Temat produktywności staje się dominującym tematem na moim blogu. To właśnie dzięki dobrym narzędziom i wewnętrznym procedurom udało mi się sporo osiągnąć. W tym artykule chce pokazać narzędzia, z których korzystam na co dzień 🙂

O produktywności nagrałem podcast – serdecznie Cię zapraszam do wysłuchania. Sporo mówiłem tam o metodzie GTD. Dziś trochę więcej o narzędziach. W dzisiejszych czasach jesteśmy otoczeni siecią urządzeń, które synchronizują i komunikują się ze sobą, tworząc sprawny ekosystem. Z roku na rok sprzęt jest coraz szybszy i coraz bardziej dopracowany. W dobie smartfonów i innych „smart” urządzeń, funkcjonalność komputera praktycznie zawsze mamy w zasięgu ręki. Jak wykorzystać ten potencjał?  Oto lista trzynastu aplikacji, które pozwolą na zwiększenie produktywności, ułatwienie pracy i lepszą organizację.

Nozbe – król wszystkich aplikacji

Jest to aplikacja, którą bardzo regularnie polecam. To najważniejsza aplikacja w moim ekosystemie. To od Nozbe właśnie wszystko zależy. Napisałem już kilka artykułów na ten temat – zerknij chociażby tutaj – dlaczego kocham nozbe.

Nozbe pozwala na organizowanie projektów, integruje wiele innych narzędzi, dzięki czemu może zastąpić kilka aplikacji w jednym miejscu. Nozbe łączy w sobie funkcje kalendarza, listy rzeczy do zrobienia i w pewnym sensie komunikatora w moim zespole. Współpracuje także z różnymi skrzynkami e-mail i chmurami, ale to nie wszystko, gdyż w Nozbe skorzystamy także z notatek utworzonych w Evernote, czy też dokumentów Google oraz Office. Michał Śliwiński, twórca Nozbe bardzo często podkreśla, jak ważne jest dla nich bezpieczeństwo. Miejsce, gdzie są serwery, zwiększają moje poczucie komfortu. Na razie przez ostatnie kilka lat – Nozbe nie zawiodło. Jestem wielkim ambasadorem tego narzędzia i pewnie już setki ludzi, dzięki mnie zaczęło korzystać z Nozbe i poprawiło swoją produktywność. Dla mnie bardzo ważne jest to, że aplikacja wygląda i zachowuje się tak samo na wszystkich urządzeniach, z których korzystam. Aplikacja jest też bardzo tania – do pięciu projektów jest za free, a później cena nie przekracza 25 zł – 35 zł miesięcznie. Zacznij korzystać już dziś – kliknij tutaj.

Dysk Google

Jestem zakochany w ekosystemie od Google. Właśnie dlatego to zestawienie otwiera kilka niezbędników. Google zawsze stawia na multiplatformowość, stąd aplikacje te dostępne są praktycznie wszędzie – bez względu na to, czy korzystam z telefonu, komputera czy tabletu. To zapewnia mi dostęp do plików zawsze i wszędzie, gdzie jest internet, niezależnie od tego w jakiej części świata się znajduję i z jakiego sprzętu korzystam (nawet, jeśli nie mam swojego sprzętu pod ręką). Pierwszym i najważniejszym narzędziem jest Dysk Google. To pakiet narzędzi biurowych z możliwością synchronizacji plików. To moje podstawowe miejsce do trzymania plików klientów, faktur, zdjęć, itd. Dysk zawiera bardzo przydatne i wygodne funkcje dzielenia się plikami, co bardzo przydaje mi się np. kiedy pracuję nad grupowym projektem. Mam tam też specjalny folder gdzie trzymam wszystkie książki elektroniczne. Mam też specjalne foldery dla moich pracowników, dzięki czemu nie szukamy plików.

Inbox by Gmail

To bardzo funkcjonalny i zarazem intuicyjny klient poczty e-mail. Od tradycyjnych rozwiązań odróżnia go bardzo sprawnie działające, automatyczne grupowanie wiadomości (na grupy takie jak finanse, zakupy i oferty). Z innych funkcji można wymienić odkładanie wiadomości na później, przypinanie i ustawianie przypomnień. To wszystko sprawia, że sprawdzanie i kontrolowanie skrzynki jest po prostu łatwiejsze i szybsze.

