Pracujesz? A może się „krzątasz”? Przeszkadzają Ci dystraktory.

Z pewnością niejednokrotnie spotkałeś się z sytuacją, kiedy dystraktory uniemożliwiały Ci wykonywanie pracy. Sytuacja pogarsza się zwłaszcza w przypadku pracy zdalnej, kiedy miauczący kot, konfliktowi sąsiedzi lub włączona pralka nie daje Ci spokoju. Wszystko Cię rozprasza. Masz wrażenie, że cały czas jesteś zajęty ale tak naprawdę tylko się „krzątasz” przesuwając długopisy na biurko w lewo i w prawo. I na koniec dnia masz wrażenie, że nie udało Ci się niczego zrobić….

W pracy  biurowej także narażeni jesteśmy na dystraktory w postaci plotkujących kolegów, hałasu, muzyki, czy kilkunastu spraw do załatwienia w jednej minucie i kolejnych wymagań szefa. W jaki sposób poradzić sobie z tym problemem? Jak ja sobie radzę? Zapraszam do lektury!

Czym są dystraktory?

Dystraktory to wszystko co Cię dekoncentruje i nie pozwala się skupić.

Dystraktorami nazywa się też wszelkie ‘’zakłócacze’’ i rozpraszacze w miejscu pracy. Powodują one odciąganie uwagi oraz problemy ze skupieniem się na jednej, konkretnej czynności. Według krzywej koncentracji (to ten odręczny wykres, który stworzyłem samodzielnie 🙂 potrzebujemy od 20 do 30 minut, aby wejść w fazę pełnego skupienia. Jeśli pojawi się jakiś dystraktor z czasem dzieją się bardzo dziwne rzeczy. Przede wszystkim wybijamy się z rytmu i skupiamy na czymś zupełnie innym. Nasza uwaga i skupienie na zadaniu ucieka. Równocześnie mamy wrażenie, że jesteśmy cały czas zajęci danym zadaniem i nasz mózg świruje. Próbujemy się ponownie skupić i w większości przypadków, przypomnimy sobie o czymś jeszcze innym co jeszcze mocniej wybije nas z rytmu pracy – często na dłuższy czas i to w dodatku na czymś zupełnie przeciwnym niż nasze zadanie (stąd „ujemne” skupienie).

Jesteśmy wstanie utrzymać koncentrację przez około godzinę. Zapewne jednak z doświadczenia wiesz, że czas ten nie ma nic wspólnego z rzeczywistością, zwłaszcza wtedy, kiedy w pobliżu znajduje się telefon komórkowy, a w komputerze masz stały dostęp do Internetu. W efekcie zadanie, które moglibyśmy wykonać w mniej niż godzinę zajmuje nam nawet trzy razy więcej.

Które dystraktory są Twoje?

Pozwolę sobie przytoczyć jedno z najpopularniejszych haseł używanych przez psychologów- „o zależy”. Rodzaj dystraktorów uzależniony jest od miejsca pracy. Dla jednej osoby dystraktorem może być rozmowa koleżanek z pracy za biurkiem, natomiast dla innej osoby może być to ucząca się grać na skrzypcach sąsiadka. Pamiętaj jednak, że dystraktor wbija się do umysłu i wybija z rytmu pracy. Trzeba z tym walczyć, jeżeli chce się osiągać więcej. Zaraz pokażę Ci, jak możesz wzmocnić swoją koncentrację i osiągać wyższe cele. 

Najczęstszym problemem są jednak aplikacje, które walczą o naszą uwagę. Migające powiadomienie w telefonie często uruchamia lawinę myśli.

Może to SMS od partnerki/partnera.

Może coś się stało.

Może ktoś potrzebuje pomocy.

To zajmie tylko sekundkę. Sprawdzę i wracam do zadania.

Chwytasz za telefon. Uff to tylko powiadomienie na instagramie, o nowym komentarzu. Czytasz komentarz w stylu:

Ale zaraz obok masz bardzo ładne zdjęcie. I zaczynasz charakterystycznie ruszać kciukiem z dołu w górę… Zaczyna się pętla… Czas leci…

Zdolności człowieka do skupienia uwagi

Żaden człowiek nie jest w stanie utrzymać najwyższego poziomu skupienia uwagi przez wiele godzin każdego dnia. Skupienie jest zasobem. Sporo o tym pisałem w artykule Jak się skupić?.

