Zapchana skrzynka mailowa nie sprzyja efektywności. Słyszałeś o technice Inbox Zero? Pisałem o tym już kilkukrotnie. Ogólnie nie ma lepszego uczucia niż na koniec dnia pracy zobaczenia poniższego powiadomienia:
Kojarzysz ten moment, w którym włączasz skrzynkę i od razu tracisz zapał do pracy? Spokojnie, to uczucie zna wielu ludzi. Cały problem tkwi w złej organizacji swojej poczty e-mail. Mnóstwo nieskategoryzowanych maili potrafi zdemotywować, dlaczego więc ich nie pogrupować? Inbox Zero to sposób na to, żeby uniknąć pogubienia się w swoich sprawach.
Inbox zero jest nawykiem, który nada Twojej pracy ze skrzynką mailową rytmu i sprawi, że stanie się ona o wiele bardziej efektywna. Ergonomia w pracy jest niezwykle ważna, ponieważ każda sekunda się liczy. Nie warto czasu marnować. Pomyśl tylko o tym, ile cennych minut ucieka Ci na różnych sprawach, na przykład próbach “odkopania” się ze wszystkich maili, które przyszły na Twoją pocztę.
Problem ten unaocznia się szczególnie wtedy, gdy wracamy z urlopu i musimy zapoznać się ze wszystkimi wiadomościami, które trafiły do naszej skrzynki odbiorczej. Milion spamu, powiadomień, a między tym wszystkim faktury i naprawdę ważne maile od klientów. Porządek ponad wszystko!
Czym jest Inbox Zero?
Inbox Zero jest sposobem na uporządkowanie swojej skrzynki odbiorczej w taki sposób, aby widniały na niej wyłącznie te sprawy, które wymagają naszego działania. Innymi słowy – każdego maila traktujemy jako zadanie. Jeśli nie jest wykonane – czeka na swoją kolejkę.
Oczywiście jeden z celów to zakończenia dnia pracy z czystą skrzynką 🙂
Na adres e-mail codziennie przychodzi mnóstwo wiadomości – zarówno ważnych, jak i tych niewartych naszego czasu. Jak nietrudno się domyślić, w takiej sytuacji bardzo łatwo jest pominąć coś ważnego, a chyba nie o to chodzi, prawda? Tego typu sprawy bardzo często prowadzą do tego, że z pracy wychodzimy pełni niepokoju i lęku, mając z tyłu głowy obawę, że nie zrobiliśmy czegoś ważnego.
Stosując Inbox Zero będziesz mógł uniknąć nieprzyjemnego nastroju, który towarzyszy opuszczaniu biura, i skupić się na tym, w jaki sposób będziesz wypoczywał po pracy w domu!
Jak wprowadzić Inbox Zero w swojej pracy?
Zacznij od uniknięcia nawyku sprawdzenia cały czas skrzynki. To częsty błąd. Wyłącz powiadomienia, najlepiej wyłącz synchronizację wiadomości. Budując nawyki (poczytaj o tym więcej tutaj) pamiętaj, aby NIE zaczynać dnia od przeglądu skrzynki mailowej.
Praca asynchroniczna (dla odmiany o tym sposobie pracy możesz przeczytać tutaj) ma to do siebie, że to Ty przejmujesz stery. Maile zazwyczaj nigdy nie są najważniejsze – nikt chyba nie oczekuje, że wysyłając „list elektroniczny” dostanie odpowiedź w 4-10 minut. A raczej tego samego dnia, najpóźniej następnego.
Najpierw rzeczy najważniejsze – potem skrzynka mailowa. Najlepiej sugerowałbym ustawić sobie powiadomienie i sprawdzaj skrzynkę w określonych godzinach np. o 12 i pod koniec dnia o 16.
