 400 złotych w swoim portfelu.
Co by się stało gdyby ktoś ukradł Ci 10 lub 20 złotych? Czy poświęciłbyś pozostałą kwotę 86 390 złotych na ścigate tego, który odebrał Ci dyszkę?
Czy raczej odpuścisz i zajmiesz się czymś innym?
Każdy z nas każdego dnia ma na koncie 86 400 sekund do dyspozycji. Nie marnuj żadnej z nich. W szczególności nie pozwól, żeby ktoś kto zabrał Ci 10 sekund swoim negatywnym nastrojem odebrał Ci pozostałe 86 000. Odpuść i idź dalej.
4 kluczowe elementy zarządzania sobą w czasie
Zasadniczo wymienia się cztery główne elementy zarządzania sobą w czasie.
Pierwszym z nich jest prawidłowe formułowanie celów. Drugim etapem w tym przypadku jest poprawne wyznaczanie sobie priorytetów, natomiast trzecim etapem może być znajomość narzędzi, które służą do planowania czasu. Ostatnim, czwartym etapem w tym przypadku jest umiejętność świadomego dysponowania swoim czasem i eliminacja najpoważniejszych pożeraczy czasu
Jak zarządzać sobą w czasie?
W celu nabycia umiejętności elastycznego rządzenia sobą w czasie należy nauczyć koncentrować się na sobie oraz ćwiczyć samodyscyplinę. To najważniejsze punkty, które doprowadzą Cię do celu. Ważne jest postępowanie zgodnie z określonym elastycznym harmonogramem, który musi być dopasowany do charakteru naszej pracy i codziennych obowiązków.
Idea zarządzania czasem może być także definiowana jako zdolność do wydajnego wykorzystywania czasu zwłaszcza w pracy oraz podczas wykonywania obowiązków domowych. Zarządzanie sobą w czasie polega z reguły na planowaniu, organizowaniu i świadomym budowaniu korzystnych nawyków (o których poczytasz tutaj), które nieodłącznie związane są z produktywnością.
Dlaczego warto wprowadzić zarządzanie sobą w czasie?
Czas jest limitowany. Ograniczony. Zmiana świadomości z próby “zarządzania czasem”, na “zarządzanie sobą w czasie” da Ci bardzo dużo. Przede wszystkim wiesz, że jeśli w swoim systemie planujesz zadania i czas przeznaczony na ich wykonanie, to wykonując poranny przegląd – wiesz na czym stoisz.
Mnie czasami zaskakuje taki widok w aplikacji Nozbe (więcej o niej tutaj):
Wiem, że nie jestem w ciągu doby wykonać 10 zadań, które potencjalnie zajmą mi 26 godzin!
Dlatego wprowadzenie reguł i świadomości, jak pracujesz z czasem pozwoli Ci:
- osiągnąć lepsze wyniki pracy,
- mieć więcej czasu na przyjemności,
- na realizacja tych samych zadań z mniejszym nakładem pracy,
- na wzrost zadowolenia z pracy,
- na możliwość rozwoju (czas wolny można przeznaczyć na samokształcenie),
- na rozwój osobowości oraz samodyscypliny,
- na wzrost motywacji,
- na ograniczenie chaosu,
- na mniejsze ryzyko popełnienia błędu,
- na osiąganie zamierzonych celów.
Zarządzania sobą w czasie – najpopularniejsze mity związane z pojęciem produktywności
Zarządzanie sobą to robienie wszystkiego w krótszym czasie
Można powiedzieć, że jest to prawda, jednak częściowa.
W przedmowie to mojej książki Znaleźć Czas (kliknij, aby sprawdzić aktualną cenę) pisałem między innymi o tym, że w produktywności nie chodzi o to, aby robić więcej “śrubek”. Wykonywanie większej ilości pracy, nie zawsze jest sensowne.
Istnieje pewna różnica pomiędzy osobą produktywną a osobą ciągle zajętą.
Nie chodzi tutaj o to, aby robić więcej, ale o to, aby osiągać efekty z mniejszym nakładem pracy. Jest to pewna różnica, prawda? Umiejętne zarządzanie sobą w czasie pozwala na zyskanie dodatkowego czasu na inne obszary, które związane są z naszym życiem, a które do tej pory mogliśmy zaniedbywać. Zarządzanie sobą w czasie polega na wykonywaniu tej samej pracy z mniejszymi nakładami pracy poprzez wyznaczanie priorytetów oraz zapobieganie wypaleniu.
Odkładanie spraw na później jest złe
Wiele osób jest przekonana co do tego, że odkładanie pracy na później jest złe. Ale z jakiegoś powodu ludzie inteligentni odkładają wiele zadań na później. Dlaczego? Odpowiedź znajdziesz w e-booku ZabićLenia – znajdziesz go w sklepie (kliknij w menu).
Nie zdarzyło Ci się nigdy odłożyć czegoś na później i powrócić po zebraniu sił?
