Z mojej perspektywy w czasach rosnącej popularności pracy zdalnej, jesteśmy w dosyć specyficznej sytuacji. Mam wrażenie, że wiele firm świadczy usługi niedostępne nigdy wcześniej w historii ludzkości ale równocześnie wciąż używa młotków z kawałka kamienia i gałązki zamiast zacząć pracę dobrymi młotami pneumatycznymi.

Właśnie dlatego postanowiłem dziś napisać krótki artykuł o kilku narzędziach, z których sam często korzystam.

Nie wyobrażam sobie jakiegokolwiek projektu w szczególności takiego, w którym współpracuje z klientem lub dla klienta z kilkoma osobami bez odpowiednich narzędzi. Odpowiedni przepływ informacji pomiędzy mną, podwykonawcami oraz samym klientem wydaje się być kluczowy. Osobiście uważam, że komunikacja mailowa jest bardzo przestarzała, uniemożliwia delegowania zadań i wymaga ciągłego skupienia.

Ostatnimi tygodniami obserwuje mnóstwo ciekawych projektów, które po prostu są słabo zarządzane. Moje obserwacje prowadziłem na firmach które:

• miały przygotować skład mojego e-booka,
• zajmują się wynajmem biur,
• dostarczają sprzęt (kamery, obiektywy i statywy),
• firmę produkującą profesjonalne reklamówki wideo.

Przy każdym tym projekcie wymagana jest współpraca co najmniej kilku osób. Jakie są efekty braku dobrego zarządzania zleconymi projektami?

Skład e-booka – pierwsza wersja, którą dostałem jako klient, w żaden sposób nie realizowała moich założeń. Okładka była przeciwieństwem oczekiwań, grafiki w środku, choć całkiem niezłe nie nawiązywały do spraw, o które prosiłem, brakowało wszystkich wyróżnień, o które prosiłem a finalnie mamy już prawie 10 dni opóźnienia (mimo, że zakładałem drobne opóźnienia na poziomie 5 dni. W efekcie więc mam już prawie 15 dni opóźnienia!) i wciąż nie dostałem finalnych plików. Okładkę musiałem zrobić sam, i coś czuje, że w składzie też będę musiał pogrzebać sam.

W ciągu ostatnich kilku dni się przeniosłem do nowego biura. W trakcie przeprowadzki zauważyłem, że wiele biur stoi pustych, choć lokalizacja i cena jest świetna. Wgryzienie się w temat pokazało, że mocno brakuje dobrych narzędzie do komunikacji pomiędzy działem marketingu, działem sprzedaży a przede wszystkim samym klientem. Brak scentralizowanej bazy potencjalnych i aktualnych klientów, brak zarządzania obiegiem dokumentów, wiele spraw pozostawionych przypadkowi powoduje przemęczenie i uczucie lekkiego chaosu. W efekcie część biur stoi pusta a atmosfera jest… gęsta.

Firma dostarczająca sprzęt miała problem w połączenie magazynu i sklepu online. Jak się okazało, wszystkie zamówienia przekazują mailem. Pracownik drukuje maila i idzie na magazyn, zbierając sprzęt. Na moje nieszczęście okazało się, że jeden z obiektywów muszę wymienić na inny, a równocześnie chciałem domówić jeszcze kilka kart pamięci. W efekcie firma musiała dwa razy zapłacić za przesyłkę a na sprzęt czekałem 2x dłużej.

Firma tworząca reklamówki wideo, przekazywała informacje pomiędzy sobą głównie za pomocą komunikatora Messenger. Brak wyszukiwarki plików, wiele wątków pomiędzy różnymi osobami, brak pracy na kalendarzu spowodował 9 dniowe opóźnienie dla klienta oraz dodatkowe 4 dni na wdrożenie poprawek. Wszystko sprowadza się do komunikacji. Klient poprosił o ważne poprawki, ale zaraz następnego dnia dosłał jeszcze dwie małe prośby (które niestety się wykluczały z poprzednimi uwagami). W praktyce klient dostał miks obu próśb a materiał końcowy w żaden sposób go nie satysfakcjonował.

