W dzisiejszych czasach powszechne stało się pojęcie pracy asynchronicznej. Wiąże się ono z możliwościami, jakie dają nam współczesne wynalazki. Czy to oznacza, że taki rodzaj pracy jest bardziej skuteczny? Czy jest on w ogóle potrzebny? A może… niezbędny?

Praca synchroniczna, a asynchroniczna – kluczowe różnice

Internet stawia nieskończone wręcz możliwości. Możesz pracować z dowolnego miejsca na świecie. Równocześnie praca w różnych strefach czasowych może być stresują.

Pracując w zespole rozproszonym bardzo trudno utrzymać ciągłość pracy. Często brak możliwości spotkania 1 na 1 uniemożliwia szybkie przegadanie tematu. Z drugiej strony nawet praca w jednym biurze może być bardzo skomplikowana – Ty masz chęć pracować, a inni mają ochotę pogadać.

Pracując razem w biurze, chodząc na spotkania, cały czas polegając na kontakcie osobistym pracujesz synchronicznie. Projekt, jakby nie był, wymaga ciągłego kontaktu dwóch osób.

Rozwiązaniem jest właśnie praca asynchroniczna. Rozpatrując wszelkie techniki pracy, zazwyczaj bierzemy pod uwagę kilka kryteriów.

Pierwszym z nich jest czas. Tu, zdecydowanie wygrywa praca asynchroniczna, która nie tyle ile została dostosowana, co wręcz ”wynaleziona” by być wykonywaną, gdy jest mało czasu.

Mamy więc z nią często do czynienia ”przy okazji”, gdy stoimy w kolejce do banku, jedziemy tramwajem, czy nawet gotujemy. Na tę formę pracy pozwalają współczesne wynalazki, takie jak smartfony, tablety, czy zwykłe mp3, na których możemy odtworzyć w formie audio materiały potrzebne do przygotowania prezentacji. Opcji jest bardzo wiele.

Jako drugie kryterium, rozważymy łatwość wykonywanej pracy.

Możemy przecież wykonywać całą masę czynności, ale siedząc w pociągu, nie wydrukujemy dokumentów. Jednakże prace można odpowiednio rozłożyć. Ponadto, kluczową zaletą jest zmiana środowiska, której brak przytłacza niejednego pracownika. Komfort związany z brakiem nudy i melancholijnego klimatu ma też bardziej praktyczną stronę, gdy chodzi o naukę.

Mózg bowiem kojarzy przyswajane informacje z miejscem, w którym je nabywamy. Zmiana miejsca pozwala efektywniej oswoić się z wiedzą, utrwalając ją i pozwalając na łatwiejsze do niej sięganie.

Skoro już mowa o efektywności – to również kryterium, które warto rozważyć przy wyborze sposobu pracy. I to chyba najważniejsze.

Praca asynchroniczna ma i tutaj pewne przeważające cechy. Nie da się bowiem efektywnie pracować, nie ruszając się z krzesła przez osiem godzin.

Praca synchroniczna to również rutyna, której nadmiaru należy unikać. Oczywiście, nie można odmówić pewnych zalet, płynących ze związanej z pracą synchroniczną rutyny. Rutyna ma bowiem to do siebie, że idzie w parze z nawykami, które to, jeśli są dobre, można je powiązać z wytrwałością, a więc skutecznym dążeniem do postawionych celów.

Praca synchroniczna – wady spotkań

Praca synchroniczna jest mocno związana ze stałym miejscem i godzinami, w których pełnimy ”wartę”. To nieuchronnie prowadzi do spotkań ze współpracownikami, którzy równie dzielnie wykonują powierzoną pracę.

Czy ten kontakt jest dobry? Na pewno ma zalety, takie jak motywacja do pracy, która przecież wzrasta, gdy widzimy jak nasza koleżanka odnosi sukcesy, stukając coś przez bite miesiące na klawiaturze.

