Pandemia a praca z domu: Przewodnik dla Twojego zespołu

Od kilku dni obserwuje rozwijającą się sytuację z pandemia Koron wirusa. Zastanawiałem się, czy chce i czy powinienem w jakiś sposób skomentować otaczająca nas rzeczywistość. Uznałem, że chyba wstrzymam się od głosu – bo nie starcza mi odpowiedniej wiedzy.

Nie ukrywam, że jestem zaskoczony tempem rozwoju sytuacji i globalną paniką, które chyba powoli wymyka się spod kontroli. Mam tylko nadzieję, że wszystko ucichnie tak szybko jak wybuchło a my jako ludzie czegoś się nauczymy (np. higieny).

Mój zespół na co dzień pracuje zdalnie. Choć odczuwamy mocno obawy naszych klientów (objawiające się np. w opóźnieniach płatności) działamy bez żadnych większych przerw.

Podobny wpis:
Od zera do freelancera – zacznij zarabiać 1000 zł miesięcznie przez internet

Wiem, że wśród moich czytelników jest sporo przedsiębiorców. Dlatego zamiast się wypowiadać –  poniżej zamieszczam wiedzę, od mądrzejszych od siebie.

Razem z Arturem Piszkiem i Agnieszką Skupieńską regularnie nagrywamy podcast placebo.pro. Kilka dni temu Artur opublikował na swoim blogu po angielsku artykuł w formie przewodnika dla firm, które chcą przejść częściowo na model zdalny. Artur ma ogromne doświadczenie w tym zakresie – od lat pracuje w ten sposób, bardzo dużo podróżuje i „z niejednego pieca jadł”.

Oryginalny artykuł znajdziesz tutaj. Artur postanowił przetłumaczyć swój artykuł i spytał, czy nie chciałbym go opublikować. Ponieważ to fajna wiedza – zgodziłem się 🙂

Serdecznie zapraszam Cię do lektury. Daj znać, czy postać Artura zainteresowała Cię bardziej. Chętnie nagram z nim podcast, w którym możemy pogadać o jego podróżach i różnych doświadczeniach związanych z poszukiwaniem pracy idealnej.

Jak przejść na pracę w domu?

Ten przewodnik wyjaśnia jak przenieść mały zespół z biura do formuły pracy zdalnej. Przed chwilą premier ogłosił zamknięcie szkół z powodu koronawirusa i poradził, by spróbować pracy z domu by uniknąć zarażenia innych.

W 15 minut dowiesz się od czego zacząć, jakie są cztery filary pracy zdalnej i jakie darmowe narzędzia mogą Ci pomóc.

Przejście na “model zdalny” będzie wymagało pracy i na początku może sprawiać trudności. Ty i twój zespół będziecie musieli zmienić sposób myślenia, nawyki i procesy. Ale nie masz za bardzo wyboru. Używam pojęć “praca zdalna” i “praca z domu” wymiennie. W obecnej sytuacji, to niestety będzie oznaczało to samo. Nie radzę Ci teraz podróżować ani odwiedzać kawiarni.

Autorem posta jest Artur z podcastu Placebo. Prowadzi zdalny zespół w firmie, która pracuje zdalnie od ponad 10 lat. Mają 1200 pracowników w 76 krajach. Artur prowadzi też bloga promującego pracę zdalną, bo uważa, że to świetne rozwiązanie. Nie tylko w sytuacjach globalnej pandemii.

O co chodzi?

COVID-19 ( / Koronavirus / SARS-CoV-2  ) jest bardzo zaraźliwym patogenem, który może się roznosić z powietrzem (tzw. “droga kropelkowa”). Długi okres inkubacji sprawia, że osoby zakażone mogą zarazić inne zanim poczują się źle i wystąpią jakiekolwiek objawy. Wirus rozprzestrzenił się do większości krajów świata, w tym do Polski.

Oznacza to, że:

  • Jeden pracownik może zarazić całe biuro niefortunnym kaszlnięciem do szafki z kubkami,
  • Wszyscy pracownicy mogą być zarażeni już teraz i czuć się świetnie,
  • Jesteśmy zestresowani i będziemy mieli problem, by pracować efektywnie. Twoi pracownicy będą siedzieć w biurze, czytać newsy, skrolować facebooka, czytać o wirusie i się przejmować,
  • Szkoły zostały zamknięte, a twoi pracownicy mogą mieć dzieci które nagle pozostały bez opieki,
  • Jedyne narzędzie jakie mamy teraz dostępne, by walczyć z wirusem to ograniczanie jego rozprzestrzeniania.

