Od dłuższego czasu poszukiwałem sposobu na zwiększenie swojej produktywności, lepsze panowanie nad codziennymi zadaniami i przede wszystkim – usprawnienie procesu podejmowania decyzji. W trakcie mojej drogi zawodowej oraz w życiu prywatnym napotykałem wiele wyzwań: dynamicznie zmieniające się priorytety, konieczność przypominania sobie ustaleń z licznych spotkań, a także potrzebę głębszej refleksji na temat własnych postępów.

Zacząłem więc testować różne metody zarządzania wiedzą i rozwoju osobistego – od standardowych kalendarzy i list “to-do”, aż po narzędzia służące do notowania i analizowania danych. Kluczowym momentem było jednak odkrycie koncepcji AI journalingu, która zakłada wsparcie wprowadzania codziennych notatek oraz refleksji przez sztuczną inteligencję. Tak narodził się mój pomysł na stworzenie “inteligentnego lustra” – systemu, który rejestruje moje spostrzeżenia i pomaga je analizować.

Pragnę podkreślić → to nie ja jestem autorem tej ideii a największym propagatorem i osobą, która włożyła bardzo dużo w merytorykę mojego systemu był Franciszek Georgiew. Franek podstawę swojego konceptu opisał w dużej darmowej lekcji z której możesz skorzystać – o tutaj.

Notion jako serce systemu notatek z AI Journalingu

Pierwszym krokiem stało się wdrożenie Notion jako głównego repozytorium wiedzy. Nie chodzi tu tylko o tradycyjne notatki – w Notion tworzę też bazy danych, które zawierają:

• Transkrypcje rozmów ze spotkań,
• Najważniejsze informacje o moich klientach i współpracownikach,
• Analizy wyników sprzedaży i innych aspektów biznesowych,
• Profile osób (tzw. „artefakty”), zawierające historię naszej współpracy i moją subiektywną ocenę wpływu danej osoby na mój biznes oraz samopoczucie.

Notion, to też pewna forma bazy wiedzy – zbieram tam notatki z rozmów, filmów czy książek.

Poniżej przykład automatyzacji wysyłającej, zbierającej i układającej w kategorie newslettery:

Dzięki tej centralizacji nie muszę już gubić się w stercie plików i dokumentów w różnych chmurach. Wszystkie dane lądują w jednym miejscu, gdzie w razie potrzeby mogę je szybko przeszukać oraz przetworzyć.

Przycisk na samym początku generuj szablon z pytaniami:

• [ ] Opisz swoje samopoczucie i uzupełnij parametry takie jak waga, poziom regeneracji czy jakość snu. Możesz opierać się na subiektywnych odczuciach lub danych z urządzeń monitorujących.
• [ ] Przejrzyj swój kalendarz i listę zadań. Większe zadania podziel na mniejsze, możliwe do wykonania w ciągu jednego dnia, tworząc listę „pięciu zwycięstw”. Uwzględnij zarówno zadania prywatne, jak i zawodowe.
• [ ] Wybierz 3 MITY – najważniejsze rzeczy do zrobienia
• [ ] Jakie niespodziewane szanse i wyzwania napotkałem/am dziś? Jak planuję się nimi zająć?
• [ ] Czy moje działania i zachowania są spójne z moimi wartościami i celami? Jak mogę to wzmocnić do końca dnia?
• [ ] Możesz nadać zadaniom dodatkowe parametry, np. pilność, ważność, szacowany czas potrzebny na wykonanie.
• [ ] Opisz swoje odczucia, plany, swój tok myślenia. Codziennie może być on inny. Nie ma ograniczeń co do długości wpisu.
• [ ] Gdybym miał(a) wybrać jedną rzecz do zrobienia do końca dnia, która pozwoli mi poczuć ogromną satysfakcję przed snem, co by to było?
• [ ] Jakie były moje najważniejsze interakcje z ludźmi dzisiaj? Z kim jeszcze chcę się dziś skontaktować? Jakie emocje to we mnie wywołało lub wywołuje?

Na które potem odpowiadam głosowo… Ale o tym w kolejnym kroku.