Ale co z efektywnością? Nie ma efektywności, bez motywacji – mógłbyś rzec i miałbyś świętą rację. Ale tu, czeka na Ciebie zaskoczenie, ponieważ kontakt z innymi ludźmi, jeśli jest stały i taki sam, generuje motywację tylko początkowo.

Następnie motywacja spada, co pewnie sam wielokrotnie zaobserwowałeś po sobie. Przyczyny tego mogą być różne, ale wszystkie można włożyć do worka podpisanego ”słomiany zapał”.

Ów zapał można jednak regularnie wzniecać, nieregularnym kontaktem ze współpracownikami. Pozornie nielogiczna taktyka, ma wiadomy sens. Wtedy bowiem, każde spotkanie jest rodzajem nowości, za każdym razem prawie tak jakbyś rozpoczynał pracę. Inne wady spotkań f2f wiążą się z bardzo prostym faktem rozproszenia, z którym pewnie nie raz borykałeś się za sprawą współpracowników. Jeśli ktoś do Ciebie mówi, czasem niezręcznie jest powiedzieć: Wybacz, teraz pracuję. Pogadamy po godzinach.

Kolejną sprawą są celowe spotkania w pracy. Mowa tu szczególnie o tzw. burzach mózgów. Metoda ta jest stosowana na szeroką skalę i powszechnie zachwalana.

Zapewne właśnie ta powszechność, sprawia, że rzadko się mówi o jej wadach. A naprawdę jest co wymieniać:

1) Autocenzura – nie ma wątpliwości, że każdy człowiek boryka się ze wstydem. Poza tą cechą, działa również zwykła logika, która jednak nie jest tak logiczna, jak mogłoby się zdawać. O co chodzi? Otóż w czasie burzy mózgów, odnosimy wrażenie, że nasze pomysły są mniej oryginalne od cudzych, przez co często zarzucamy pomysł ich podania. Skąd to wrażenie? Stąd, że jesteśmy przyzwyczajeni do funkcjonowania naszego mózgu i myśli, wynikających z własnych doświadczeń. Dlatego nasze pomysły nie wydają nam się szczególnie oryginalne.

2) Brak moderacji – większość biurowych spotkań nie ma konkretnej agendy, brakuje osoby, która ciągnie spotkanie do celu. Zazwyczaj na spotkaniach face-to-face jest sporo osób, które…  nie powinny tam być. Zamiast siedzieć w jednym pokoju konferencyjnym spokojnie mogłyby pracować.

2) Lenistwo – tak, praca w grupie często jest związana z lenistwem. Nie tylko może z niego wynikać, ale również je powoduje, o czym świadczą liczne badania naukowe. Nie ulega też wątpliwości, że pracując w grupach jesteśmy mniej płodnymi pomysłodawcami. Żeby to zobrazować, warto przedstawić pewien eksperyment, przeprowadzony przez Donalda Taylora w 1958 roku. Poddani badaniom pracownicy zostali podzieleni na dwie grupy po 48 osób. Jedna miała za zadanie tworzyć pomysły w czteroosobowych zespołach, w drugiej, każdy musiał pracować indywidualnie. Jakie przyniosło to efekty? Grupy czteroosobowe wymyślały średnio po 38 pomysłów, osoby z drugiej krupy po 20. Pozornie, to czteroosobowe grupy były bardziej kreatywne, ale proste obliczenie (4 × 20) wskazuje, że w celu zrównania się z drugą grupą, czteroosobowe zespoły powinny były wymyślić 80 pomysłów.

Jak przekonać szefa do pracy asynchronicznej?

Jeśli zazwyczaj pracujesz synchronicznie, po przeczytaniu tego artykułu, pewnie będziesz się zastanawiał jak to zmienić. Praca synchroniczna jest bardziej powszechna, jednak trend ten i tak uległ sporym zmianom w przeciągu ostatnich dekad. Jeśli więc twoje losy zależą od szefa, dobrze będzie mu wykazać nastające zmiany i uargumentować, dlaczego są one zasadne. W tym celu przyda się nasz artykuł. O ile pokazanie go szefowi (ze względu na akapit mówiący o tym, jak przekonać szefa) będzie raczej złym pomysłem, to sporządzenie notatek na jego bazie, może okazać się świetnym przygotowaniem do merytorycznej rozmowy.