Jak świadczy przykład Włoch, nie będziemy w stanie przyjąć wszystkich na oddział intensywnej terapii, jeśli dojdzie do pandemii. 80% przypadków jest “lekkich”. Mimo, że są opisywane jako lekkie, może dojść do trwałych uszkodzeń tkanki płuc!. 5% przypadków zaś potrzebuje nagłej opieki medycznej na oddziale intensywnej terapii.

0.5%-4% przypadków umiera.

Możemy “spłaszczyć wykres” – spowolnić postęp wirusa tak, by system opieki zdrowotnej był sobie stanie z nim poradzić.

Co TY możesz zrobić?

Jeśli jesteś właścicielem małej firmy która pracuje z biura, albo szefem zespołu, powinieneś wiedzieć z czym wiąże się praca zdalna. Jeśli tylko masz możliwość puszczenia pracowników do domu, ten wybór będzie najbardziej odpowiedzialny.

  • Będą ponosić mniejsze ryzyko zarażenia się w twoim biurze i podczas dojazdu do niego, 
  • Jeśli nie daj Boże się zarażą, nie przekażą wirusa dalej tobie i twoim kolegom, 
  • Będą mogli zaopiekować się swoimi dziećmi, rodzicami i dziadkami jeśli zajdzie taka potrzeba.
  • Spowolnisz postęp choroby w kraju.

 

Jak poważnie to traktować?

 

11 Marca premier Mateusz Morawiecki odwołał zajęcia w szkołach i uniwersytetach, a światowa organizacja zdrowia ogłosiła, że mamy do czynienia z pandemią.

Firmy takie jak Google, Facebook, Amazon, Microsoft i wiele innych wysłały pracowników do domu kilka tygodni temu.

Powstają ruchy takie jak “Stay The Fuck Home”.

O co chodzi z tą pracą zdalną?

Wyjaśnię cztery filary pracy zdalnej i zarekomenduję cztery darmowe narzędzia od których możesz zacząć.

Jeśli wykonujesz swoją pracę przed komputerem, możesz wykonywać ją zdalnie.

Tak, interakcja twarzą w twarz to najlepszy sposób na dzielenie się skomplikowanymi pomysłami, szczegółami zadań, świetnymi dżołkami i śmiertelnymi wirusami.

W ciągu ostatnich 10 lat powstało wiele narzędzi wspomagających zdalne realizowanie powyższych zadań (z możliwością pominięcia wirusów). Narzędzia te są sprawdzone – praca zdalna rozprzestrzeniała się jeszcze przed koronawirusem.

 

 

Cztery filary pracy zdalnej.

Praca asynchroniczna

Praca zdalna jest z natury asynchroniczna. Twoi współpracownicy będą się zajmowali zadaniem, napiszą jak im idzie, podyskutują o szczegółach i zabiorą się za następną rzecz.

Możesz próbować “zgrywać” wszystkich cały czas, ale to jest wyczerpujące, frustrujące i skazane na porażkę. Nie możesz zaglądać im przez ramię gdy siedzą w domu. Może robią sobie przerwę, może przeglądają Facebooka. Musisz ich traktować jak dorosłych i to zaakceptować.

Zdradzę Ci sekret: Pewnie już teraz przeglądają Facebooka w Twoim biurze.

 

Największym wyzwaniem  pracy asynchronicznej są blokady – gdy twoja praca zależy od czyjegoś zadania. Musisz planować wokół tego – pomyśl co może być ci potrzebne jutro i niech ktoś zacznie nad tym pracować już dziś.

Nie jest to łatwe, ale warto. Jeśli siedzicie w tym samym biurze, łatwo ukryć nieefektywność miotając się jak bezgłowy kurczak od zadania do zadania. Przynajmniej jesteśmy ewidentnie “zajęci”. Praca zdalna (z domu) zdziera tę maskę i musisz stawić czoła swojemu stylowi zarządzania.

Upewnianie się, że nikt nie jest przyblokowany to twoje największe zmartwienie jako menedżera. Zajmie Ci chwilę zanim to opanujesz, ale będziesz mógł wypłacać dywidendy z tej umiejętności nawet gdy wrócicie do biura.