Kiedy żyjesz w biegu i masz nieco więcej obowiązków, niż przeciętna osoba, z pewnością będziesz musiał odłożyć pewne sprawy na później. Z niektórych spraw w ogóle trzeba będzie zrezygnować na rzecz innych obowiązków. Takie postępowanie nazywa się świadomym odkładaniem na później. Oczywiście nie chodzi tuta o uprawianie ciągłej prokrastynacji, ale to, aby niwelować zadania, które nie są naszym priorytetem.
Multitasking to poprawa produktywności
Zgodnie z definicją, multitasking to wykonywanie kilku rzeczy jednocześnie. Wymienić można zarówno zwolenników, jak i przeciwników takiego podejścia. Wiele badań naukowych wykazuje jednak, że nie ma on nic wspólnego z rozwojem produktywności. Wręcz przeciwnie, im szybciej chcemy wykonać kilka spraw jednocześnie, tym mniej uwagi przykładamy do dokładności tych zadań. Multitaskich w praktyce po prostu nie istnieje. To wyłącznie “sztuczka”, którą możesz nauczyć swój mózg czyli zbudować w sobie nawyk bardzo szybkiego przeskakiwania pomiędzy zadaniami. Ale każdy taki przeskok kosztuje energię. W praktyce multi-tasking jest bardzo nieefektywny.
Jest jedna zasada zarządzania sobą w czasie
Nie ma uniwersalnej zasady, która jasno i precyzyjnie określałaby, w jaki sposób należy zarządzać sobą w czasie.
Na świecie można wyróżnić nawet 40 metod opracowanych przez najlepszych analityków na świecie. Poniżej znajdziesz kilka takich, z których sam korzystam i które dopasowane są do standardów w Polsce. W praktyce każdy z nas musi stworzyć swój własny system produktywności. Bardzo dużo mówię o tym w kursie – który jest dostępny tutaj.
Do zarządzania sobą w czasie potrzebny jest talent i duża wiedza
Wiele osób powie, że do zarządzania sobą w czasie potrzebne są specjalne umiejętności, gdyż wymagana jest tutaj zdolność planowania, przewidywania i zaradność. Albo że osoby, które są kreatywne nie mają szans. I że są przyzwyczajeni do życia w chaosie.
Zarządzanie sobą w czasie to coś, czego można się szybko i bez trudu nauczyć. To zasób, który jest podobny do mięśnia. Na początku komuś, kto nie ma doświadczenia, może być trochę trudniej. Ale z czasem i wzrostem doświadczenia ten “mięsień” będzie mocniejszy.
Jak zarządzać sobą w czasie? Oto 7 sposobów!
- Stawiaj cele i twórz listy zadań.
Trudno nie zgodzić się z tym, że osiąganie celów to wspaniałe uczucie. Zanim jednak będziemy świętować sukces, trzeba go osiągnąć. Stwórz więc sobie jasny cel i do niego. Określ co i w jakim czasie dasz radę zrobić. Do osiągnięcia celu przydatna może okazać się lista zadań, na której wypiszesz wszystkie kroki, które przybliżą Cię do sukcesu. Ważne jest tutaj jednak rozróżnienie celów krótko- i długo- terminowych. Istotne jest też określenie priorytetów, które przybliżą nas do realizacji zadania. Cele można podzielić na:
- Krótkoterminowe – zadania, które obejmują czas przyszły oraz bliskie miesiące.
- Długoterminowe – długofalowa strategia rozwoju, określanie ogólnych, głównych kierunków rozwoju, które mogą być kilkuletnie.
- Bieżące- zadania, które należy wykonać w najbliższym czasie.
O planowaniu poczytasz w innych artykułach na moim blogu.
- Wyeliminuj dystraktory.
Żyjemy w czasach kiedy WSZYSTKO próbuje zabrać Twoją uwagę. Aplikacje typu Facebook czy Instagram wręcz walczą o każdą minutę Twojej uwagi.
Dystraktory zwane inaczej złodziejami czasu utrudniają wykonanie zadania. Wpływają negatywnie na produktywność i odciągają od wykonania poszczególnych zadań. Wśród dystraktorów wymienić można telefon komórkowy, wiadomości e-mail, dostęp do Internetu i wiele innych. Zainstaluj aplikacje będące blokadami, wyłącz telefon i skup się na bieżących zajęciach.
Rozpraszaczom również poświęciłem cały artykuł – zerknij tutaj.
- Zadbaj o elastyczność.
Aby wykorzystać maksymalnie swój czas, trzeba być elastycznym i kierować się ustalonym harmonogramem. W tym przypadku trzeba żonglować bieżącymi sprawami oraz otworzyć się na zmiany w swoim życiu.
- Nie staraj się na siłę udowodnić, że jesteś wielozadaniowcem.
Zarządzanie kilkoma sprawami jednocześnie z pewnością nie wpłynie pozytywnie na koncentrację. Wielozadaniowość może objawiać się jako bardzo wysoka produktywność, jednak na dłuższą metę powoduje błędy i zamęt w pracy.
