Jak usunąć ze swojego otoczenia rozpraszacze?

Często spotykamy się z sytuacją, w której pomimo poświęcenia całego dnia na wykonanie powierzonych nam zadań, orientujemy się, że tak naprawdę niewiele czasu poświęciliśmy na efektywną pracę. Kilka razy pisałem już o rozproszeniu i o tym, jak skupić się na jednej rzeczy. Dziś zajmiemy się innymi rozpraszaczami 🙂

Za nasze niepowodzenie w produktywnym wykonywaniu kolejnych zadań zazwyczaj odpowiadają tak zwane rozpraszacze, czyli czynności i sytuacje, które uniemożliwiły nam skupienie się na wykonywaniu konkretnych zadań. Niestety, walka z rozpraszaczami nie należy do najprostszych, ponieważ często nie zdajemy sobie z nich sprawy. Istnieje jednak parę zapobiegawczych sposobów, które pomogą usunąć rozpraszacze również z Twojego życia 🙂

Czym są rozpraszacze oraz jak z nimi walczyć?

Istnieje wiele sytuacji i czynności, które uniemożliwiają nam efektywną pracę. Poniżej zostały wymienione najbardziej powszechne rozpraszacze.

Źle dobrane i zaaranżowane miejsce pracy – jeśli nie zadbamy o dobre warunki pracy, to jest niemal pewne, że wokół nas pojawi się mnóstwo rozpraszaczy, które uniemożliwią skupienie się na konkretnej czynności.

Bałagan na biurku – bałagan w głowie.

Takimi szkodnikami będą zarówno odgłosy wiertarki dochodzące zza ścian, jak i plamy na biurku, które przyciągają naszą uwagę. Piętrzące się dokumenty, zdjęcia, drobiazgi, klucze, karty pamięci i wiele innych – rozpraszają – nie pomagają.

Musisz zadbać o to, żeby miejsce pracy było odpowiednio wyciszone oraz posprzątane. Ważne są również takie aspekty, jak jakoś fotela, na którym siedzimy. Źle dobrane krzesło może powodować, że będziemy co chwila wiercić się lub co gorsza wstawać, żeby wyprostować kręgosłup. Gwarantuje Cię – zły fotel = gigantyczne problemy w przyszłości.

Pamiętaj też o tym, jak reaguje Twoje ciało na Twoją pozycję. Marzy mi się pracowanie na kanapie. Ale świadomie z tego rezygnuję. Półleżenie przy komputerze powoduje automatyczne włączenie się w mojej głowie procesu zatytułowanego “chillout”. Ciało przestawia się na odpoczynek. To zdecydowanie nie pomaga w skupieniu

Posprzątaj biurko!

Organizacja miejsca pracy jest niesamowicie ważna. Zadbaj o to, aby w okolicy swojego biurka mieć niezbędne elementy, których możesz potrzebować do pracy – ale równocześnie niekoniecznie na widoku.

Brak odpowiednich przedmiotów “pod ręką” – siadając do pracy powinieneś mieć gwarancję, że niczego Ci nie zabraknie. Przykładem może być sytuacja, w której zapomnisz uzupełnić zapas kawy w domowym biurze.

W takiej sytuacji często lecisz do sieciowej kawiarni za rogiem, ale okazuje się, że kolejka i czas przygotowania napoju zabiera Ci cenną godzinę z harmonogramu dnia. Musisz  więc pamiętać, żeby uzupełnić swoje biuro we wszystkie niezbędne przedmioty, które ułatwią efektywną pracę. I to nie tak, że przerwy są złe. A nawet wręcz odwrotnie – są niezbędne! Ale pod warunkiem, że są zaplanowane. Sądzę, że może Ci się przydać artykuł o produktywnych przerwach – zerknij tutaj.

 Internetowe pożeracze czasu i social media – to kolejny problem z rozpraszaczami. Sporo na ten temat pisałem w artykule o konkretnych aplikacjach, które mogą Ci pomóc, w zarządzaniu projektami.

W XXI wieku spędzamy mnóstwo czasu na mediach społecznościowych. Poniżej mój wykres z nieistniejącej już aplikacji ( OFF TIME ):

Jak widzisz w ciągu miesiąca strasznie dużo czasu spędzam z telefonem. Między innymi dlatego, że często dzwonię, kontaktuje się z klientami ale też… mocno widać ile czasu spędzam na rozrywce. W ciągu miesiąca aż 24 godziny spędziłem z netflixem (choć mam usprawiedliwienie 🙂 Streamuje obraz z telefonu na telewizor kiedy razem z żoną oglądamy seriale 🙂

Social media pozwalają sprawdzić najnowsze aktualności i w prosty sposób skontaktować się ze znajomymi. Musisz jednak pamiętać, że odczytując powiadomienia na stronach społecznościowych często zostajesz na nich przez kilka albo nawet kilkanaście minut.