Jak zorganizować pracę asynchroniczną?

Przede wszystkim potrzebujesz narzędzi. Na rynku jest ich bardzo dużo. Dobry program, który umożliwia przydzielenie sobie zadań, delegowanie odpowiedzialności całkowicie wystarczy.

Chyba tajemnicą nie będzie, że ja i mój zespół pracujemy na aplikacji Nozbe (z tego artykułu dowiesz się, dlaczego kocham nozbe).

Więcej o aplikacjach tego typu możesz poczytać w moim poprzednim artykule – aplikacje do zarządzania projektami.

Najważniejsze zasady pracy asynchronicznej to przede wszystkim:

• umiejętność pracy poprzez delegowanie odpowiedzialności
• odpowiedni system pracy
• cierpliwość podczas wdrażania systemu
• tworzenie i optymalizacja wewnętrznych procedur
• wzajemne zaufanie i szacunek
• dbanie o komunikację

Kiedy ludzie rzadziej się widują łatwo zaburzyć relacje pomiędzy pracownikami. W ekstremalnych sytuacjach współpracownik staje się wyłącznie nickiem w narzędziu do zarządzania projektami a przestaje być konkretną osobą z krwi i kości.

Możesz wziąć przykład z mojego zespołu i regularnie organizować zaplanowane spotkania.

Sprinty tygodniowe

Najłatwiej zorganizować pracę asynchroniczną zespołom IT. W przypadku mojej agencji marketingowej  spotykamy się raz w tygodniu w środę, aby przede wszystkim:

• podsumować poprzedni tydzień
• zaplanować następny tydzień
• zweryfikować wąskie gardła i ewentualne problemy

Chcemy pracować mądrze i szybko. Meeting tygodniowy jest wydarzeniem niezwykle ważnym – obecność jest obowiązkowa. Podczas spotkania zadajemy sobie kilka konkretnych pytań na które odpowiadają wszyscy członkowie zespołu:

• Czy udało Ci się zrealizować Twój plan na zeszły tydzień?
• Jaki masz plan i główny cel na następny tydzień?
• Z czego jesteś dumny w swojej pracy w ostatnich dniach?
• Czy coś się wysypało, a jeśli tak to dlaczego i jak możemy temu przeciwdziałać?
• Co możemy zrobić, aby cały zespół szedł do przodu?
• Czy zespół ma jakieś potrzeby lub obawy?

Każde z tych pytań ma swój cel. Przede wszystkim chodzi o pewną formę self-coachingu. Publiczną deklarację zaplanowanych zadań, dzięki czemu każdy czuje odpowiedzialność przed zespołem. Nasze projekty są ze sobą powiązane, opóźnienia u jednego z członków zespołu mogą powodować opóźnienia u innych osób.

Równocześnie wzajemnie się rozumiemy i z szacunkiem przyznajemy się do błędów i pomyłek. Nie wyciągamy z tego tytułu konsekwencji. Szczerość i dobra komunikacja jest dużo ważniejsza, niż markowanie pracy i szukanie „tyłkochronów”.

Bez względu na to czy zespół pracuje zdanie, czy pracuje w jednym biurze – dobry przepływ informacji jest najważniejszy. Natomiast praca asynchroniczna – nawet jeśli cały zespół jest w jednym miejscu pozwala niesamowicie przyśpieszyć ilość i jakość wykonywanej pracy. Na takich wartościach i na takich zasadach buduje swoją firmę więc śmiało mogę to potwierdzić z własnej autopsji 🙂

Jeśli jesteś ciekaw, jak głębiej wygląda praca mojej firmy, jak tworzymy wewnętrzne procedury, jakie nawyki staramy się wykształcać – dawaj znać 🙂