Przestań się krzątać i sprawiać wrażenie cały czas zajętego. Zajmij się pracą!
Kiedy skupiasz się na jednej czynności, możesz wykonać ją z dołożeniem wszelkich starań, aby zyskać doskonały efekt.
- Bądź radosny i pełen entuzjazmu.
Bez wątpienia lubimy poświęcać czas na rzeczy, które sprawiają nam radość. Ważne jest więc wejście z pozytywny wir pracy. Entuzjazm i dobry humor niezwykle przydaje się w pracy zawodowej oraz w życiu codziennym. Czas wolny można wykorzystać na spotkania z rodziną oraz na sprawianie sobie małych przyjemności. Wszystko to staje się jednością, która stanowi paliwo do wykonania naszej pracy.
- Stwórz zestaw reguł zarządzania czasem.
Jesteś swoim szefem i decydujesz, w jaki sposób spożytkujesz czas. Znajdź i testuj techniki zarządzania czasem i pamiętaj, że wiedza zawsze stanowi klucz do sukcesu. Nie zrażaj się, kiedy jedna technika nie przyniesie efektu. Wypróbuj inne rozwiązania i dostosuj idealną metodę do swoich potrzeb i możliwości!
7. Zaplanuj czas na odpoczynek
To chyba jedna z najważniejszych zasad. Będziesz produktywny tylko wtedy kiedy będziesz wypoczęty. Zainwestuj w nową konsolę PlayStation 5 i zaplanuj czas kiedy możesz po prostu odpocząć.
Najpopularniejsze techniki zarządzania czasem i wyznaczania priorytetów
Zasada Parkinsona
Zasada ta głosi, że im więcej czasu mamy do wykonania jakiegoś zadania, tym więcej czasu pochłania nam owe zadanie. Może oznaczać to, że zadanie zabierze tyle czasu, ile da sobie na jego wykonanie dana osoba. Przykładowo, jeżeli na wykonanie zadania mamy 3 godziny, to 3 godziny zajmie nam jego wypełnienie. Jeżeli na jego wykonanie mamy 4 godziny, wówczas zadanie zabierze nam 4 godziny. W przypadku, jeżeli konkretne zadanie ma zostać wykonane w późniejszym terminie, z pewnością będzie zrobione na ostatnią chwilę.
Metoda ABC
Ta metoda opiera się na zasadzie Pareto 80/20. Przeznaczona jest do uszeregowania zadań według ważności. Wymienić można tutaj 3 etapy. Pierwszym z nich jest wypisanie wszystkich zadań, jakie mamy do wykonania. Drugim jest zaklasyfikowanie zadania do określonej kategorii:
- Bardzo ważne, priorytetowe zadania (15% zadań, 65% wydajności),
- Ważne zadania (20% wszystkich zadań, 20% wydajności),
- Nieważne lub mało ważne zadania (65% wszystkich zadań, 15% wydajności).
Trzecim etapem zaplanowanie dnia w taki sposób, aby zacząć dzień od kategorii A, przechodząc do kategorii B i C.
Zasada 80/20
To jedna z najbardziej przydatnych technik, które mogą okazać się kluczowe w zarządzaniu czasem. Dane, które zostały uzyskane z obserwacji statystyk, wykazały, że 80% bogactwa danego kraju stanowi 20% własności ludności. 80% klientów przynosi 20% przychodu firmy. 80% czasu poświęcamy na głupoty a tylko 20% na realną prace.
Twórca tej techniki, czyli Vilfredo Pareto odkrył, że każda dziedzina życia tak naprawdę podlega dokładnie tej zasadzie. Przykładowo 20% produktów danej firmy może dać 80% zysku, natomiast 20% informacji pozwala na podjęcie 80% decyzji. Jaki jest wniosek? Na podstawie tych analiz można wywnioskować, iż jedynie 20% czasu, który przeznaczamy na dane zadanie, może dać nam 80% wyników, natomiast pozostałe 80% czasu to 20% wyników. Oznacza to, że z 10 zadań, które mamy zrobić, tylko 2 zadania odpowiadają wartości 8 pozostałych spraw.
W jaki sposób można ułatwić sobie proces planowania?
Zarządzanie sobą w czasie opiera się na planowaniu, dlatego w trakcie rozpisywania celów oraz podziału zadań w poszczególnych kategoriach ważne jest odpowiedzenie sobie na pytania, takie jak:
- Co konkretnie trzeba zrobić?
- W jaki sposób trzeba zrobić dane zadanie?
- W jakim czasie trzeba wykonać dane zadanie?
- W jakim miejscu wykonać zadanie?
- Jakie zasoby pozwolą na wykonanie zadania?
- Które zadania mogę w prosty sposób wyeliminować?
- Czy na pewno zadania zostały przyporządkowane do dobrych kategorii?
A Ty? Planujesz swój czas pracy?
Niezwykle wyczerpujący wpis. Bardzo często odkładamy coś na później, a z metod znałyśmy tylko 80/20.