Pamiętaj też o zgubnym działaniu gier online. Czasami jedna runda w popularne “kulki” przeradza się w długotrwały maraton, który trwa do późnych godzin wieczornych. Chcąc być na bieżąco w aktualnościach, ale bojąc się utraty cennego czasu warto zaopatrzyć się w specjalne aplikacje, które po kilku minutach blokują przeglądarkę internetową lub alarmują o upłynięciu danej ilości czasu.

Kolejnym ważnym elementem uniemożliwiającym skupienie jest brak wypoczynku – siadanie do pracy będąc niewyspanym lub wykonywanie powierzonych zadań bez regularnych przerw może przynieść bardzo zgubne rezultaty.

Brak odpowiedniej ilości snu i odpoczynku powoduje, że jesteśmy bardziej rozproszeni i nie możemy się skupić na jednej czynności.

Jeżeli nasz organizm nie domaga, to warto w trakcie przerwy uciąć krótką drzemkę. Pamiętaj, żeby trwała ona co najwyżej kilkanaście minut, ponieważ dłuższy sen w ciągu dnia może jedynie bardziej nas “zamulić” i przynieść odwrotny skutek. Zaprzątanie głowy ważnymi sprawami – problemy w życiu osobistym i inne zmartwienia to rozpraszacze, z którymi zapewne najtrudniej jest walczyć.

Często ludzie spotykają się z sytuacją, w której przykładowo zerwali z partnerem, a szef wymaga od nich wykonania mnóstwa pracy w krótkim okresie czasu. Wiadomo, że w takich sytuacjach trudno skupić się na opracowywaniu powierzonych zadań. Co zrobić w takiej sytuacji?

Nadmierny stres – to kolejny wróg efektywnego wykonywania zadań, którego trudno się pozbyć. Występowanie stresu powoduje, że działamy chaotycznie i nie skupiamy się wystarczająco na tym, co najważniejsze. Bardzo ważne jest, żeby do wykonywanej pracy podejść z odpowiednim dystansem. Jeśli na okrągło boimy się, że nie zmieścimy się w licznych “deadlinach” lub nie sprostamy wymaganiom przełożonych, to warto zastanowić się, czy wykonywana praca na pewno jest odpowiednia dla nas. Obecnie rynek pracy jest ogromny, więc możliwe, że zatrudnienie w konkretnej firmie nie jest jedynym rozwiązaniem.

Z czego są najlepsze biurka?

Może to mało istotna rzecz ale faktura biurka również ma ogromne znaczenie. Osobiście uważam, że biurka metalowe chociaż wyglądają bardzo estetycznie zazwyczaj mają pewne wady – chociażby dlatego, że są bardzo zimne w dotyku, potencjalnie wydają niekontrolowane specyficzne dźwięki. I oczywiście, ktoś mógłby powiedzieć – biuro to tylko biurko.

Ale w swoim osobistym otoczeniu staram się dbać o obecność wielu naturalnych surowców – dlatego zdecydowanie preferuję biurka drewniane  najlepiej z litego drewna. Sama obecność koloru drewna bardzo mnie uspakaja przy pracy. Czuje się znacznie lepiej kiedy czuję pod palcami naturalne drewno.

To oczywiście drobiazg – ale dbajmy o dobre zorganizowanie swojej przestrzeni również pod kątem wykorzystanego materiału!

Jak efektywnie zorganizować czas pracy?

Często nasza organizacja pracy sprowadza się do sporządzenia harmonogramu dnia oraz określenia zadań, które mamy zamiar wykonać. Czasami jednak to nie wystarcza, ponieważ część przygotowanej listy nie zostaje przez nas zrealizowana lub wykonaliśmy ją “po łebkach”. Zazwyczaj dzieje się tak dlatego, że wyznaczyliśmy sobie za dużo zadań. Taka organizacja pracy powoduje, że nie wiemy, czemu poświęcić najwięcej energii i niemal żadnego zadania nie wykonujemy w satysfakcjonujący sposób. Należy zawsze jasno ustalać priorytety i nie brać na swoje barki zbyt wielu projektów w krótkim okresie czasu. Kolejną ważną kwestią jest, żeby zawsze ustalać harmonogram pracy i nie przesadzać z ilością godzin, ponieważ im dłużej pracujemy, tym nasze działania stają się mniej efektywne.