Karty postaci – persony i wpływ na mnie

Pozwól, że wyjaśnię, dlaczego zdecydowałem się stworzyć te szczegółowe „karty postaci” dla najważniejszych osób w moim życiu. To nie jest przypadkowy wybór – każda z tych osób ma znaczący wpływ na moje codzienne funkcjonowanie, decyzje i emocje, a ich wpływ oceniam w skali od 1 do 10.

Tworzenie tych artefaktów to dla mnie sposób na głębszą analizę i zrozumienie dynamiki moich relacji. W przypadku bliskich mi osób, których wpływ oceniam najwyżej na skali, artefakty pozwalają mi lepiej zrozumieć nasze wzajemne oddziaływanie i wyzwania w naszych relacjach. Jest to szczególnie istotne w przypadku związków, gdzie złożoność emocjonalna wymaga dokładniejszej analizy.

W kontekście biznesowym, współpracownicy i partnerzy biznesowi również mają istotny wpływ na moje życie zawodowe i finansowe. Ich artefakty pomagają mi lepiej zrozumieć dynamikę naszych relacji biznesowych i podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące współpracy.

Stworzenie tych szczegółowych opisów to nie tylko dokumentacja – to narzędzie do autorefleksji i lepszego zrozumienia, jak te relacje wpływają na moje życie. Każdy artefakt zawiera nie tylko fakty, ale także moją osobistą perspektywę i analizę dynamiki relacji, co pomaga mi w świadomym kształtowaniu tych relacji i podejmowaniu decyzji życiowych.

Można powiedzieć, że te artefakty to swego rodzaju mapa mojego świata społecznego i zawodowego, pokazująca nie tylko kto jest kim, ale przede wszystkim jaką rolę odgrywa w moim życiu i dlaczego ich wpływ jest tak znaczący. Jest to szczególnie pomocne w zarządzaniu złożonymi relacjami, zarówno w życiu osobistym jak i zawodowym.

Dzięki wdrożeniu ich do mojego głównego systemu, nie muszę później tłumaczyć kim są poszczególne osoby. Opisując problem ze wspólnikiem, nie muszę mu wyjaśnić kim jest, jakie łączą nas relacje – AI automatycznie rozpoznaje wzorce i osoby.

W Notion ustrukturyzowałem to, odpowiadając na pytania typu:

• Jakie stanowisko pełni ta osoba?
• Jak długo się znamy?
• Jak wygląda jej styl komunikacji?
• Na ile oceniam jej wpływ na moją pracę i samopoczucie?

Poza tym, do tego samego zbioru danych dorzucam też fragmenty naszych konwersacji (z Firefiles) i maile, aby AI nauczyło się stylu komunikacji danej osoby. Dzięki temu, gdy raportuję do Claude.io, że „Piotr mnie dzisiaj zirytował”, on wie, o którego Piotra chodzi i co wcześniej między nami zaszło. Może mi przypomnieć: „Michał, pamiętasz, że Piotr ma naturę ostrożną i unika ryzyka, dlatego warto wytłumaczyć mu krok po kroku, jak zapewniasz bezpieczeństwo wdrożeń”.

Automatyzacja i zbieranie danych: Firefiles, Make i n8n

Firefiles

Jednym z wyzwań było zebranie kompletnych informacji o każdym spotkaniu biznesowym lub szkoleniowym, w którym uczestniczę. Z pomocą przyszło mi narzędzie Firefiles, pozwalające na automatyczne tworzenie notatek w czasie rzeczywistym. Podczas wideokonferencji czy rozmowy telefonicznej Firefiles generuje transkrypcję spotkania, którą następnie przekazuję do Notion. Już nie muszę spisywać ręcznie kluczowych ustaleń – aplikacja robi to za mnie.