Zarządzanie projektami nie jest więc domeną programistów. Każda firma, która musi współpracować wewnętrznie i zewnętrznie musi (tak musi!) mieć odpowiedni system do przepływu danych i informacji. W przeciwnym razie naraża się na:

• opóźnienia w realizacjach usług co przekłada się na brak lojalności klientów,
• dodatkowe koszty w realizacji a tym samym mniejsze przychody,
• irytacje, złość i napięcia wewnątrz zespołu,
• brak zrozumienia z klientem i jego ciągłe reklamacje,
• brak możliwości obsługiwania nowych klientów przez wzgląd na ciągnące się niezamknięte projekty.

Okej, dosyć marudzenia. Czas na konkrety czyli rozwiązania 🙂

Programy do zarządzania projektami

NOZBE – program do zarządzania zadaniami. Król (a może królowa?) mojego systemu produktywności. Bez Nozbe nie mam życia. Serio. Trzymam tam wszystkie projekty, którymi się zajmuje. Od życia prywatnego, przez życie duchowe po projekty biznesowe. Współdzielimy też projekty z klientami. To moje centrum zarządzania wszechświatem. Sporo już pisałem na ten temat np. w tym artykule: Dlaczego kocham nozbe.

Analizę tego, jak działam na tej aplikacji rozłożę na podstawie obsługi klienta

W kontekście zarządzania projektami najbardziej przydatne funkcje to:

1. Określenia bieżących projektów

Projektem jest złożone przedsięwzięcie składające się z kilku / wielu zadań szczegółowych. W naszym przypadku stworzyliśmy szablon obsługi nowego klienta, który składa się z około 12 kroków. Dzięki czemu nie zapominamy o niczym. Zaczynamy od dodania do CRM, dodania do systemu księgowego, zanotowanie osób odpowiedzialnych za kontakt z klientem, wynotowanie jego oczekiwań czy w końcu telefonicznie powitanie przez opiekuna klienta.

2. Przypiasywanie odpowiedzialności do poszczególnych zadań

Czyli dokładnie co w danym projekcie trzeba zrobić, określam datę realizacji, czas potrzebny na wykonanie. Niesamowicie ważne są kategorie (np. komputer, telefon, na mieście, spotkanie itd), co pozwala na filtrowanie i grupowanie zadań. W moim przypadku bardzo często korzystam z kategorii telefon oraz napisz/odpisz. Dzięki temu rozwiązaniu nie marnuje czasu. Załóżmy, że wypadło mi spotkanie. Zamiast bezczynnie siedzieć, po prostu odpalam Nozbe, filtruje zadania po kategorii telefon i biorę się za najstarszy. Dzięki temu jestem na bieżąco w kontakcie z klientami, pamiętam o telefonie do babci czy w końcu do księgowej 🙂

Niezwykle ważną funkcją jest przydzielenie odpowiedzialności. W moim systemie nie ma zadań „nieprzydzielonych”. Każde zadanie, nawet najprostsze musi mieć kogoś kto za nie odpowiada. Równie ważne jest określenie daty wykonania przez co dana osoba, opiekun zadania, zobaczy je w swoim inboxie w odpowiednim terminie i o nim nie zapomni. W ten sposób unikamy opóźnień lub możemy eliminować dużo szybciej wąskie gardła. Szybko widzimy, którzy podwykonawcy zalegają z terminami, albo który pracownik zapomniał wykonać jakieś pracy, przez co projekt ma opóźnienia.

3. Dołączasz materiały, notatki, maile, linki

Nozbe ma prostą funkcję dodawania plików. Możesz je dodawać nie tylko bezpośrednio dopisując je do zadań, ale także wysyłając mailem na specjalnie utworzony mój adres mailowy. Jeśli odpowiednio zapiszesz temat i treść wiadomości to zostanie ona automatycznie przypisana do konkretnego, wskazanego przez Ciebie projektu. Jeśli nie wprowadzisz takich znaczników to wiadomość wpadnie do Skrzynki spraw (inboxa) i ręcznie przypisuje ją do odpowiedniego projektu w ramach przeglądu.

Dzięki temu nie szukamy dokumentów dla klienta, nie zastawiamy się jakie uwagi miał klient do których grafik czy w końcu kto i kiedy miał się skontaktować z klientem. Wszystko w jednym miejscu wraz z synchronizacją z kalendarzem Google.

Przypisany piorytet

Do każdego pilnego zadania można przypisać priorytet, wtedy znajdzie się ono w pierwszej widocznej po otwarciu programu zakładce. Tam też pojawiają się zadania przypisane do dzisiejszego dnia.