Wniosek:

Zamiast martwić się, co ludzie robią w tym momencie, zastanów się co będą robili jutro i za tydzień. Podziel pracę na takie kawałki, by łatwo było je układać “w ciąg” i pracować nad nimi niezależnie. I pozwól im iść na obiad kiedy chcą i jak chcą.

 

Motywacja wewnętrzna

Gdy twoi pracownicy siedzą w domu, nie możesz na nich krzyczeć, poprawiać ich błędów i kontrolować tego co robią. KIedy robisz to przez internet, mogą zawsze uciec od komputera, a tego z pewnością nie chcesz.

Lepszym sposobem jest, by byli zmotywowani przez wyzwania przed którymi stoją albo chociaż rozumieli ich wartość. Jest to łatwiejsze niż ci się wydaje – wszyscy chcemy być przydatni, zmotywowani i chcemy się uczyć nowych rzeczy.

Pamiętaj, że twoi współpracownicy będą potrzebować kontekstu i szczegółów sytuacji które mają rozwiązać. Nie jesteś wcale najmądrzejszy, a twoi ludzie są sprawniejsi niż jesteś sobie w stanie wyobrazić, jeśli tylko dasz im szansę.

Wniosek:

Chcę wykonać dobrą robotę. Pozwól mi.

Komunikacja

Będziesz musiał komunikować dużo więcej niż ci się wydaje. W biurze nie tylko możesz sporo przekazać tonem i językiem ciała. Sporo wiedzy przekazuje się samoistnie kiedy jedna osoba obserwuje drugą, bardziej doświadczoną. Jeżeli czegoś nie rozumie, widzisz to od razu i możesz wyjaśnić dokładnie o co chodzi.

W komunikacji tekstowej musisz się upewnić, że twój przekaz został dobrze zrozumiany. Mów więcej niż ci się wydaje, że powinieneś. Powtarzaj kilka razy i spisuj rzeczy. Może ci się wydawać, że marnujesz tylko czas, ale odzyskasz go gdy następnym razem ktoś zada to samo pytanie i będziesz mógł go odesłać do już spisanego wytłumaczenia. 

Wniosek:

Spisuj rzeczy w Dokumentach Google, rozmawiaj o nich na Slacku i na Zoomie

Równe zasady

Jeśli pozwalasz ludziom pracować z domu, KAŻDY musi pracować zdalnie. Jeżeli nie wszyscy mają takie same warunki, koledzy “na miejscu” szybko wymieniają ustalenia między sobą nie spisując ich (“no bo po co”) i zdalni współpracownicy są pomijani. Wszystkie firmy, którym w przeszłości “nie wypaliła” praca zdalna, robiły to na pół gwizdka.

 

Albo cały twój zespół jest w jednym biurze, albo pracuje zdalnie. To nie fizyka kwantowa, gdzie możesz być w dwóch miejscach w tym samym czasie.

 

Wniosek:

Puść wszystkich do domu. I tak powinieneś. I przypomnij im żeby umyli ręce.

Cztery darmowe narzędzia do pracy zdalnej

 

Zoom.

Zoom to taki nowy Skype. Jest lepszy, stabilniejszy i praktyczniejszy do pracy zdalnej od każdego innego oprogramowania do rozmów wideo. Z dnia na dzień stał się de facto standardem w firmach rozproszonych, głównie ze względu na jakość. Są inne narzędzia, ale nie warto się z nimi męczyć.

Jeśli nie spotykasz twoich współpracowników w biurze, widzenie się z nimi w formie wideo pozwala przekazać wszystkie te niewerbalne sygnały które się gubią podczas rozmów telefonicznych czy maili. Radzę ci częste rozmowy wideo na początku.

Moje porady na Zooma:

  • Na początku umów się na codzienną rozmowę o stałej godzinie (np 10) podczas której wszyscy będą się mogli się upewnić, że wszystko idzie ok. Ta rozmowa nie jest po to, żebyś ty rozdawał zadania! Spytaj każdą osobę:
    • nad czym pracowali
    • nad czym zamierzają pracować
    • co ich blokuje

Rób notatki, badaj gdzie powstają zgrzyty.

  • Darmowy plan Zooma będzie wystarczający. Jeśli masz rozmowę w której bierze udział więcej niż 2 osoby, będziesz ograniczony do 40 minut. Możesz się wtedy rozłączyć i zdzwonić jeszcze raz.
  • Kup swoim pracownikom dobre słuchawki. Potraktuj to poważnie. Kiepskie audio albo (nie daj Boże) słuchawki które dostali z telefonem będą strasznie frustrujące
  • Plecami do ściany, światło z przodu (zza kamery). Selfie ring pomaga. 
  • Internet nie musi być turbo szybki. Każde UPC albo hotspot z telefonu da radę.