Umiejętność pracy głębokiej można ćwiczyć i wytrenować.

Tak naprawdę każdy człowiek ma zupełnie inny cykl koncentracji, w których dni najwyższej wydajności niemiłosiernie przeplatają się z dniami rozproszenia, senności i braku wydajności. Najczęściej za brak efektów pracy lub jej spowolnienie odpowiadają dystraktory. Każdy pracodawca powinien więc pamiętać o tym, aby wyeliminować wszelkie rozpraszacze (muzyka, hałas itp.) w miejscu pracy. 

Bezlitosne rozpraszacze w miejscu pracy

Portal CareerBuilder jakiś czas temu przedstawił badania, których celem było zidentyfikowanie powszechnych dystraktorów. Pracownicy różnych sektorów (zwłaszcza pracownicy HR i biurowi) zostali poproszenie o wskazanie tych czynników, które ich zdaniem, najbardziej rozpraszają ich w pracy. Zdaniem respondentów wśród dystraktorów znalazł się:

• Telefon komórkowy (aż 52% respondentów),
• Internet – 44%,
• Kontakty z innymi pracownikami (rozmowy) – 37%,
• Dostęp do portali społecznościowych – 36%,
• Poczta e-mail –  31%,
• Hałas w miejscu pracy (np. muzyka, inni współpracownicy) –  17%.

Trudny powrót po przerwie, czyli czarny poniedziałek

Dlaczego zdaniem wielu osób poniedziałek to najgorszy dzień w całym tygodniu?

Najczęściej dzieje się tak, dlatego, że po weekendzie nadmiar obowiązków nas przytłacza. Skrzynka pocztowa pęka w szwach, telefony się urywają, a Ty nie wiesz, w co masz włożyć w ręce? Przede wszystkim usiądź, skup się i zacznij od początku. Sprawy rozwiążą się szybciej, niż Ci się wydaje, jednak postępuj zgodnie ze schematem. Kiedy odpisujesz na wiadomości, nie odbieraj telefonów, możesz przecież oddzwonić, kiedy skrzynka będzie pusta. 

Przede wszystkim pamiętaj o przeglądach!

Jak walczyć z dystraktorami? Oto 13 sposobów!

• Twoje biurko to stół operacyjny

Żaden lekarz nie podejmie się operacji na brudnym stole. Ty też nie powinieneś podejmować pracy w chaosie. Może Ci się wydawać, że kreatywna przestrzeń to taka pełna różnych rzeczy. W praktyce są to elementy, które Cię rozpraszają i pozwalają Twojemu mózgowi na ucieczkę.

To nie oznacza, że od razu musisz być totalnym minimalistą i nie trzymać żadnych prywatnych rzeczy na biurko. Staraj się je jednak świadomie wybierać i maksymalnie ograniczać. Na przykład moja przestrzeń wygląda mniej więcej w ten sposób (aktualnie zmieniłem biuro ale „setup” wygląda identycznie):

W tym przypadku mniej znaczy lepiej.

• Wyeliminuj hałas

Bez wątpienia hałas to największy wróg pracy. To głównie dźwięki rozpraszają naszą uwagę i interesują nasz umysł. Jeżeli pracujesz w domu, wówczas zamknij okno. Włóż stopery do uszu i zamknij drzwi. Analogicznie postępuj w biurze. Postaraj się wyciszyć wszystkie te hałasy, które najbardziej Ci przeszkadzają. Jeżeli w miejscu pracy przeszkadzają Ci odgłosy kolegów z pracy, spróbuj zignorować dopływ bodźców lub w miarę możliwości, także włóż stopery do uszu. Z pewnością inni pracownicy to zrozumieją, a szef doceni efekty ciężkiej pracy.

