Wirtualne biuro to idealne rozwiązanie dla freelancera lub dla osób, którzy wykonują pracę zdalną. Planując założenie nowej firmy, nie możemy zapomnieć o siedzibie. Firma musi posiadać adres, pod którym będzie zarejestrowana. Można zarejestrować firmę w mieszkaniu jednak nie zawsze jest to możliwe a często też nieopłacalne ze względów wizerunkowych jak i ze względu na efektywność takiego rozwiązania. Na szczęście istnieją inne możliwości, które mogą ułatwić nam, te już i tak trudne początki. Idealnym tego przykładem jest tzw. wirtualne biuro, które ułatwia zarówno start, jak i dalsze funkcjonowanie naszego przedsiębiorstwa.

Wirtualne biuro i usługi jakie oferuje, potrafią znacznie zredukować koszty, pozytywnie wpłynąć na postrzeganie firmy jak i znacznie usprawnić jej funkcjonowanie. Jest to znakomity pomysł, gdy samodzielne wynajęcie lokalu nie wchodzi w grę. Zresztą, w dobie elektronizacji życia, wiele jest takich działalności, do których wykonywania nie potrzebne jest stałe miejsce do pracy. Często wystarczy adres, pod którym firma będzie oficjalnie zarejestrowana. Wirtualne biuro spełniają nie tylko tę potrzebę; są wśród nich i takie, które służą klientom również całościową obsługą w zakresie administracji – za dobry przykład może posłużyć Gold Place – Wirtualne biuro z Warszawy, AIP czy Business Link. Spotykamy się też z ofertami usług księgowych, coworkingu, a nawet wsparciem w zakładaniu nowych firm czy też zakupie gotowych spółek. Wirtualne biura funkcjonują od 1995 r. a obecnie jest ich tysiące na całym świecie. Najwięcej oczywiście w USA gdzie powstało pierwsze wirtualne biuro.

Wirtualne biuro  – jak to działa?

Podstawową usługą, którą oferuje wirtualne biuro jest adres do rejestracji firmy i umieszczenia w materiałach reklamowych jak również obsługa korespondencji. Jak to wygląda w praktyce? Wynajmując wirtualne biuro mamy możliwość rejestracji firmy pod jego adresem a całość firmowej poczty kierowana jest na adres, pod którym znajduje się wirtualne biuro (i nasza firma). Pracownicy wirtualnego biura odbierają listy i drogą mailową informują adresatów o ich nadejściu. Idealnie jeśli wirtualne biuro ma zawartą w umowie gwarancję powiadamiania o poczcie w dniu jej odbioru oraz ewentualne kary za niedotrzymanie tego warunku. Ma to szczególne znaczenie w przypadku listów urzędowych gdy jest ograniczony czas na odpowiedź. Dodatkowo wirtualne biura często mają w ofercie również wykonywanie skanów naszej korespondencji innymi słowy, na naszą prośbę, zawartość listu może zostać zeskanowana i wysłana na nasz adres mailowy, dzięki czemu zaoszczędzimy czas. Wirtualne biuro przydaje się zwłaszcza, gdy z różnych powodów nie ma nas na miejscu. Jeśli więc jesteś Cyfrowym Nomadą jak Oskar z którym nagrałem podcast na temat pracy zdalnej, to dla ciebie idealne rozwiązanie! W takiej sytuacji, list doczeka się odebrania, a nas ominie męcząca wizyta na poczcie.

Lokalizacja, lokalizacja i jeszcze raz…

Pozytywnego obrazu firmy i pierwszego wrażenia nie da się przecenić. Dlatego tak ważny jest adres, pod którym zdecydujemy się zarejestrować siedzibę firmy. Dobrze skomunikowane centrum miasta, z nowoczesnym biurowcem, recepcją i przeszkloną windą – to pozostawia niezatarte wrażenie na potencjalnym kliencie, czy kontrahencie. Decydując się na wirtualne biuro, kierujmy się też kwestiami wizerunkowymi. Warto odwiedzić biuro i obejrzeć okolicę, w której się mieści.

Co więcej, lokalizacja naszej firmy decyduje również o tym, pod jaki Urząd Skarbowy podlegamy. O tym też warto pamiętać – nikt nie chce narażać się na problemy ze skarbówką, prawda?

Prawdziwe spotkania w wirtualnym biurze?