Zoom Video Conferencing

Slack

To będzie wasz główny kanał komunikacji. Skoro nie przebywacie już w tej samej przestrzeni, będziesz potrzebować centralnego miejsca do rozmawiania, a e-mail się do tego kompletnie nie nadaje. Slack ma się przydać we wszystkich tych sytuacjach kiedy masz ochotę podejść do kolegi i spytać go o coś, opowiedzieć dżołka czy spojrzeć na to co robią.

To taki chat, z wieloma kanałami. Podział na kanały pozwala się odnaleźć w tym chaosie.

  • Nie próbuj wymagać, by wszyscy czytali wszystko. Wyznacz jeden kanał na obowiązkowe informacje (typowo #announcements). Każda kolejna “obowiązkowa” rzecz zmniejsza szanse, że cię faktycznie posłuchają.
  • Jak już coś ustalisz, zapisz w jakimś miejscu które nie zginie – np Dokumentach Google.
  • Pamiętaj, żeby nie tracić poczucia humoru. W obliczu wiadomości będziesz musiał stworzyć atmosferę do śmiechu, nawet jeśli to będzie śmiech przez łzy. Jeśli praca będzie ich tylko stresować, twoi pracownicy przestaną pracować. Typowe jest posiadanie kanału “#watercooler” i wrzucanie tam memeszków.
  • Darmowy plan Slacka ma ograniczenia, na przykład zapisuje tylko ostatnie 10,000 wiadomości. To nie szkodzi, ważne rzeczy i tak powinny się znaleźć w oficjalnym dokumencie.

 

Your guide to working remotely in Slack

Dokumenty / dysk Google

Potrzebujesz jednego centralnego miejsca, gdzie będą odpowiedzi na typowe pytania, dokumenty itp. Skoro pracujesz asynchronicznie, nie możesz odpowiadać za każdym razem na pytanie “gdzie jest X”? Wspólny folder Google Docs albo Google Drive pomoże się tym wymieniać i zawsze operować na tych samych plikach.

Moje porady odnośnie Google Docs

  • Spisuj wszystko co tylko możliwe,
  • Utwórz wspólny folder w Google Drive i dbaj o jego strukturę,
  • Utwórz jedno centralne miejsce – może to być np Google Doc z listą bieżących projektów,
  • Dbaj o to, by były aktualne!
  • “Gdzie jest X, jaki jest status Y” to są pytania, które nie powinny wymagać odpowiedzi. Zawsze powinno być jasne, gdzie jest dana informacja,
  • Dokumentów Google możesz używać za darmo jeżeli każdy korzysta z nich zalogowany do prywatnego konta. Można też założyć konto firmowe w ofercie GSuite, ale to niepotrzebne.

Google Docs

Także: Trello oraz ukochane Michała nozbe

Trello i Nozbe to proste narzędzie do zarządzania projektami. W zasadzie taka lista zadań do zrobienia na sterydach. Darmowy plan wystarczy.

Jak to wszystko zacząć – Twój plan:

  1. Upewnij się, że każdy ma komputer. Kup im słuchawki. Będą potrzebowali adresów email, @gmail.com wystarczy.
  2. Będą musieli założyć konta na Google Docs, Trello, i Zoomie. Zooma trzeba także zainstalować.
  3. Umyj ręce.
  4. Zarejestruj nowego Slacka, zaproś twój zespół.
  5. Zacznij rozmawiać na slacku, zrób kanały #announcements, #general, i #watercooler.
  6. Umyj ręcę.
  7. Zacznij swojego pierwszego Zooma, zobacz jak pójdzie.
  8. Nie dotykaj twarzy.
  9. Wrzuć zadania do zrobienia do Trello.
  10. Zacznij spisywać ustalenia w Google Docs.
  11. Umyj ręce

Więcej informacji

REMOTE. Pracuj zdalnie, biuro jest zbędne” to najlepsza książka w temacie. Do końca marca autor oddaje pieniądze za zakup (nie wiem szczerze, czy Polakom też).

 

Ta lista jest krótka nie bez powodu. To ci wystarczy na początek. Przejdź na mojego bloga, by dowiedzieć się więcej o pracy zdalnej.