Osobiście lubię pracować przy muzyce – ale tylko takiej elektronicznej bez słów. W stylu minimal lub dubstep. Zauważyłem, że głośna i rytmiczna muzyka bardzo mi pomaga. Poza tym mam na głowie też duże słuchawki. Nie tylko całkowicie tłumią dźwięki biura ale też mocno zniechęcają innych do zagadywania. Czasami nawet zdarzyło się, że ktoś coś do mnie mówił ale był poza zasięgiem mojego wzroku a ja go nie słyszałem. Wtedy ten ktoś zazwyczaj uznawał, że to co ode mnie chciał może poczekać…

• Ustal priorytety i ogranicz multitasking

Jeżeli Twoja praca polega na pisaniu raportu i jednoczesnym odpisywaniu na e-maile i odpieraniu telefonów, musisz nauczyć się ustalać priorytety. W raportach przeprowadzanych przez urzędy statystyczne aż 60% osób przyznało, że czuje presje w miejscu pracy, kiedy zmuszona jest do podzielności uwagi. Wydajność wzrośnie, jeżeli wyznaczysz sobie priorytety. W przypadku rozmowy z klientem twarzą twarz nie odbieraj telefonów. Takie zachowanie sprawi, że klient nie poczcie się ignorowany, a Ty będziesz mógł zaproponować konkretną ofertę i rozwiązania. 

Multitasking nie istnieje. Twój mózg tego nie potrafi. Mogłeś jedynie nauczyć się bardzo szybko przeskakiwać pomiędzy różnymi zadaniami. Ale to kosztuje energię. A dokładniej bardzo dużo energii. To zwyczajnie nie jest optymalny sposób na rozwiązywanie problemów i kończenie zadań. Spróbuj przez jakiś czas pracować nad jedną rzeczą równocześnie i porównaj efekty pracy.

• Myśl linearnie

Punkt ten powiązany jest z wymienionym powyżej. Kiedy wykonujesz jedną czynność, zrób ją od początku do końca. Skup się na jednym konkretnym zadaniu. Pozwoli to na zachowanie ładu i porządku, a także pozwoli ograniczyć zbędny chaos. 

• Zadbaj o bezpieczeństwo

Punkt ten wydaje się może dziwny, jednak z powodu natłoku pracy, bardzo często wiele spraw wykonujemy w pośpiechu. Nie rób makijażu, jadąc samochodem i nie pisz sms-ów. Miej na uwadze to, że oddzwonić możesz na stacji zupełnie tak samo, jak zrobić makijaż. Optymalizacja czasu pracy i wykonywanie zadań nie oznacza ryzykowania. W samochodzie możesz „oszczędzić czas” słuchając audiobooki. Ale próba odpisywanie na maile zawsze skończy się tragicznie. 

A jeśli chciałbyś Znaleźć Czas – polecam Ci z całego serca moją książkę, która wciąż wisi wysoko na liście bestsellerów.

• Stosuj metodę małych kroków

Chociaż wielkie cele są doskonałe i można je osiągnąć, stosuj metodę małych kroków. Nie wbiegniesz od razu na najwyższą górę. Trening należy rozpocząć od niewielkich gór, a metoda małych kroków sprawi, że będziesz miał fokus na najważniejsze sprawy, które doprowadzą Cię na sam szczyt. 

• Pozbądź się dystaktorów, których możesz

Włóż telefon osobisty do torby i wyloguj się z Facebooka. To na początek. Jeżeli Twoja praca nie wymaga dostępu do Internetu, odłącz go. Daj koleżance delikatnie do zrozumienia, aby nie zgadywała Cię w miejscu pracy, kiedy dopiero usiadłeś do biurka. 

• Rób listy ‘’to do’’

Bez względu na to, czy Twoja praca jest schematyczna, a zakres obowiązków codziennie jest taki sam, rób sobie listy rzeczy, które musisz zrobić danego dnia w pracy. Odhaczaj wszystkie zrealizowane cele i ciesz się efektami. Kiedy lista jest długa odczuwamy frustrację, chcemy jak najszybciej wypełnić wszystkie obowiązki. Z kolei w momencie, kiedy lista się skraca, odczuwamy przyjemne uczucie wypełnionej misji. W planowaniu codziennych obowiązków przydatna może okazać się technika Bullet Journal. Aktualnie projektuje własny planner, który również pomoże Ci unikać dystraktorów.

• Stosuj schematy

Schematy w tym przypadku oznaczają gotowe odpowiedzi, na przykład na poczcie email. Jeżeli w pracy wysyłasz schematyczne e-maile, stwórz szablon. Jeżeli praca polega na wysyłaniu zapytań ofertowych, stwórz gotowego e-maila, w którym oferta będzie opisana, a czynność będzie wymagała jedynie wysłania e-maila.  Poczytaj też o tworzeniu procedur firmowych.

