Ogólne

Wirtualna sekretarka – na czym polega jej praca?

Sekretarka zdalna – wirtualna sekretarka na czym polega jej praca? Jak znaleźć pracę jako wirtualna sekretarka? Dziś kilka słów na ten temat.

Coraz częściej w mediach, forach, na portalach społecznościowych mówi się na ten temat. I tak, jest to faktycznie nowy zawód. Można wręcz powiedzieć, że jest to zajęcie stworzone na potrzeby XXI wieku. Stworzone przez osoby, które nie chciały lub nie mogły codziennie chodzić z domu do biura. 

Praca jako wirtualna asystentka stworzona została przez osoby, które nie mogły lub nie chciały codziennie migrować z domu do biura. Być może ze względu na spore odległości, chęć większej swobody, posiadanie małych dzieci czy chęć pracy w szlafroku. Bo istotnie taka sekretarka nie jest ograniczona biurowym dress codem. Oczywiście poza umówionymi spotkaniami z przełożonym czy klientem. Ale na ogół , gdy taka osoba pracuje w domu lub innym miejscu, które sobie wymyśli, ma dużo swobody chociażby w wyborze garderoby. No właśnie, miejsce. Tak naprawdę skoro pracuje wirtualnie, przez internet, to może robić to w każdym miejscu jakie się jej podoba. Nie musi to być koniecznie dom. Może to równie dobrze być kawiarnia czy lokalny park. Wszystko zależy od osobistych możliwości i sytuacji, a przede wszystkim od mobilności internetu i zasięgu. Z drugiej strony zatrudnienie wirtualnej sekretarki to idealne rozwiązanie dla firm, które pracują głównie na miejscu u klienta i często nawet nie mają klasycznego biura – np. niewielkie firmy budowlane lub remontowe. Ale przecież ktoś musi dla nich odbierać telefony, odpisywać na maile czy w końcu odbierać pocztę.

Wirtualna sekretarka – dla kogo ta praca?

Praca wirtualne sekretarki pod wieloma względami przypomina pracę freelancera – tzn. daje te same przywileje i auty. Nie obowiązujący dress code oraz możliwość pracy w dowolnym miejscu na ziemi. Nie ma się też bezpośrednio nad sobą osoby przełożonej czy szefa. Oczywiście kontakt z taką osobą pozostaje ścisły, jednak nie jest on bezpośredni każdego dnia. Zdarza się, że szef zażyczy sobie cyklicznych spotkań w celu omówienia współpracy czy postępów, ale powinno zdarzać się to co najwyżej kilka razy w miesiącu.  Może to być też wirtualne spotkanie – np. za pomocą wideokonferencji lub rozmowy telefonicznej. W końcu pracujesz zdalnie, więc nie będziesz się pojawiać co chwilę w biurze, żeby porozmawiać. Aczkolwiek takie zebrania z szefem czy przełożonym są bardzo ważne, gdyż pomagają w lepszej komunikacji i rozwiewają niedomówienia. Spotkania są też celowe jeśli planujemy zmienić coś w systemie naszej pracy czy poinformować o innych zmianach. W większość przypadków – nie jest to jednak potrzebne. 

Z czym wiąże się praca zdalnej sekretarki?

Po omówieniu paru plusów czas przejść do omówienia tego z czym ta praca tak naprawdę się wiąże. Czy jest to praca standardowej, etatowej sekretarki? Pod wieloma względami tak. Jest to osoba, której zadaniem jest przejęcie części obowiązków od pracodawcy. W zależności od potrzeb pracodawcy i od warunków umowy, zadania te mogą być różne.

