Czy jesteś człowiekiem ogarniętym?
Czy pamiętasz o wszystkich rocznicach,  istotnych datach, osobistych zobowiązaniach?
Czy kontrolujesz wszystkie swoje krótko i długoterminowe cele?
Masz CRM, listy to-do, kalendarze osobiste i firmowe?
Spokojnie łączysz obowiązki służbowe i osobiste?
Zawsze realizujesz projekty, nawet jeśli zdarza się, że ktoś Ci przerwie ich realizację?
Zdradź mi swoją metodę!

A ja chętnie pokażę Ci moją 🙂 W tym artykule opowiem, czym jest metoda GTD, jak wdrożyłem ją w swoim życiu i jak przebiegał cały proces.

Jako pracownik agencji marketingowej, później kierownik, człowiek hiperaktywny zawodowo i prywatnie w pewnym momencie dotarłem do sytuacji, gdzie bardzo dużo chciałem zrobić, ale nie wiedziałem w co włożyć ręce. Mnóstwo planów, założeń, projektów odkładanych na później i nigdy nie realizowanych. Początkowo wystarczył kalendarz drukowany, gdzie zapisywałem wszystkie spotkania, próbowałem rozpisywać pomysły. Jednak wystarczyła jedna rozlana kawa… Uznałem, że mój kolejny kalendarz będzie elektroniczny. Wybór padł na Google Calendar ze względu na androida w moim telefonie (aktualnie Samsung Galaxy Note 4, którego po prostu uwielbiam). Z czasem jednak czegoś mi brakowało, a powód był bardzo prosty – jeśli z jakiś powodów coś mi wypadło i nie mogłem zrealizować rzeczy zapisanej w kalendarzu, później o tym zapominałem. Nadszedł więc moment na listę TO-DO. Przez dłuższy czas współpracowało to idealnie – do kalendarza trafiały wszystkie rzeczy terminowe, a do TO-DO rzeczy, które mogłem wykonać przy okazji. Z czasem jednak im więcej się działo, tym trudniej było mi nad tym zapanować – lista wydłużała się coraz bardziej, rzeczy zaległe coraz wyraźniej dawały znać, że przestałem ogarniać… I wtedy nadszedł czas na GTD. Z metodą spotkałem się już dawno temu, ale jakoś tak… nie przekonała mnie do siebie. Niedawno przypomniał mi o niej Marcin Iwuć z bloga Finanse Bardzo Osobiste, a że idealnie zgrało się to z czasem jak zmieniałem pracę, postanowiłem wdrożyć tą metodą w 100%. Ale krok po kroku. 🙂

O co chodzi w GTD?

GTD to skrót od angielskiego zwrotu Getting Things Done, czyli dosłownie „doprowadzaj robotę do końca”. Autorem tej metody zarządzania czasem jest David Allen, który opisał ją w swojej książce. Po kliknięciu w obrazek możesz ją kupić, do czego serdecznie Cię zachęcam. To mogą być najlepiej wydane pieniądze w Twoim życiu.

Na początku książki jest ciekawe porównanie – ludzie mózgi i komputery mają ze sobą wiele wspólnego. W pewnym sensie oba mają pamięć tymczasową, roboczą (RAM), czy też po prostu krótkotrwałą. Mają też swoiste dyski twarde czyli pamięć długotrwałą. Obie pamięci są jednak ograniczone pewną pojemnością. Im bardziej „zapakowane”, tym wolniej działają. Autor wielokrotnie podkreśla, że niezamknięte projekty, niedokończone sprawy są jak pętle, które spowalniają i rozpraszają naszą zdolność myślenia.  Tak więc nadrzędny cel to zwolnienie naszego mózgu z przymusu pamiętania o wszystkich projektach i planach. Według Allena podstawowe elementy to kontrola i perspektywa. W życiu codziennym patrzymy na czas linearnie – płynie on od teraz do potem. W książce  znajdziemy zachętę do patrzenia z perspektywy wysokości, różnych poziomów np:

1. Bieżące zadania.
2. Bieżące projekty.
3. Obszary odpowiedzialności.
4. Cele roczne.
5. Wizja na 5 lat.
6. Całe życie.

Całość jest bardzo przystępnie wyjaśniona w książce, więc nie będę jej tutaj przepisywał 🙂

Drugi klucz to odpowiedni system kontroli. Allen zaproponował 5 kroków:

1. Kolekcjonowanie.
2. Analiza.
3. Porządkowanie.
4. Przegląd.
5. Realizacja.

Zmiany czas zacząć!