Make

Z czasem zauważyłem, że nie tylko spotkania są źródłem wartościowej wiedzy. Kluczowe inspiracje i pomysły często przychodzą z czytanych newsletterów czy artykułów w internecie. Aby uniknąć bałaganu w skrzynce mailowej, postanowiłem wykorzystać Make. Konfiguruję tam prosty automat: jeśli do mojej skrzynki trafi newsletter od określonego nadawcy, Make pobiera jego treść (wycinając zbędną grafikę i formatowanie), a następnie zapisuje ją w mojej bazie w Notion, łącznie z krótkim streszczeniem czy słowami kluczowymi. Dzięki temu mogę błyskawicznie odnaleźć i wykorzystać najciekawsze fragmenty – np. cytaty, linki czy opisy narzędzi.

N8N

n8n.io to potężne narzędzie typu open-source, które umożliwia tworzenie zautomatyzowanych agentów AI, znacznie ułatwiając automatyzację i integrację różnych systemów i aplikacji. Dzięki swojej elastyczności i modułowej budowie, n8n.io pozwala użytkownikom na tworzenie skomplikowanych przepływów pracy (workflow), które mogą obejmować analizę danych, obsługę zdarzeń w czasie rzeczywistym, a także interakcje z AI.

Przykładowo, można skonfigurować n8n.io tak, aby automatycznie reagował na wpisy użytkowników w mediach społecznościowych, korzystając z narzędzi analizy sentymentu dostarczanych przez AI. Kiedy agent AI wykryje negatywną reakcję klienta, n8n.io może automatycznie zgłosić ten przypadek do systemu zarządzania relacjami z klientami (CRM), wygenerować alert dla zespołu obsługi klienta lub nawet przygotować i wysłać odpowiedź opartą na wcześniej zdefiniowanych szablonach.

Dodatkowo, za pomocą n8n.io można integrować i automatyzować procesy związane z dużymi zbiorami danych. Na przykład, jeżeli firma gromadzi dane klientów przez formularze internetowe, n8n.io może je przetwarzać, kategoryzować i przesyłać do odpowiednich baz danych lub aplikacji analitycznych, gdzie AI analizuje te informacje pod kątem wzorców lub trendów.

W skrócie, n8n.io to wszechstronne narzędzie, które znacząco rozszerza możliwości automatyzacji i wykorzystania sztucznej inteligencji w różnych dziedzinach biznesu, od marketingu po obsługę klienta, poprawiając efektywność operacyjną i szybkość reakcji na zmieniające się warunki rynkowe.

Daylio jako dziennik nastrojów

O Daylio pisałem już na blogu wielokrotnie.

Poza kwestiami stricte zawodowymi, bardzo zależało mi na obserwowaniu własnego stanu emocjonalnego i poziomu zadowolenia z życia. Tutaj odnalazłem ogromną wartość w aplikacji Daylio (pełna nazwa w Google Play to „Daylio – Dziennik, Pamiętnik”). Jest to narzędzie, które kilka razy dziennie pyta mnie o mój nastrój, a ja mogę je szybko ocenić, nie pisząc nawet linijki tekstu. Zaznaczam na skali, jak się czuję, i ewentualnie wybieram aktywności, które wykonywałem w danym momencie (np. praca, sport, spotkanie z przyjaciółmi). Daylio zapisuje te dane, tworząc statystyki nastroju i aktywności.

Regularnie eksportuję te informacje i łączę je z innymi notatkami w Notion. W efekcie mam wgląd w to, jakie wydarzenia czy okresy w pracy wywołują u mnie najbardziej pozytywne (lub negatywne) emocje. Dzięki temu znacznie łatwiej zauważam powtarzające się wzorce i mogę przeciwdziałać nagłym spadkom motywacji czy nadmiernemu stresowi.

Wsparcie sztucznej inteligencji: claude.ai i ChatGPT

Aby “ożywić” mój system, sięgam po wsparcie modeli językowych – w szczególności narzędzia claude.ai  oraz ChatGPT. Zauważyłem, że ChatGPT świetnie nadaje się do standardowych zadań, takich jak generowanie krótkich podsumowań czy szybkich odpowiedzi. Natomiast claude.ai lepiej sprawdza się, gdy potrzebuję wnikliwej, spersonalizowanej analizy.