Obowiązki te to na przykład:

  • komunikacja z klientami
  • obsługa, sprawdzanie, odpisywanie na maile
  • odbieranie telefonów 
  • umawianie spotkań biznesowych (zazwyczaj dodatkowo płatne)
  • koordynacja i kontrola podwykonawców
  • kontrolowanie aktywnych projektów
  • obsługa social media
  • przygotowywanie raportów
  • przygotowywanie tekstów
  • prace edytorskie i redakcyjne (np. obsługa firmowego bloga czy administracja forum)
  • przypominanie i informowanie o ważnych uroczystościach czy spotkaniach
  • organizacja podróży, delegacji biznesowych
  • obsługa klientów zagranicznych

Oprócz takich standardowych zadań, zdarzają się też sprawy nagłe i nieoczekiwane. Gdy jednak komunikacja między sekretarką a pracodawcą jest dobra, to nie ma problemu gdy w grę wchodzą nagłe zadania. Tak samo jak w przypadku asystentki biurowej, dostępność jest uzależniona od rodzaju i warunków umowy. Przeważnie określa się konkretne godziny pracy, jednak po tym czasie asystentka jest wciąż dostępna pod telefonem. Jest na tzw. czuwaniu.

Jako wirtualna sekretarka może pracować ktokolwiek – młodszy, starszy, zdrowy czy z ograniczeniami ruchowymi. 

Dla kogo najczęściej pracuje wirtualna sekretarka?

Bardzo często kobiety czy mężczyźni ci są zatrudniani przez osoby, które prowadzą małą jednoosobową czy kilkuosobową działalność lub są freelancerami. Osoby te w związku z ilością obowiązków chętnie przerzucają niektóre zadania na asystenta czy asystentkę. Jest to dla nich bardzo przydatne, ponieważ sami mogą zająć się treściwszymi, ważniejszymi dla rozwoju działalności rzeczami. A prace mniej ważne, aczkolwiek niezbędne, zlecają do wykonania.

Asystentki takie są również zatrudniane w większych przedsiębiorstwach, ponieważ często jest to wygodne dla nich rozwiązanie. Być może nie mają już miejsca na stacjonarnego pracownika, a wirtualny pomocnik jest dla nich idealnym rozwiązaniem. Warto się jednak zastanowić czy każdy nadaje się do takiej pracy. Nawet jeśli ktoś pracował wcześniej w stacjonarnym biurze, to na pewno ma ogromne doświadczenie, ale nie gwarantuje mu to sukcesu w byciu sekretarką na odległość. Praca ta wymaga sporo samodyscypliny i umiejętności praktycznego zarządzania czasem. Oprócz tego potrzebna jest motywacja, która zachęci do pracy pomimo braku szefa bezpośrednio nad głową.

Warto też posiadać stałą chęć samorozwoju, aby nie zatrzymać się ze swoimi umiejętnościami w miejscu. Oprócz umiejętności twardych, warto wciąż szkolić też komunikację interpersonalną, która jest niezbędna w tego typu pracy. Mamy przecież kontakt z klientami i to tym trudniejszy, że często odbywa się on przez telefon czy mailowo. A to bywa jeszcze trudniejsze niż kontakt osobisty, jeśli chodzi o dwustronny sukces.  

Minusy pracy wirtualnej sekretarki

Na koniec może jeszcze trochę o minusach. Ich nie ma zbyt wiele, ale jednak są. Zapewne przy pracy zdalnej samemu musisz zorganizować sobie miejsce pracy. Laptop, telefon czy inne twoje osobiste sprzęty będą teraz pełnić funkcje również tych służbowych. Oprócz tego musisz dobrze zorganizować swój dzień i przewidzieć, kiedy nie dasz rady pracować. Dzieci wracają ze szkoły, musisz odebrać malucha z przedszkola, mąż wraca głodny itd. Ale przy dobrej organizacji ogarniesz sprawy biurowe szybciej niż myślisz.

Innym minusem, choć dla niektórych pewnie plusem, jest praca w samotności. Nikt nie zagada, nie ma komu opowiedzieć o urlopie, z kim wypić kawy. Dla jednych praca w samotności jest czymś upragnionym i zbawiennym, dla drugich może być utrapieniem. Niektórym może się też wydawać, że przez pracę w domu są ciągle w pracy. Niewątpliwe największym minusem dla drugiej strony, czyli szefa, jest to że nie ma mu kto zrobić kawki 😉

Nie byłbym sobą gdybym nie dorzucił kilka kreatywnych konceptów. Uważam, że dla osób np. niepełnosprawnych ruchowo praca wirtualnej sekretarki to wprost idealne rozwiązanie. Jeszcze sprytniejsze jeśli potrafimy podejść do tego kreatywnie.