1 Etap pierwszy to kolekcjonowanie.

Zgodnie z sugestiami – wszystko, co tylko się dało, starałem się zebrać w jednym miejscu. W moim przypadku w kilka minut wyglądało to mniej więcej tak:

Jeśli tylko było to możliwe, starałem się zgromadzić wszystko w jednym miejscu. Jeśli coś było przestrzennie duże, lub było projektem oddalonym w czasie (np. ubezpieczyć samochód, kupić prezent), moja dzielna żona notowała na kartce i wrzucała do pojemnika na środku stołu. Pierwszy oddech złapany.

2 Drugi etap to analiza

Najtrudniejsze to nie myśleć. Po prostu się zabrać do pracy. Porządkować. Sprzątać. Wywalać to, co niepotrzebne. Nie rozpraszać się i skupiać tylko na tym, co teraz trzeba zrobić – jeśli porządkujesz jakaś sprawę, porządkuj tylko ją. W książce opisana jest metoda 2 minut – jeśli załatwienie jakieś sprawy zajmuje ok. 2 minut, to należy to od razu wykonać. Szybki telefon, usunięcie notatek, przeniesienie czegoś w inne miejsce – wykonać od razu. Jeśli coś jest śmieciem – wywalić. Bardzo pomógł mi poniższy diagram:

U mnie wyglądało to mniej więcej tak:

I kiedy wydaje się, że już jest koniec, że już wszystko pięknie posprzątane, przychodzi czas na kolejny etap czyli:

3 Organizowanie (porządkowanie)

Te małe, niepozorne karteczki zajmują najwięcej czasu. To na nich zapisane są wszystkie rzeczy, które wymagają większego planowania.

Pierwszy krok to nadanie im kontekstu, czy też kategorii. Warto przemyśleć swoje konteksty! Ja korzystam z następujących: praca, dom, nauka, zapłać, zadzwoń, zaplanuj. Pozwala to grupować zadania i sprawniej je realizować. Kiedy przychodzi niezbyt szczęśliwy czas w miesiącu, po prostu wyciągam kontekst: zapłać. 
Moje biurko wygląda w następujący sposób:

Po przeczytaniu książki, będziesz wiedział, która szuflada to „inbox”, która POTEM/KIEDYŚ, oraz gdzie jest archiwum. 🙂

3 Przegląd

Aby system działał, musisz go regularnie przeglądać. Autor sugeruje przegląd dzienny i tygodniowy, aby prawidłowo rozplanować swój czas. Dzienny przegląd ograniczam do przeanalizowania zawartości kalendarza i list najbliższych działań. Osobiście rozpoczynam przegląd od kalendarza, ponieważ znajdują się w nim rzeczy, które muszą być wykonane danego dnia.

4 Realizacja

Skoro wszystko jest zaplanowane, trzeba zacząć realizować plany! Mam nadzieję, że choć trochę zainspirowałem Cię do zainteresowania się tą metodą. Jeśli dodatkowo zadbasz o odpowiednie narzędzia (osobiście korzystam z Nozbe – ale o tym wkrótce), Twoje życie będzie znacznie bardziej uporządkowane, będziesz działał efektywnie i dużo więcej osiągniesz! Raz jeszcze zachęcam Cię do zapoznania się z ksiażką, która krok po kroku wyjaśni Ci jak wdrożyć tą metodę.

Powodzenia!