Wtedy zaczynamy przegląd 🙂
Przy każdej nowej wiadomości zastanów się nad tym, czy jest ona ważna. Taki podział potrafi zmienić bardzo wiele i już na samym początku pozwoli pozbyć się niepotrzebnych treści. Następnym wiadomościom powinieneś nadać poziom ważności i według niego zacząć realizować zawarte w nich zadania i cele.
Jeśli czytałeś o GTD to pewnie słyszałeś już o przeglądzie i priorytetach. W moim przypadku mam kilka dedykowanych folderów w skrzynce – i staram się trzymać w nich porządek. Każda przeczytana wiadomość albo czeka jako zadanie albo dużo częściej przerzucana jest do Nozbe (które ma też fajna opcję przesyłania sobie maila do skrzynki spraw :)).
Staram się też od razu wypisywać z wszystkich zbędnych mi newsletterów – raz w kwartale zaglądam do UNROLL.ME czyli genialnej aplikacji, która pomaga zarządzać Ci wszystkimi subskrypcjami 🙂
Dbaj o swoją skrzynkę. Usuwaj to czego tam nie chcesz.
I to wszystko! Nie wydaje się to trudne, prawda?
Na Inbox Zero składa się 5 działań:
- Usuń niepotrzebne wiadomości
- Oddeleguj resztę
- Wykonaj te, które zajmą Ci kilka minut
- Wymagające czasu odłóż na później
- Zarchiwizuj ważne, ale niepriorytetowe
W pierwszej kolejności usuń wszystkie te wiadomości, które nie są Ci potrzebne
Na skrzynkę trafiają różne treści – od spraw biznesowych po spam. O ile te pierwsze należy zostawić, a drugie usunąć, to pomiędzy nimi jest jeszcze wiele innych!
Czy wiesz, czym są tzw. dupochrony? To maile, które wysyła się nie tylko do odbiorcy, ale również do osoby trzeciej, która ewentualnie potwierdzi ich treść i fakt wysłania danej wiadomości. Często takie wiadomości są zasadne, a osobą trzecią jest ktoś, kto powinien nią być, jednakże zdarza się, że taka osoba trzecia wybierana jest zupełnie przypadkowo. Takie maile należy usuwać, gdyż nie dotyczą Ciebie, a wyłącznie wprowadzają chaos i “zaśmiecają” skrzynkę. Usuwaj je lub przesuwaj do poszczególnych folderów – u mnie wygląda to mniej więcej tak:
Oczywiście w danej kategorii często są pod kategorie (np. każdy mój klient ma swój „folder”)
Jeżeli chcesz, aby system Inbox Zero działał w pełni sprawnie i przynosił Ci efekty, musisz pogrupować te wiadomości, których nie usunąłeś. Zachęcam do utworzenia folderu “gotowe” lub “zrobione” dla tych zadań i maili, które zostały już przeczytane i wykonane. Dzięki temu Twoja skrzynka stanie się o wiele czytelniejsza i wolna od niepotrzebnych już wiadomości.
Gdy to zrobisz, Twoim oczom ukażą się wyłącznie te maile, które są warte uwagi i wymagają działania.
Wykonaj te zadania, które nie są czasochłonne
Pora wziąć się do pracy! Odpowiadanie na maile, szczególnie gdy jest ich dużo, jest żmudną, mało interesującą pracą. Dzięki Inbox Zero takie nie będzie, gdyż z doświadczenia wiem, iż maili na które będziesz musiał zareagować będzie maksymalnie kilkanaście, a to już o wiele bardziej optymistyczna wizja, nieprawdaż?
Wszystko, co jesteś w stanie zrobić w kilka sekund lub minut, zrób od razu. Jeśli mail dotyczy kontaktu z klientem – skontaktuj się z nim, jeśli chodzi o potwierdzenie czegoś – po prostu odpisz „OK”. Dzięki załatwieniu w krótkim czasie najprostszych spraw, Twoja poczta mailowa wyłoni przed Tobą te sprawy, które wymagają więcej czasu i pracy.