Co jeszcze oferuje wirtualne biuro? Zazwyczaj takie punkty dysponują również przestrzenią biurową, dzięki czemu możesz w łatwy sposób wynająć dodatkowe biuro, biurko lub salę konferencyjną. Czy naprawdę chcemy prowadzić negocjacje biznesowe we własnym mieszkaniu pomiędzy dziecięcymi zabawkami, a resztkami po śniadaniu? Nawet jeśli posprzątasz i dostosujesz swoje mieszkanie… To wciąż Twoje mieszkanie. Łatwo zapomnieć o higienie pracy. A co z Twoimi domownikami? Czy będą z tym ok? A co z sąsiadami? Wyobraź sobie prezentację swojego innowacyjnego projektu przed klientem kiedy w tle słychać odgłosy wiertarki… Sąsiad akurat zaplanował mały remont. Brzmi słabo, co nie? Dlatego, gdy pojawi się pilna potrzeba spotkania z klientami najlepiej skorzystać z sal, które oferuje nasze wirtualne biuro. Nie tylko zyskamy w oczach naszych partnerów biznesowych, ale sami poczujemy się pewniej w tak profesjonalnym środowisku.

Pamiętasz jak w ostatnim newsletterze, pisałem że trochę jeżdżę po Polsce? Przy tej okazji mam też sporo spotkań. I czasami jestem zmuszony wybrać kawiarnię lub jakieś inne miejsce publiczne. Ale ma to sporo wad. Dlatego sprawdzam też biura coworkingowe.

Wirtualne biura z wyższej półki oferują również profesjonalną obsługę spotkań. Recepcjonistka z uśmiechem przywita gości, poda napoje i przekąski czy wydrukuje potrzebne dokumenty. Tak przynajmniej zostałem obsłużony niedawno w Gold Place ale raczej nie  jest standardem, dlatego warto samemu sprawdzić jak wygląda obsługa i co jest a co nie jest wliczone w cenę wynajęcia sali. Najlepsze jest to że salę można wyjąć nawet na pół godziny i zapłacić tylko za ten czas a ceny są niższe niż dwie kawy w Starbucksie.

Wirtualne biura i ich uniwersalność

Wszystkie te zalety przyciągają nie tylko freelancerów z rozmaitych branż. Wirtualne biura cieszą się coraz większym popytem również wśród start-upów, początkujących kancelarii prawnych oraz podatkowych, sklepów internetowych, agencji marketingowych, firm szkoleniowych i rekrutacyjnych. To też informacja dobra dla Ciebie. Prawdopodobnie w jednym miejscu dasz radę ogarnąć wiele różnych spraw na raz. Wszystko wskazuje na to, że wirtualne biuro to przyszłość – przyszłość, która zaczyna się już dzisiaj. Z wirtualnych biur w stolicy korzystają coraz częściej firmy spoza Warszawy otwierając “wirtualny oddział”, dzięki czemu pozyskują klientów z lokalnego rynku. Na takie rozwiązanie decydują się również firmy zagraniczne prowadzące interesy w Polsce. To dużo tańsze rozwiązanie niż kupowanie biura, wyposażanie go, obsadzanie ludźmi itd.

Garść przykładów wykorzystania wirtualnych biur

Te ostatnie chcą po prostu stworzyć oddział w Warszawie, choćby ze względów wizerunkowych. Klienci postrzegają wówczas taką firmę jako „lokalną”, co ułatwia nawiązanie kontaktu.

Znam przykład firmy szkoleniowej, zarządzanej przez Polkę zamieszkałą w Wielkiej Brytanii. Korzystając z warszawskiego biura wirtualnego, ma ona zapewniony adres rejestrowy wraz ze wszystkimi wymienionymi usługami; odbiorem i skanowaniem poczty, odbieraniem materiałów szkoleniowych z drukarni, wynajmem sal konferencyjnych itd. Niedługo prawdopodobnie poruszę temat rejestrowania firmy poza Polską na moim blogu (właśnie np. w Wielkiej Brytanii czy Estonii).

Inny ciekawy przykład to biuro tłumaczeń, którego kolebką jest Szczecin. Nie tylko kolebką, ale też faktycznym miejscem funkcjonowania. Jednak współpracy z warszawskim biurem wirtualnym zawdzięcza pozyskanie ogromnej liczby klientów ze stolicy – wszystko to pomimo faktu, że w Warszawie nie przebywa ani jeden pracownik firmy. Nie ma też takiej potrzeby, ponieważ wszelkie „miejscowe” sprawy załatwiane są przez wirtualne biuro.