Umyj ręce!

 

To tyle jeśli chodzi o poradnik od Artura – koniecznie odwiedź jego bloga!

Fakty i mity o koronawirus

Poniżej chciałbym wkleić jeszcze fragment przetłumaczonego tekstu przez Adama Jesionowicza – oryginał znajdziesz tutaj.

Adam prosił o możliwe jak najszersze udostępnienie tej treści – a dla mnie osobiście to esencja wiedzy na ten temat.

P: Dlaczego ludzie wariują na ten temat bardziej niż w przypadku zwykłej grypy?
Odp.: Każda osoba zarażona grypą sezonową zaraża około 1,3 osób w swoim otoczeniu. W przypadku SARS-CoV-2 (wirus wywołujący Covid-19) szacuje się, że nosiciel zaraża około trzy razy więcej ludzi (szacuje się na 2–4). Liczba ta nazywana jest „R0” (reproductive number). Doprowadzi to bardzo szybko do wielu innych przypadków i może całkowicie przeciążyć mocno już obciążony system medyczny.

 

P: Ile osób zostanie zainfekowanych? Czy to naprawdę tak istotna kwestia?
Odp.: Tak, to naprawdę wielka sprawa. Ponieważ nie ma żadnych barier do rozprzestrzeniania się, a czynnik reprodukcyjny (R0) jest tak wysoki, możliwe i rzeczywiście prawdopodobne jest zakażenie 20–70% (źródło) światowej populacji. To 1,5 do 5 miliardów ludzi! Przy szacowanej śmiertelności na poziomie około 2% (źródło), przełoży się to na 30 do 100 milionów zgonów na całym świecie. W samej Polsce możemy się spodziewać, że od 7,5 do 26 milionów ludzi może zostać zarażonych, z czego umrze 150 do 520 tysięcy ludzi, być może więcej (założenie śmiertelności na poziomie 2%). Szacunki mogą być oczywiście przesadzone; nie znamy jeszcze „prawdziwej” śmiertelności, ale WHO szacuje, że może ona wynosić nawet 3,4%, co drastycznie zmieni śmiertelne żniwo na tej skali. Śmiertelność jednak, mimo wszystko, nie jest tak ważna jak fakt, że system medyczny zostanie całkowicie przeciążony przypadkami lekkimi i średnimi, ponieważ wszystko to wydarzy się naprawdę szybko. Bez wątpienia wielu ludzi umrze. Po prostu jeszcze nie wiemy ilu.

 

P: Kiedy wszystko wróci do „normalności”?
Odp.: Nie wiemy. Rozsądek i dane nakazują: powinieneś spodziewać się, że twoje codzienne życie przez najbliższe miesiące (marzec, kwiecień, maj i czerwiec 2020 r.) będzie poważnie zakłócone. Wraz z nadejściem cieplejszych dni oczekujemy spowolnienia epidemii na północnej półkuli (patrz wyżej). Do czasu pojawienia się szczepionki (sugerowany pierwszy kwartał 2021 r.) i zwiększenia jej dostępności w dużej, globalnej skali, powinniśmy spodziewać się wielu ze wspomnianych wyżej utrudnień. Z każdym mijającym misiącem będziemy mieć więcej danych, co przełoży się na efektywniejsze szacunki i ryzyka. Ale nie oczekuj, że wszystko wróci do normy w najbliższej możliwej do przewidzenia przyszłości.

 

3
1 gwiazdka2 gwiazdki3 gwiazdki4 gwiazdki5 gwiazdek
(Bądź pierwszym, który oceni!)
Loading...
  1. Obecnie w dobie koronawirusa nie możemy wychodzić z domu, niektórzy maja kwarantannę i warto się zainteresować pracą zdalną. Zawsze pożyteczne spędzenie czasu no i może się uda coś zarobić. W internecie jest dużo możliwości. Narzędzia z tego artykułu mogą się do tego przydać.

  2. Praca zdalna to świetna rzecz. Przy dobrej organizacji pracy i użyciu odpowiednich narzędzi pracujemy tak samo efektywnie. W mojej firmie kamee.pl sprawdza się to od lat 🙂

  3. Narzędzia od Google robią mega robotę! Dla mnie automotywacja to akurat najłatwiejszy element. Zamiast marnować czas na dojazd i się męczyć to bardziej efektywnie skupiam się na pracy, bez przerwy na rozmowy przy kawce.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.