• Sprawy prywatne załatwiaj… po pracy

W godzinach pracy skupiaj się wyłącznie na pracy. Nie odpisuj na sms-y, nie odbieraj telefonów. Rozmowy z bliskimi, czy poszukiwanie prezentów dla dziecka to czynności, które odciągną Cię z pracy na wiele minut. Gdy jesteś w firmie, obowiązki domowe odłóż na bok. Wszelkie sprawy organizacyjne (np. kwestie odbioru dziecka z przedszkola) ustalać dzień przed, a w przypadku ważnych informacji proś o wysyłanie wiadomości, które odbierasz jednak wyłącznie w czasie przerwy. 

• Dbaj o odpoczynek

Efektywność w pracy uzależniona jest od stopnia wypoczęcia. Jeżeli nie przespałeś pół nocy lub w czasie weekendu ostro imprezowałeś, z pewnością Twoja wydajność będzie niska. Zmęczenie wpływa także na poziom rozdrażnienia i zły nastrój. Dbaj o codzienny sen oraz relaks. Staraj się jednak odpoczywać na świeżym powietrzu, a nie przed ekranem telefonu. Zdaniem amerykańskich naukowców, uzależnienie od mobilnych urządzeń wpływa negatywnie na funkcjonowanie neuronów. 

• Trenuj skupienie i koncentrację

Brzmi dziwnie? Wcale nie! Koncentrację i skupienie można trenować. Przydatne mogą okazać się poradniki dostępne w sieci lub uprawianie jogi. Kiedy nauczysz się skupiać na doznaniach z własnego ciała i ignorować dystarktory za oknem, z pewnością nauczysz się także analogicznego skupienia w pracy. Ćwiczenia oddechowe to doskonały przykład tego, jak szybko i skutecznie można nauczyć się ignorować hałas za oknem, przyglądając się wyłącznie swojemu oddechowi, pozycji. 

• Stosuj aplikacje blokujące

W sieci znajdziesz wiele aplikacji blokujących, które sprawią, że nasza uwaga nie zostanie odciągnięcia na przykład przez Facebooka, czy inne serwisy. Wśród najpopularniejszych, darmowych aplikacji blokujących znajdziemy Self Restraint, Self Control, czy Stay Focused. Powiadomienia nie będą nas rozpraszać, a czas przed komputerem będzie maksymalnie wydajny!

Jak pokonać dystraktory w życiu codziennym?

Warto zauważyć, że dystaktory przeszkadzają nam w wypełnianiu obowiązków nie tylko w pracy, ale także w domu. W codziennym życiu i wypełnianiu obowiązków powinniśmy kierować się dokładnie tymi samymi wskazówkami, co w pracy. Bardzo często staramy się jednak robić kilka rzeczy w jednej minucie, zwłaszcza w przypadku, kiedy zostaliśmy mamą lub tatą. Wstawienie prania i jednoczesne gotowanie obiadu oraz przebieranie dziecka? Żaden problem.

Podzielność uwagi jest oczywiście bardzo przydatna, jednak nie każdy ma ten dar. Rób listy i odhaczaj wypełnione zadania. Uzyskasz dzięki temu ład i porządek. Wyłącz jednak telewizor, który dźwiękami z pewnością skusi Cię na chwilowy odpoczynek,  który wydłuży się do godziny, ponieważ akurat leci ulubiony serial. Odłóż telefon. Obowiązki domowe są tak samo ważne, jak te w pracy. 

Samodyscyplina a szkolenia psychologiczne

Jeszcze kilka lat temu szkolenia psychologiczne nie cieszyły się tak dużą popularnością, jak współcześnie. Obecnie zdajemy sobie sprawę, że zdrowie to nie tylko dobrostan fizyczny, ale także psychiczny. Samodyscyplina to ważna umiejętność, którą można nabyć w toku życia. Można tego dokonać pod okiem specjalistów z dziedziny biznesu i psychologii. W trakcie szkoleń można nabyć praktyczne wskazówki i umiejętności. Pamiętajmy, że najlepsza inwestycja to ta, która poczyniona została w poczet samego siebie. W sieci znajdziemy wiele bezpłatnych ofert szkoleń w formie reklamy danego miejsca. Zrób research i zadbaj o rozwój osobisty, w którym znajdziemy także samodyscyplinę ważną w życiu zawodowym i prywatnym.