Google Kalendarz

Nadal Google. To tutaj ingeruje wszystkie powiadomienia. Nozbe, Inbox i tak dalej, automatycznie wrzuca mi powiadomienia tutaj. W zespole mamy potworzone specjalne kalendarze, gdzie planujemy wszystkie projekty, szkolenia, spotkania i tak dalej. To miejsce, gdzie wrzucam spotkania z klientami (a dzięki wewnętrznym funkcjom – wysyłam zaproszenia do klientów). Integrując to z takimi narzędziami jak Zoom, od razu mam dostęp do pokojów konferencyjnych. Poza tym Google Kalendarz mam wpięty w telefon, więc automatycznie dostaje powiadomienia o najważniejszych wydarzeniach.

Google Keep

Jest to prosta aplikacja służąca tworzeniu notatek i list rzeczy do zrobienia – tak jak w przypadku Dysku Google, tak i tutaj utworzone przez nas notatki będą sprawnie synchronizowane między urządzeniami. Aplikacja przydaje się, kiedy musimy szybko zanotować jakąś myśl bądź utworzyć listę rzeczy do zrobienia danego dnia. Wszystko bez udziwnień i zbędnych rzeczy, które mogłyby nas spowolnić.

Korzystanie z kilku aplikacji od Google ma także tę zaletę, iż programy te bardzo dobrze działają ze sobą i wzajemnie się uzupełniają. Na przykład do Gmaila od niedawna przypięty jest Keep, dzięki czemu notatki można pisać, przeglądając jednocześnie pocztę. Gmail współgra także z Dyskiem, dzięki czemu możemy na przykład natychmiastowo zapisać załącznik na Dysku. Wszystko to sprawia, że zarządzanie swoimi plikami i pocztą jest po prostu szybkie i proste.

Pocket

Jest to aplikacja służąca zapisywaniu różnych treści i organizowaniu ich. Kiedy natkniemy się na artykuł, wideo itp. w sieci, jednak aktualnie nie mamy na to czasu, wówczas z pomocą przychodzi właśnie ta aplikacja. Możemy w niej owe treści zapisać, dzięki czemu będziemy mogli do nich wrócić w dogodnym momencie. Pocket synchronizuje się między naszymi urządzeniami, dzięki czemu możemy zapisać coś na smartfonie w drodze do pracy i przeczytać na komputerze po powrocie do domu. Poza tym Pocket dostosowuje treści wedle naszych preferencji, tak aby nie zawierały rzeczy niepotrzebnych i rozpraszających.

Evernote

Tak jak Keep, jest to aplikacja do notatek, jednak jest ona bardziej rozbudowana i przydaje się, kiedy mamy trochę więcej czasu. Evernote pozwala na organizowanie notatek w notatniki. Notatki mogą posiadać tagi, ustawione przypomnienia i interaktywne listy rzeczy do zrobienia. Poza tym aplikacja umożliwia dodawanie załączników i obrazków do danej notatki. Idealnie, jeśli zintegrujemy to narzędzie z Nozbe lub pozostałymi elementami naszego ekosystemu. Evernote jest też o tyle potężny, że korzystając z różnych integracji, możemy np. w łatwy sposób wrzucać screeny dowolnej strony bezpośrednio do Nozbe przez Evernote. Wtyczka do Chrome nazywa się –  Evernote Web Clipper. Takie wtyczki turbo przyśpieszają czas pracy.

OneTab

Na pewno każdy z nas zna to uczucie, kiedy otwieramy nowe karty w przeglądarce, po to, żeby skorzystać z nich później. Jeżeli tak robisz, na pewno wiesz, że po pewnym czasie pasek z zakładkami zmienia się w kilkanaście nieczytelnych, małych ikonek, a praca jest znacznie utrudniona, co wiąże się ze spadkiem wydajności, zarówno naszej, jak i komputera, gdyż w ten sposób zajmujemy pamięć RAM. Na szczęście istnieje rozwiązanie tego problemu, a zwie się ono OneTab. Jest to rozszerzenie dostępne dla przeglądarek Chrome i Firefox. Dzięki OneTab wszystkie otwarte karty (poza tymi przypiętymi) zostaną zwinięte do jednej listy. W ten sposób pamięć RAM zostanie zwolniona, na pasku znów zapanuje porządek, przy czym nie utracimy otwartych kart, gdyż w każdej chwili możemy je przeglądać i przywracać. Pozwala to na szybszą pracę komputera i lepszą organizację otwartych stron.