Uzupełnianie i aktualizowanie projektów w Nozbe zajmuje trochę czasu. Daj sobie 15 – 20 minut codziennie wieczorem na przygotowanie pracy na następny dzień . Ale w ciągu dnia, kiedy pracujesz na komputerze, NOZBE jest cały czas otwarte (ew. ściągnięte do paska), po to żeby pilnować się planu i wyznaczonych zadań. I żeby odznaczać jako zamknięte, te już wykonane.

Masz do Nozbe również dostęp  na smartfonie i na iPadzie. Nozbe  można zsynchronizować z kalendarzem Google, z dyskiem Google, z Dropboxem, z Evernote i jeszcze paroma programami.

NOZBE to wiele funkcji

Autor – Michał Śliwiński (tak! NOZBE to polski program znany doskonale w USA i Japonii, nieco mniej w naszej ojczyźnie, co trzeba zmienić!) udostępnia wiele filmików instruktażowych i artykułów pomocnych w wykorzystaniu możliwości programu. Niedawno opublikowali też książkę, którą otrzymasz zakupując konto 🙂 Gorąco polecam, tym bardziej, że należałem do zespołu, który nad nią pracował.

Narzędzia do zarządzania projektami

Basecamp to, pisząc w skrócie, platforma w ramach której możemy wspólnie ze współpracownikami realizować pewne, mniej lub bardziej rozbudowane projekty. Rozwiązanie to należy do jednych z najlepszych w sieci i oferuje rozbudowane możliwości planowania, delegowania zadań, a także monitorowania przebiegu ich realizacji.

Basecamp nie jest nowością – przynajmniej w swojej internetowej odsłonie. Co innego aplikacja mobilna, która dopiero co zadebiutowała w sklepie Google Play. Jest ona nieodłącznym elementem całej usługi, a więc w celu skorzystania z niej będziemy potrzebowali konta. Te jednak możemy utworzyć tylko z poziomu przeglądarki www. Trochę to ograniczające.

Aplikacja mobilna Basecamp została wyposażona w rozbudowany interfejs Holo UI. Większość poleceń znajdziemy w menu za lewą krawędzią ekranu. Możemy z tego poziomu przejść do osi czasu, na której zobaczymy zmiany statusu wszystkich projektów, w których dotąd mieliśmy okazję uczestniczyć. Tutaj też aktywujemy kalendarz a także podejrzymy własny profil oraz każdy projekt z osobna.

Basecamp to dość solidny produkt, który dobrze rozszerza możliwości tej platformy. Twórcy zadbali o to, by aplikacja dysponowała najważniejszymi funkcjami przy zarządzaniu projektami. Całość może nie wygląda najlepiej i nie jest szczególnie przejrzysta, ale nadrabia ogromnymi możliwościami. Trudno o równie dobre narzędzie do mobilnego zarządzania projektami.

Wybrane funkcje Basecamp to:

• tworzenie dokumentów on-line przez kilka osób jednocześnie,
• lista rzeczy do zrobienia,
• kamienie milowe,
• blog z możliwością komentowania,
• kalendarz z terminami,
• czat.

Alternatywne programy do zarządzania projektami

TuDu to pierwsza w Polsce platforma umożliwiająca zdalną współpracę pomiędzy organizacjami pozarządowymi, aktywistami i wolontariuszami. To społeczność wolontariuszy, którzy są chętni wspierać organizacje pozarządowe 24h na dobę, 7 dni w tygodniu.

TuDu wypełnia niszę rynkową – w polskim Internecie dotychczas brakowało miejsca, w którym organizatorzy projektów społecznych (m.in. aktywiści, organizacje pozarządowe) mogliby skorzystać z bezpłatnej pomocy online pasjonatów i profesjonalistów z różnych dziedzin. Brakowało również miejsca, w którym osoby zapracowane znalazłyby sposób na szybkie, acz treściwe zaangażowanie się w ciekawą akcję społeczną. Na TuDu oba powyższe typy odbiorców będą mogły nawiązać ze sobą współpracę.TuDu została stworzona przez Fundację Dobra Sieć – warszawską organizację pozarządową, która od kilku lat aktywnie promuje wykorzystanie Internetu w działaniach społecznych.