Moje konwersacje z „inteligentnym lustrem”

W praktyce wygląda to tak, że kiedy kończę dzień pracy, wklejam do Claude.io obszerną notatkę z informacjami o tym:

• Jak się dzisiaj czułem (na podstawie Daylio i własnych obserwacji),
• Jakie spotkania odbyłem, wraz z ich transkrypcjami z Firefiles,
• Jakie najważniejsze wyzwania i cele miałem zaplanowane na ten dzień,
• Jakie pojawiły się nowe pomysły na projekty i co mnie w nich zainspirowało.

claude.ai znając kontekst moich celów życiowych i biznesowych, może mi zasugerować, żebym ponownie przemyślał priorytety, zada mi pytania o to, czego najbardziej się obawiam, oraz przypomni, jakie aspekty poruszaliśmy w poprzednich rozmowach. Przydaje się to także w ocenie relacji z klientami i współpracownikami – „inteligentne lustro” może przypomnieć mi, że kilka dni temu deklarowałem się, by podjąć konkretną inicjatywę w zespole, a dotąd tego nie zrobiłem.

Rada Nadzorcza AI – Journaling na sterydach

Jednym z najciekawszych pomysłów, jakie wprowadziłem, jest tworzenie w Notion szczegółowych profili ludzi z mojego otoczenia – klientów, partnerów biznesowych czy członków zespołu. Oprócz podstawowych danych staram się dodawać obserwacje na temat stylu komunikacji, tego, co motywuje daną osobę, a co ją zniechęca. Wpisuję też informacje o dotychczasowym przebiegu współpracy, aby mieć pełen obraz, kiedy AI  analizuje naszą interakcję i wpływ na moje cele czy życie. Szczegółowo pisałem o tym powyżej.

Ale poszedłem z tymi danymi jeszcze krok dalej.

• Elon Musk – skupia się na przyszłościowym, śmiałym podejściu do rozwoju i innowacji. Zwraca uwagę na skalę przedsięwzięcia i potencjalne ryzyko niepodejmowania działania.
• Bill Gates – stawia nacisk na długofalową, zrównoważoną perspektywę i racjonalne zarządzanie finansami. Analizuje strategię, podkreśla wagę stabilności i efektywnego zarządzania zasobami.
• Irvin Yalom – ma pomóc mi lepiej zrozumieć sferę emocjonalną oraz aspekty relacji z innymi ludźmi. „Model” Yaloma zadaje pytania o dynamikę zespołu, kwestie związane z relacjami w firmie, a także moje osobiste motywacje i ewentualne blokady.

Przykładowo, kiedy tworzę „awatar” Elona Muska, uczę go, jak wygląda mój aktualny projekt, jakie mam zasoby, a przy okazji wgrywam do niego dane o moich kosztach i przychodach. Z czasem model „uczy się”, że jestem osobą, która ceni sobie innowacje, ale też potrafi się bać pewnych ryzyk. Muskowa „osobowość” w Radzie Nadzorczej będzie więc często wywierać na mnie presję, bym myślał bardziej przyszłościowo i agresywnie rozszerzał zasięg działalności, zadając pytania typu: „Dlaczego tak wolno wprowadzasz nowy produkt, skoro konkurencja może cię wyprzedzić?”.

Z kolei postać Billa Gatesa to dla mnie przede wszystkim skojarzenie z racjonalnym podejściem do finansów i skalowaniem biznesu w dłuższej perspektywie. Kiedy projektuję taki model, „karmię” go informacjami o mojej bieżącej kondycji finansowej, długoterminowych celach i priorytetach w zarządzaniu firmą. W efekcie „Bill” jest w stanie zapytać o szczegóły wdrażania procedur: „Na ile kontrolujesz koszty operacyjne związane z utrzymaniem dodatkowych usług?” albo „Czy przemyślałeś, co będzie, jeśli obecny rynek się skurczy?”. Tego typu trudne pytania potrafią mnie wyrwać z automatycznego trybu podejmowania decyzji i zmusić do głębszej refleksji.