Acz… dużo lepiej byłoby pozbyć się tego paskudnego nawyku 🙂

Feedly

Kolejną aplikacją jest czytnik RSS. Tak jak inne tego typu programy Feedly pozwala na zbieranie artykułów z obserwowanych przez nas stron w jednym miejscu i organizuje je wedle naszych preferencji. Aplikacja podzielona jest na kilka zakładek. Ekran „All” to wykaz wszystkich wpisów z obserwowanych przez nas serwisów, „Explore” pozwoli na przeglądanie nowych blogów i serwisów, „Today” to wpisy z aktualnego dnia, a „Read Later” to artykuły, które odłożyliśmy na potem. Aplikacja pozwala również na utworzeniu własnych podkategorii tak, aby przeglądanie było wygodniejsze i bardziej zorganizowane.

Stayfocused

W skrócie Stayfocused poprawia naszą produktywność dzięki ograniczaniu czasu, jaki spędzamy na stronach, na których marnujemy swój czas. Aplikacja ta pozwala na zdefiniowanie przez nas stron, które powinny być dla nas niedostępne w określonym czasie. Wszystko jest konfigurowalne. Dzięki korzystaniu z Stayfocused nie zmarnujesz czasu na nieodpowiedniej stronie (np. na fejsbuczku), i nie zostaniesz rozproszony, bo taka strona będzie po prostu niedostępna. Aplikacja dostępna na urządzenia mobilne – dzięki niej po prostu ograniczysz rozpraszacze.

Dropbox

To jedna z najpopularniejszych chmur. Możemy zapisywać w niej dowolne pliki, a dane będą synchronizowane między urządzeniami z zainstalowaną aplikacją. Dropbox cieszy się renomą, popularnością i zaufaniem swoich klientów. Aplikacja tworzona jest z myślą o współpracy i umożliwia np. udostępnianie folderów i komentowanie plików. Dropbox posiada różne warianty swojego abonamentu tak, aby każdy mógł dopasować ten program do swoich potrzeb. Na dropboxie trzymam część najważniejszych plików, do których niechętnie daje dostęp innym. Dropbox ma też genialną funkcję white paper – to z jej pomocą spisujemy wewnętrzne zasady działania fundacji. W dropboxie trzymam też backup części dokumentów.

IFTTT

Gigantyczne narzędzie. IFTTT działa na dosyć prostej zasadzie. Nazwa to akronim od (If This, Then That). Narzędzie umożliwia oskryptowanie powtarzalnych czynności i ułatwia pracę. Innymi słowy, służy do automatyzacji procesów i tworzenia przez użytkownika schematów, na podstawie których IFTTT działa.

Możemy np. stworzyć schemat (nazywany w IFTTT przepisem), który sprawi, że po wrzuceniu dokumentu do odpowiedniego folderu w chmurze, drukarka otrzyma komendę, aby go wydrukować. Bądź możemy sprawić, aby każde zdjęcie, jakie wrzucamy na Instagram, było automatycznie zapisywane w Dropboxie. Ograniczeń praktycznie nie ma, a wygląd przepisów zależy od wyobraźni i potrzeb użytkownika. Już teraz jest ich dostępnych kilkaset. Korzystam z około 20 przepisów, które pamiętają o pewnych rzeczach za mnie 🙂

Office Lens

W skrócie Office Lens to skaner w kieszeni. Z jego pomocą możesz zrobić zdjęcie dokumentu, tablicy itp. a aplikacja zmieni to zdjęcie w skan, który można zapisać również w formacie pdf. Takie skany są potem grupowane w aplikacji dla wygodnego odczytu. Integracja z chmurą powoduje, że nie marnuje czasu np. na skanowanie faktur dla księgowej lub przesyłania plików pomiędzy skanerem a komputerem. To właśnie w Office Lens podpisuje i skanuje umowy 🙂

RescueTime

Rozszerzenie to działa w tle i służy do monitorowania naszej aktywności i sposobu, w jaki korzystamy z komputera. Dzięki temu możemy śledzić swoje zachowania i przejąć nad nimi kontrolę. Świadomość tego, jak wykorzystujemy swój czas, zdecydowanie pomoże poprawić naszą produktywność. Narzędzie samo przesyła tygodniowe raporty. To pewien… automatyczny bat, który zrobiłem nad swoją głową. Na koniec tygodnia w ramach przeglądu inboxów sprawdzam, ile czasu zmarnowałem na rozpraszacze. Porównanie z poprzednimi tygodniami niejako automatycznie daje mi feedback, jak źle jest 🙂

A z jakich narzędzi Ty korzystasz?