Jakie zadania znajdę na TuDu?

Burze mózgów, redagowanie tekstów, edytowanie grafiki, drobne prace programistyczne, tłumaczenia, szukanie informacji – wszystko, co da się wykonać za pośrednictwem Internetu.

Programy do zarządzania projektami developerskimi

Assembla -to aplikacja przede wszystkim dla web developerów. Pozwala skutecznie komunikować się z klientem, inwestorami czy zewnętrznymi podwykonawcami, ale i zorganizować pracę wewnątrz zespołu. Assembla jest powiązana z Dropboxem, a także umożliwia pracę w chmurze i udostępnia przestrzeń dla przechowywania waszych pików i napisanego kodu tak, aby wszyscy współpracownicy mogli zyskać do nich łatwy i szybki dostęp. To także narzędzie do zarządzania projektem – można w nim przypisywać zadania, śledzić postęp prac i zamykać rzeczy już ukończone.

Do najważniejszych funkcjonalności zaliczyć można:

• zarządzanie zadaniami,
• zgłaszanie błędów,
• Wiki,
• fora dyskusyjne,
• nadawanie uprawnień użytkownikom,
• zarządzanie czasem,
• kamienie milowe.

Assembla to program dostępny w kilku wariantach cenowych – w zależności od ilości projektów oraz liczby użytkowników. Koszt waha się w granicach od 24$ (3 projekty i 15 członków) do 159$ (100 projektów oraz 100 użytkowników) miesięcznie. Możliwe jest także darmowe korzystanie z programu – dotyczy to 1 projektu oraz 3 użytkowników.

Podio – pomaga zarządzać nie tylko projektami, ale również spotkaniami i wydarzeniami, które są z nim związane. Jest też w stanie wspomóc proces rekrutacyjny pracowników do twojego projektu. Interface jest przyjazny, a co ważniejsze – umożliwia zarządzanie zadaniami, przesyłanie wiadomości i pozwala na pełną synchronizację z SkyDrive, dyskiem Googla i Dropboxem.

Krótki przegląd funkcjonalności oferowanych przez Podio:

• Wszystko związane z jednym projektem znajdziesz na jednej stronie (zwanej „pozycją” – „Item”). Obejmuje ona wszystko – od samego tworzenia struktury projektu po zamykanie sprzedaży. Dzięki temu współpraca będzie łatwiejsza i bardziej przejrzysta.
• Wszystkie informacje zawarte na stronie projektu będą aktualizowane w czasie rzeczywistym. Dołączanie plików, przeglądanie statusów, dodawanie opinii i sugestii w komentarzach jest tak łatwe, jak kliknięcie.
• Obsługa wielu różnorodnych podglądów dla każdego projektu – od prostych tabel do dynamicznie się zmieniających zestawień. Sam możesz wybrać widok, który najlepiej zwizualizuje Twoją pracę.
• Tworzenie raportów, byś był na bieżąco informowany zarówno o Twoich własnych postępach, jak i całego projektu. Dzięki temu będziesz mógł się skupić tylko na swoich obowiązkach lub zobaczyć ogólne podsumowanie pracy całego zespołu.
• Śledź swoich klientów i organizuj swój zespół za pomocą wbudowanego w Podio konfigurowalnego CRM.
• Podio może być bez problemu zintegrowane z Dropboxem, Google Drive, Evernote i innymi narzędziami, by stać się jedną platformą łączącą całą pracę Twojego zespołu w jednym miejscu.
• Podio zapewnia bardziej przyjazne zespołowi środowisko pracy poprzez usprawnienie komunikacji i redukcję wewnętrznego mailowania.
• Możesz użyć tej aplikacji w swojej przeglądarce lub na urządzeniu z systemem Android albo iOS.
• Narzędzie oferuje pełne i otwarte API, które pozwoli Ci dowolnie rozbudowywać Podio.
• Prosty interfejs oparty na przeciągnij i upuść zapewnia użytkownikom pełną swobodę bez konieczności jakiegokolwiek programowania.

Najlepsze w Podio jest to, że może współpracować z Citrix. Współpraca z tą zaufaną marką w zarządzaniu projektami i środowiskach pracy zespołowej sprawia, że Podio zyskuje bardzo na wiarygodności.