Takie maile, jeśli już się do nich ustosunkujemy, przenosimy do folderu “gotowe”, “zrobione”, czy jakkolwiek go nazwałeś. Wiadomo, o który chodzi.
Bardziej pracochłonne przenieś na później, gdy będziesz miał czas aby się im oddać
Dobra organizacja pracy to podstawa! Jeżeli zaczniemy robić coś, co wymaga od nas dużego zaangażowania, to każda sprawa wymagająca go mniej wpłynie negatywnie na efekt naszego głównego zadania. Dlatego oddeleguj te maile, które są bardziej wymagające i zajmij się nimi dopiero wtedy, gdy uporasz się z mniejszymi wiadomościami, o których wspomniałem we wcześniejszym akapicie.
Nie musisz tworzyć nowego folderu, gdyż są to sprawy bieżące. Dobrze, żebyś je widział na swojej skrzynce, co w razie czego pozwoli Ci je zapamiętać. Lecz jeśli wolisz mieć i to uporządkowane, to stwórz folder “ważne”, czy “na potem”.
Archiwizacja!
Archiwizacja to coś, co kojarzy się z odłożeniem czegoś na długo, czasem z czymś, co jest już nieistotne. Jednakże nie w tym wypadku!
Archiwizuj te wiadomości, które dotyczą spraw ważnych, ale nie priorytetowych. Dzięki temu uporządkujesz nie tylko swoją skrzynkę odbiorczą, ale także wyznaczysz sobie priorytety i usystematyzujesz swoją pracę, a ma to ogromny wpływ na jej efektywność.
Wiadomości, które zarchiwizujesz nie znikną, ani nie zostaną usunięte. Tym działaniem odkładasz je na czas, gdy rozwiążesz wszystkie priorytetowe sprawy.
Inbox Zero jest bardzo przydatnym nawykiem, lecz nie dla każdego
Nie zawsze uda Ci się wprowadzić Inbox Zero. Jeżeli ktoś opracował już swój system kategoryzacji maili, to ten proponowany przeze mnie tylko rozbije jego rytm pracy. Najważniejsze dla Ciebie powinno być to, czy dzięki temu pracuje Ci się lepiej.
Jeśli chcesz zacząć stosować system Inbox Zero, to musisz być konsekwentny. Wyrabianie konkretnych nawyków wymaga dużo czasu i samozaparcia. U niektórych może być to proces całkiem długotrwały, gdy inni przyswajają nowe zachowania znacznie szybciej. Pamiętaj, nikt Cię nie zmusza do Inbox Zero. Jeżeli przyzwyczaiłeś się do stosowania flag, czy innych wbudowanych oznaczeń w systemie pocztowym, to możesz przy nim pozostać.
Z drugiej strony… serio. To strasznie przyjemne uczucie, kiedy kończysz dzień pracy i masz pustą skrzynkę mailową 🙂
Zdaniem niektórych korzystanie z Inbox Zero jest bardziej czasochłonne niż korzystanie z oznaczeń oferowanych przez systemy zarządzania pocztą. Jeśli czujesz się jednym z tych ludzi, to pozostań przy swoich nawykach.
Inbox Zero – dlaczego warto go wdrożyć?
Inbox Zero jest świetnym sposobem na zarządzanie wiadomościami w skrzynce mailowej! Pozwala nie tylko oszczędzić czas, ale także porządkuje i systematyzuje pracę. Jego wdrożenie nie wymaga więcej, niż samych chęci, a efekty zauważysz już po kilku dniach od stosowania. Zauważysz priorytety, szybko załatwisz małe sprawy i pozbędziesz się niepotrzebnych maili!
Jeżeli jesteś człowiekiem, który lubi oszczędzać czas na codziennych działaniach, to z pewnością ta technika przypadnie CI do gustu. Zachęcam do jej wypróbowania! A Ty? Masz już u siebie porządek?