Dzięki temu, że w moim systemie AI mam zapisany zarówno szczegółowy opis finansów (np. budżety, rentowność projektów), jak i rozbudowane „artefakty” dotyczące moich umiejętności czy zasobów ludzkich, każdy z wirtualnych doradców rozumie, w jakim kontekście działam. To tak, jakby wyobrazić sobie prawdziwą radę nadzorczą, która ma pełny dostęp do wszystkich niezbędnych informacji, a do tego potrafi natychmiast przekopać się przez setki dokumentów i raportów.

Oczywiście nie jest to w stu procentach równoznaczne z rozmową z realnym człowiekiem z ogromnym doświadczeniem. Natomiast taka symulacja zapewnia mi świeże spojrzenie – każdy „mentor” ma nieco inny charakter i inne cele, więc zestawiane razem potrafią generować całe spektrum pomysłów i wątpliwości. Konfrontowanie moich decyzji z czymś na kształt „Muskowej wizji” czy „finansowego realizmu Gatesa” pomaga mi dostrzec luki w mojej strategii, docenić mocne strony i uświadomić sobie, jak inni – szczególnie ci najbardziej innowacyjni i doświadczeni – mogliby na nią spojrzeć.

W praktyce wygląda to tak, że kiedy stoję przed wyborem: „Czy uruchamiam nowy produkt, czy jeszcze czekam?”, wklejam do modelu AI wszystkie potrzebne dane (np. koszty, potencjalny zysk, sytuację rynkową, stan rozwoju produktu) i proszę moją „Radę Nadzorczą AI” o komentarz. Elon Musk zapyta o skalowanie i ryzykowne, ale przyspieszone tempo, Bill Gates doradzi konserwatywną kalkulację budżetu i stabilny rozwój, a ja – słuchając tych głosów – podejmuję bardziej przemyślaną decyzję. To właśnie w tym zderzeniu różnych stylów i charakterów tkwi prawdziwa siła wirtualnych doradców.

Irvin Yalom był (i jest) dla wielu osób inspiracją w obszarze psychoterapii egzystencjalnej. W mojej wirtualnej „Radzie Nadzorczej AI” ma on rolę kogoś, kto pyta o motywacje, potrzeby i obawy – nie tylko w wymiarze biznesowym, ale także głęboko osobistym. Z kolei gdy pojawia się problem w zespole lub zaczyna narastać konflikt w komunikacji z kluczowym kontrahentem, Yalom potrafi zasugerować mi, bym spojrzał na to z perspektywy przeżyć i emocji obu stron.

Na przykład, jeśli system zauważy, że odkładam w nieskończoność spotkanie z ważnym klientem, „Yalom” może zapytać, czy boję się oceny lub czy nie zmagam się z lękiem przed odrzuceniem. Takie psychologiczne spojrzenie pozwala wykryć blokady, których nie dostrzegłby racjonalny umysł Billa Gatesa, a tym bardziej Musk, stawiający na szybkie działanie i odważne decyzje.

• Analiza trudnych relacji w firmie: Jeśli zauważam, że jeden z menedżerów w moim zespole przestał się angażować, mogę wrzucić do systemu zapis naszych dotychczasowych rozmów (np. transkrypcje z Firefiles), notatki o jego stylu pracy i opis zaistniałej sytuacji. Persona Yaloma sprawdzi, czy nie przeoczyłem jakiś sygnałów wypalenia, zniechęcenia czy problemów poza firmą. Musk powie, że mam olać i działać hehe 🙂
• Refleksja nad sobą: W momentach, kiedy rozważam porzucenie ważnego projektu (bo brak mi motywacji lub obawiam się krytyki), zadaję pytanie personie Yaloma: „Dlaczego tak naprawdę chcę się wycofać?”. To może uruchomić głębszą analizę moich własnych lęków i wartości.
• Tworzenie atmosfery zaufania w zespole: „Yalom” może zasugerować konkretne kroki, np. zorganizowanie cyklicznych spotkań 1:1, w trakcie których członkowie zespołu będą mogli szczerze rozmawiać o trudnościach.

Szybkie notatki głosowe – Windows + H

Jeśli nie mam czasu na pisanie, korzystam z funkcji rozpoznawania mowy w Windows (skrót Windows + H). Gdy mam dobry mikrofon, system prawie bezbłędnie przekształca moją wypowiedź na tekst. Oczywiście, mogę to jeszcze przerzucić do AI, by zrobiło korektę. To idealne rozwiązanie, gdy chcę szybko wyrzucić z siebie pomysły i nie musieć później mozolnie przepisywać.