Podio wydaje się być bardzo fachowym narzędziem oferującym wiele funkcjonalności. Także naturalną koleją rzeczy jest to, że posiada wiele związanych z tym zalet:

• lepsze zarządzanie projektami,
• łatwiejsza współpraca i dzielenie się zadaniami,
• koncepcja obszarów roboczych jest unikalna w kategorii narzędzi do zarządzania projektami,
• prosty interfejs,
• imponujący zestaw funkcjonalności,
• dostępność online, a co za tym idzie możliwość pracy praktycznie z dowolnego miejsca na Ziemi,
• kredyt zaufania (wpływ Citrix).

Jednakże znajdzie się tu też kilka słabszych punktów, które wymagają ulepszeń:

• na samym początku ogromna ilość opcji może trochę przytłaczać,
• ceny mogłyby być nieco niższe, szczególnie dla małych organizacji (przez to w zasadzie nadaje się tylko dla dużych przedsiębiorstw).

Jeden by zarządzać wszystkimi

Ostatnio natknąłem się na bardzo ciekawe (i w dodatku polskie) rozwiązanie. Mówię tutaj o ICProjekt. 

Widać, że system mocno jest inspirowany aplikacjami dla programistów oraz osób pracujących „na godziny”. Z poziomu administratora jest tam mnóstwo fajnych funkcji.

Narzędzie łączy w sobie cechy dobrego CRM i aplikacji do zadań. Jak sami o sobie mówią są połączeniem

• Asana (czyli podejście zadaniowe)
• Jira (aplikacji dla programistów i śledzenia progresu)
• Basecamp
• CRM
• Slack (narzędzie do komunikacji w dedykowanych kanałach).

Dostępność różnych widoków (listy, kanban, checklisty itd) oraz spore możliwości dostosowania powodują, że to bardzo przyjemne narzędzie dla wielu, wielu programistów czy przedsiębiorców.

Fajny jest też dodatek baza wiedzy, który umożliwia stworzenie wewnętrznego systemu dzielenia się wiedzą.

Dodatkowe integracje z narzędziami zewnętrznymi, możliwość ustalenia czasu potrzebnego na realizację zadania wraz z ustalaniem ceny za tą godzinę powoduje, że jest to system, który pomoże na nowo postawić nie jeden biznes.

Byłem wręcz gotowy porzucić swoje dotychczasowe aplikacje w firmie i zacząć korzystać wyłącznie z ICP. Niestety na ten moment mamy zbyt wiele przyzwyczajeń, aby sprawnie zmienić system. Ponad to, ICP posiada jeszcze z mojej perspektywy kilka drobiazgów tzn. UX, które muszą poprawić, aby aplikacja była w 100% użyteczna.

Zdecydowanie polecam do testów.

Jak wybrać program do zarządzania projektami?

Nie ma na to pytanie dobrej odpowiedzi. Same programy do zarządzania relacjami czy projektami są drugorzędne. Alternatyw na rynku jest całe mnóstwo – wręcz liczone w setki. Nozbe, można zastąpić Asaną lub Trello. Basecampa i Podio na przykład Jirą. Na rynku istnieją też świetne CRMy z funkcją delegowania zadań takie jak Firmao, Zoho czy słynne polskie narzędzie Instream.io. Za rogiem mamy też typowe CRM do obsługi lejka sprzedaży jak Pipedrive.

Najważniejszy element to chęć współpracy całego zespołu. Nie da się wprowadzić jakiegokolwiek rozwiązania, jeśli zespół nie zauważa problemu i nie chce wspólnie wdrożyć zmian.

Ponad to sam wybór narzędzia nic nie zmienia – dużo ważniejsze są wewnętrzne procedury. Wszystko sprowadza się do ludzi. Starożytni Egipcjanie zrealizowany gigantyczny projekt i to programów do zarządzania zadaniami 🙂  Ale ich system pracy z podwykonawcami chyba jest nie do powtórzenia w naszych czasach 🙂

Niezmiennie jednak. Jeśli chcesz, aby Twoja firma rosła, klienci byli bardziej zadowoleni, warto stworzyć standardy pracy. Osiągniesz dużo więcej, jeśli zamiast chaotycznie brać się za realizację zadań, zatrzymasz się, przemyślisz swoje priorytety, wypracujesz odpowiednie nawyki oraz procedury. O procedurach poczytasz w moim e-booku. Możesz go pobrać stąd!