Kolejny przykład to średniej wielkości firma produkcyjna. Przeniesienie siedziby do Warszawy motywowała względami wizerunkowymi, ale też… Urzędem Skarbowym. W pierwotnej lokalizacji stanowiła największy podmiot na rynku, wobec czego urząd kontrolował i śledził ją notorycznie, z zagorzałością wzorowego psychofana. Wraz z przeniesieniem do Warszawy, ta sama firma zniknęła w gąszczu większych podmiotów, a Urząd Skarbowy nie nęka jej już tak nagminnie. Dobry przykład? 🙂

Doświadczenie przede wszystkim

Należy mieć gwarancję, że z usług wirtualnego biura będziemy korzystać przez lata, gdyż zmiana adresu firmy generuje koszty. Dodatkowo może negatywnie zaskoczyć naszych klientów i kontrahentów. Warto więc postawić na doświadczone biuro wirtualne, które funkcjonuje od paru ładnych lat. Widoczny jest trend, który wskazuje, iż nowe biura tego typu szybko upadają, a ich klienci zostają na lodzie. Czasami takie mniejsze firmy oferują wyłącznie adres, bez żadnych dodatkowych usług.

Z tych samych względów, zaraz obok doświadczenia, plasują się pracownicy. Konkretnie, osoby, które usługę będą nam nie tylko oferować, ale też świadczyć w odpowiedni sposób i na właściwym poziomie. Bardzo ważne są te osoby, które będą odpowiedzialne za naszą korespondencję. Samo niepunktualne informowanie o jej odbiorze może skutkować przykrymi konsekwencjami, w co wlicza się również te finansowe oraz prawne! Ważnym jest też, aby były to osoby profesjonalne, ale również otwarte i przyjacielskie – w końcu będą reprezentować również naszą firmę.

Strzeżmy się małych biur

Niewielkie firmy, które sprzedają wirtualne „biurka” w cenach rzędu kilkudziesięciu złotych, siłą rzeczy muszą „ciąć koszty”. Oszczędzają, więc przeważnie na lokalizacji, korzystając z mieszkań, kamienic czy też budynków pofabrycznych. Obiektem oszczędności staje się niestety również personel – zwykle ogranicza się on do jednego pracownika, który nie może poszczycić się wysokimi kwalifikacjami, a po angielsku potrafi jedynie przywitać się. Nie stanowi to zbyt dobrej wizytówki firmy, zaś sam fakt, że mówimy o pracowniku, a nie o zespole… cóż, też ma swoje niemiłe skutki. W razie naglącego urlopu, choroby czy innych czynników losowych (nie wyłączając konieczności obsłużenia kogoś poza biurem), klient całuje (wirtualną bądź realną) klamkę. Wirtualne biuro wynajmuje się natomiast po to, by odciążyć głowę z obowiązków i mieć pewność, że klient zostanie obsłużony bez względu na wszystko! Pojedynczy pracownik nie podoła temu wyzwaniu, podobnie, jak i przesortowaniu korespondencji od kilkuset czy (sic!) tysiąca różnych podmiotów.

A co z kosztami?

Łatwo zobrazować fakt, że nie należą one do astronomicznych; nawet wirtualne biuro położone w reprezentacyjnej lokalizacji (dajmy na to, biurowiec klasy A w centrum Warszawy) kosztuje z reguły ok. 200 zł miesięcznie. Mało tego, na nowych klientów bardzo często czekają specjalne promocje, które obniżają tę i tak niewielką kwotę nawet o kilkadziesiąt procent. Przykładem może być nadmienione już biuro Gold Place (niedawno uruchomiło zniżki do 60%, razem z gwarancją niezmienności cen przez okres 2 lat!). Jeżeli nie jesteśmy pewni, która propozycja jest najkorzystniejsza, wystarczy, że skorzystamy z porównywarki multiadres.pl, która przefiltruje wszystkie oferty wirtualnych biur i da nam rozeznanie w kwestii cen. Baza porównywarki zawiera ponad trzysta ofert z Warszawy – dodanie innych lokalizacji jest kwestią niedalekiej przyszłości.

Dla kogo wirtualne biuro?

Aż ciśnie się na usta, by powiedzieć „dla każdego” ale doprecyzujmy: jest ono dla każdego, kto idąc z duchem czasu, chce jednocześnie na tym zyskać. Wirtualne biuro jest optymalnym rozwiązaniem dla wszystkich freelancerów, zaczynając od copywriterów, przechodząc przez marketingowców, a na headhunterach skończywszy. Równie dobrze sprawdza się w przypadku start-upów, jak i również firm zarządzanych zdalnie. Te firmy, które zamierzają otworzyć oddział w innym mieście lub kraju, zaś z klientami spotykają się sporadycznie, powinny potraktować wirtualne biuro jako źródło ogromnych korzyści. Zresztą, możemy też pracować na etacie, a firmą zajmować się dodatkowo, po godzinach. Dla każdego wirtualne biuro oferuje coś, co pozwoli mu wejść na wyższy poz