Refleksja biznesowa i osobista

W efekcie AI journaling stał się dla mnie narzędziem, które spina zarządzanie wiedzą z rozwojem osobistym. Widzę ogromną wartość w:

1. Dokonywaniu bieżącej refleksji – wyrażam na bieżąco emocje, nie tłumię ich, a sztuczna inteligencja ułatwia mi wychwytywanie powtarzających się wzorców.
2. Świadomym planowaniu – w oparciu o zgromadzone dane mogę weryfikować, czy obrana przeze mnie strategia biznesowa jest właściwa.
3. Kontroli realizacji celów – system automatycznie przypomina mi o założeniach, jakie kiedyś ustaliłem sam ze sobą.
4. Oszczędności czasu – od momentu, gdy Firefiles i Make przejęły na siebie żmudną część pracy (zapisy, transkrypcje, segregowanie informacji), zyskuję cenne minuty każdego dnia.
5. Poprawie komunikacji – wyraźniej widzę, z kim mam dobry „flow” w zespole, a w których relacjach występują niedopowiedzenia.

W życiu prywatnym też zauważam zmiany: lepiej rozumiem swoje reakcje na stresujące wydarzenia, a Daylio w połączeniu z Claude.io pozwala mi zachować większy dystans do codziennych trudności.

Wnioski końcowe

Z perspektywy czasu mogę powiedzieć, że AI journaling znacząco usprawnił moje funkcjonowanie – stałem się bardziej uważny na własne emocje, efektywniej zarządzam zespołem, a także łatwiej planuję kolejne kroki rozwoju. Nie oznacza to, że wszystkie problemy magią zniknęły, ale znacznie szybciej zauważam potencjalne zagrożenia i mam narzędzia, by je przeanalizować.

Uważam, że w przyszłości coraz więcej osób będzie korzystać z podobnych rozwiązań. AI journaling nie zastępuje pracy nad sobą ani relacji z ludźmi, ale jest potężnym wsparciem, które stymuluje do działania i pokazuje ścieżki, których bez wsparcia sztucznej inteligencji moglibyśmy nie zauważyć.

Lista wymienionych narzędzi i usług:

1. Notion – moja główna baza wiedzy, gdzie przechowuję notatki, profile osób oraz transkrypcje spotkań.
2. Firefiles – narzędzie do automatycznego tworzenia notatek w czasie rzeczywistym (transkrypcji) podczas rozmów i wideokonferencji.
3. Make – platforma do automatyzacji, pozwalająca pobierać treści z maili i innych źródeł, przetwarzać je i przesyłać do Notion.
4. Daylio – dziennik i pamiętnik nastrojów w formie aplikacji mobilnej, umożliwiający szybkie notowanie samopoczucia i aktywności bez konieczności pisania długich tekstów.
5. claude.ai/ – model językowy, który wspiera mnie w dogłębnej analizie danych, refleksjach i planowaniu.
6. ChatGPT – narzędzie oparte na sztucznej inteligencji, świetnie sprawdzające się w generowaniu streszczeń i krótkich odpowiedzi na bieżące pytania.
7. n8n.io – otwartoźródłowe narzędzie do budowania zautomatyzowanych agentów AI i tworzenia zaawansowanych workflow
8. Wtyczki do transkrypcji z YouTube (np. do przeglądarki Chrome) – pozwalają łatwo zgrać napisy wideo.
9. Eleven Reader (od ElevenLabs) – narzędzie do zamiany tekstu na mowę, także w języku polskim.
10. Preplexity – kolejny model językowy pomagający robić głęboki research

Mam nadzieję, że moje doświadczenia z AI journalingiem okażą się pomocne dla każdej osoby, która szuka skutecznych metod rozwoju osobistego i biznesowego. Zachęcam do testowania tych narzędzi – według mnie to przyszłość inteligentnego zarządzania wiedzą i budowania samowiedzy.