Pierwsze co przychodzi mi do głowy to umiejętne znalezienie równowagi pomiędzy obowiązkami. Jeśli jasno określony co wchodzi w zakres naszych obowiązków i w jaki sposób się rozliczamy z naszym pracodawcą szybko możemy dojść do wniosku, że możemy mieć… więcej pracodawców. Dlaczego nie miałbyś mieć 2,3 szefów dla których odbierasz 3 różne telefony, czy odpisujesz na maile? Pracy oczywiście jest więcej – ale i zarobki mogą szybować w górę.

Wydaje się najrozsądniejsze umówienie na określone ilości – np. pracodawca płaci nam X zł miesięcznie za odebranie do 20 telefonów w tygodniu, odpisanie na X wiadomości czy odebranie z poczty X listów. Jeśli te wartości są przekraczane – opłata będzie większa.

Uważam, że taka osoba – wirtualny concierge – sprawdzi się tym lepiej im bardziej pomoże przedsiębiorcy. Gdyby taka wirtualna sekretarka wychodziła z inicjatywą i na przykład pomagała mi przy sprawach księgowych albo sama przypominała mi o ważnych terminach czy dawała propozycje konkretnych narzędzi, które usprawnią naszą pracę – chętnie zapłaciłbym jej więcej. Każdy przedsiębiorca jest inny i ma inny tryb pracy. Ale każdy z nich doceni pomoc i kreatywność. To do Ciebie jako sekretarki wymagane jest odciążenie i zdjęcie obowiązków. Może codzienny poranny krótki raport mailowy na temat zadań na dziś się przyda? Albo szybki telefon rano z przypominajką, że szef miał gdzieś zadzwonić? A może trzeba przypomnieć o zamówieniu artykułów biurowych? Może udało Ci się wyłapać jakąś informację prywatną np. o zbliżającej się rocznicy ślubu? 🙂 Jestem przekonany, że wielu ludzi byłoby wdzięcznych o osobie, która im przypomni o takich datach 🙂

Jestem przekonany, że kompetentna sekretarka wirtualna, która ogarnia podstawowe tematy w firmie, jest kreatywna, równocześnie potrafi zaproponować współpracę poszerzoną (np. właśnie potrafi prowadzić księgowość lub social media)  może zarabiać miliony monet 🙂

Gdzie szukać pracy jako wirtualna sekretarka?

Jeśli chciałbyś lub chciałabyś poszukać pracy jako wirtualna sekretarka masz kilka możliwości. W większości przypadków nie znajdziesz zbyt wielu bezpośrednich ofert pracy – to na tyle nowa usługa, że większości firm nie mieści się w głowie, aby z takiej usługi skorzystać. Oczywiście możesz pracować dla ludzi z całego świata dlatego regularnie odwiedzaj takie portale jak:

  • oferia.pl
  • getak.pl
  • freelancer.com
  • upwork.com
  • freelancer.co.uk
  • i podobne

W tym przypadku świetnie sprawdza się też narzędzie do monitorowania internetu takie jak brand24.pl. Dzięki odpowiedniej konfiguracji jeśli ktoś wpisze w internecie lub w social media – szukam wirtualnej sekretarki bardzo szybko dostaniesz powiadomienie i możesz sprawnie zareagować.

Możesz też postąpić bardziej kreatywnie i samodzielnie szukać klientów. Przygotuj dokument ofertowy (możesz skorzystać w tym celu z portalu freepik, który udostępnia tysiące darmowych szablonów – wystarczy uzupełnić je treścią) i roześlij do kilku firm.

Koniecznie sprawdź też różne grupy na facebooku takie jak:

W tych wszystkich miejscach (o ile jest zgodne z aktualnym regulaminem) możesz od czasu do czasu wrzucić informację, że poszukujesz pracy jako wirtualna sekretarka.

Oczywiście, niejako w ostateczności zawsze możesz spróbować znaleźć pracę bezpośrednio przez firmy, które oferują taką usługę – jest ich kilka na rynku – na pewno znajdziesz je w Google 🙂 Chyba najstarszą (działającą od 2002 roku) jest jużłączę.pl

Co myślisz o takiej pracy? Odnalazłbyś się?

Sądzę, że może Ci się też spodobać: