Kaizen jest praktyką ciągłego doskonalenia. Ta metoda pomaga nie tylko poprawić produktywność ale również jakość życia zarówno prywatnego i zawodowego. Zapraszam Cię na krótki artykuł, który stanowi wprowadzenie do tego tematu 🙂

Kaizen to metoda zarządzania, która powstała w Japonii i ma swoje korzenie w klasycznej japońskiej filozofii i ideach. W rzeczywistości opiera się na koncepcji, która nie była specjalnie przeznaczona dla świata biznesu. Dosłowne tłumaczenie tego terminu z języka japońskiego to „zmiana pozytywna” lub „zmiana na lepsze”, ponieważ „kai” oznacza „zmiana”  a ,,zen” oznacza „dobro”.

W kulturze japońskiej Kaizen jest praktyką ciągłego stopniowego doskonalenia i ma zastosowanie do absolutnie wszystkiego! Od życia osobistego, rolnictwa, rzemiosła, budownictwa, ostatecznie do całego życia. Ta koncepcji zawsze była naturalna, japońscy menedżerowie i firmy stosowały ją również w swoich praktykach biznesowych.

Filozofia kaizen jako metodologia zarządzania projektami

Głównym filozoficznym filarem Kaizen jest idea, że niewielkie zmiany na lepsze, z czasem prowadzą co znaczącej poprawy długoterminowych wyników. Nie jest dziwne, że podejście do biznesu z taką filozofią może prowadzić do znaczących przewag konkurencyjnych. Dotyczy to zarówno budowania nawyków, zmian trybu życia, czy biegania (zobacz dlaczego warto biegać).

Pragnienie osiągnięcia ogromnych zmian może być przytłaczające, trudno też określić, od czego zacząć. Niektóre projekty sprawiają wrażenie gigantów, nawet nie wiemy jak zacząć. No bo jak schudnąć 20 kg? Jak zacząć wstawać o 4:30? Jak zarobić pierwszy milion? Jak przebiec maraton?

Takie projekty wydają się po prostu zbyt duże, aby je ogarnąć.

Kaizen proponuje alternatywne podejście. Zamiast brać się za giganta, zacznij poprawiać drobne elementy. Zacznij je wdrażać w swoim życiu – oczywiście cały czas pamiętając o odległym dużym planie (przebiec maraton) ale skup się na codziennej optymalizacji poszczególnych elementów (zamiast przebiec 42 km zacznij od przebiegnięcia 5 km później 7 km itd)

W zastosowaniach biznesowych podejście Kaizen może przynieść korzyści każdemu aspektowi działalności. Nacisk na poprawę procesu, a nie tylko próbę uzyskania wyników (które mogą napędzać złe zachowania). Filozofia Kaizen mówi, że zawsze jest miejsce na ulepszenia, a sprawianie, by procesy biznesowe były bardziej wydajne i skuteczne, to coś, co powinno się robić nieustannie.

Ponieważ Kaizen jest obecnie nie tylko koncepcją filozoficzną, ale również rygorystyczną metodologią, powinniśmy również przyjrzeć się cyklowi doskonalenia Kaizen.

Można go podzielić na 6 kroków, które należy powtarzać w sposób ciągły:

Zidentyfikuj: zanim będziesz mógł ulepszyć proces, powinieneś zrozumieć bieżący stan procesu. Oznacza to, że każdy proces powinien być opisany w serii kroków i decyzji oraz udokumentowany w obrazie wizualnym (mapie).

Zmierz: Po zidentyfikowaniu i zrozumieniu procesu, zmierzyć jego wydajność za pomocą wymiernych danych, które biorą pod uwagę wydane zasoby, utworzoną wartość i informacje zwrotne od klienta (lub kolejny etap procesu).

Porównaj: Zebrane dane należy porównać z wymaganiami dotyczącymi procesu, oczekiwań klienta lub hipotetycznego stanu idealnego, aby można było zidentyfikować obszary wymagające poprawy.

Zmień: opracuj lepsze rozwiązania problemów, przed którymi stoi proces i postaraj się, aby nowe praktyki były lepsze od starych, nawet jeśli poprawa nie jest zbyt duża.

Wprowadź na stałe: po udanym wprowadzeniu innowacji i udoskonaleniu należy wprowadzić zmiany do jasno zdefiniowanego standardowego procesu, aby wszyscy korzystający z niego mogli skorzystać.

Powtórz: Powtórz cykl, wykonując kolejną niewielką poprawę.

Gdy cykl ten jest wdrażany w całej firmie, powoduje stopniową poprawę w każdym aspekcie operacji i prowadzi do znacznego podwyższenia konkurencyjności w czasie. Ponieważ ta metodologia została opracowana jakiś czas temu, ewoluowała jednocześnie w wielu lokalizacjach, krajach i była modyfikowana przez wiele pokoleń, więc nie jest bez zmian. Bez względu na to, w sercu Kaizen jest ciągła i niezawodna poprawa małych kroków, co przynosi efekty w dłuższych okresach.

Dobrze obrazuje to poniższy wykres:

Stosowanie tej metody może wydawać się wyczerpujące, ale kiedy stanie się częścią mentalnego podejścia do pracy lub kultury firmy (lub zespołu), będzie to bardzo naturalne.

Oczywiście, powinno się zwrócić uwagę, że Kaizen nie jest zmianą tylko dla samej zmiany.  Jest to celowe, ciągłe doskonalenie, a zmiany, które nie przynoszą efektów, nie powinny być dokonywane. Produktywność to mimo wszystko obosieczny miecz.

Niedawno jedna z moich znajomych podczas cyklicznego spotkania powiedziała:

Nie bądź najbardziej efektywny w robieniu rzeczy bez sensu
Zuza 

Można spędzać więcej czasu, wypróbowując nowe rzeczy i szukając nowych narzędzi, niż faktycznie wykonywać swoją pracę. Trzeba przy tym pamiętać, że najlepszy system produktywności to taki, który pomaga w załatwianiu spraw, a najlepsze aplikacje to te, których faktycznie się używa.

Trzeba mieć to na uwadze, gdy szuka się sposobów na optymalizację pracy.

Filozofia kaizen – poprawiając produktywność

Wiele osób postrzega Kaizen jako metodologię, która w rzeczywistości jest dość komplementarna dla Lean (o tej metodzie w kontekście startupowym przygotowuje osobny artykuł) i Six Sigma oraz ich odmian. Ogólnie rzecz biorąc, tego typu metodologie oferują wybuchy przełomowych innowacji, które trudniej utrzymać przez dłuższy czas.

Wiele japońskich firm rozróżnia dwa rodzaje ulepszeń – szybkie i stopniowe.  Z ich punktu widzenia zdarzenia Lean i Six Sigma mogą być wykorzystywane do szybkich i radykalnych ulepszeń w razie potrzeby, podczas gdy Kaizen może być używany pomiędzy dużymi ulepszeniami, aby utrzymać dużo większe efekty w długiej perspektywie.

Kaizen zapewnia również ciągłą trajektorię w górę, nie pozwalając na pogorszenie procesów. Zakłada ciągłą weryfikację i stałą optymalizację. Oczywiście często trudno jest odróżnić Kaizen, Lean Six Sigma i ciągłe ulepszenia. Wielu praktyków Lean i Six Sigma wdraża strategie utrzymania ulepszeń w ramach ich metodologii, podczas gdy wiele bazujących na Kaizen struktur obejmuje koncepcje takie jak zdarzenia serii Kaizen.

Filozofia kaizen w biznesie

Muda w języku japońskim jest ściśle powiązane ze słowne „marnotrawstwo„. Termin ten ma inny kontekst kulturowy niż w języku polskim. Muda ma wyjątkowo głęboki sens i chodzi o wszystko co nie stanowi wartości dla klientów. Bardzo lubię optymalizować swoją firmę pod tym kątem. Pozwala oszczędzać czas i pieniądze.

Bo przecież w każdej firmie jest tak, że są pewne działania stale przynoszące koszty a równocześnie nie przyczyniające się do wzrostu dochodów.  Tradycyjnie, przyjmowało się siedem obszarów w których mogły występować rzeczone „mudy”:

Transport: strata czasu i paliwa. Dotyczy to w mojej firmie obiegu dokumentów (wszystko zarchiwizowane w jednym miejscu w chmurze). Czy dojazdów do biura (wielu moich pracowników pracuje zdalnie).

Magazynowanie: materiały, które w danej chwili nie są wykorzystywane, generują koszty.

Zbędny ruch: niepotrzebne przemieszczanie się pracowników może być wynikiem na przykład bałaganu w biurze. Stąd decyzja o wynajęciu jednego miejsca, gdzie możemy się spotkać. W przypadku mojej działalności jest to też związane z wyborem jednego konkretnego narzędzia do komunikacji w projekcie – wszystko dzieje się w nozbe a jeśli potrzebujemy szybkiego kontaktu korzystamy z Zooma (który w dodatku posiada ograniczenie rozmowy do 45 minut co jest bardzo przydatne 🙂

Czekanie: wszystkie momenty, w których pracownicy są bezczynni, stanowią stratę. Dlatego wszystkie zadania w firmie rozpisane są w projekty. Jeśli zespół nie może zająć się jakimś projektem – bo czeka na decyzję, odpowiedź od klienta czy cokolwiek innego, zabiera się za kolejne zadania. W firmie dzielimy też zadania dochodowe i poza dochodowe. Te drugie to często drobne zadania, które nie mają żadnego priorytetu ale kiedyś trzeba będzie je wykonać. Dzięki temu minimalizujemy czas na czekanie.

Zbędne przetwarzanie: projektując produkt, bądź usługę, zastanawiamy się, czy wszystkie elementy w pakiecie stanowią wartość dla klienta. Może się okazać, że niektóre elementy są zupełnie nie potrzebne, spadłby czas potrzebny na wykonanie zadań a usługa stała by się bardziej zrozumiała. Oszczędzony czas jest bezcenny 🙂 Dla przykładu zrezygnowaliśmy z wielu raportów wysyłanych do klientów na rzecz uczenia ich, z jakich narzędzi mogą korzystać, aby kontrolować naszą pracę (jeśli czują taką potrzebę).

Nadprodukcja: dotyczy tylko firm produkujących coś – sytuacja kiedy okazało się, że produktu wyprodukowanego jest więcej niż zakładano.

Poprawki: im mniej musisz coś poprawiać dla klienta, tym bardziej jest on zadowolony a Ty mniej wydajesz. Dlatego stworzyliśmy szablony obsługi klienta, aby już na początku ustalić wszystkie jego założenia. Dzięki temu unikamy delegowania zadań (np. do grafika czy montażysty), z niepełnym zakresem danych. Ten element pojawił się w kaizen w japońskich koncernach produkujących samochody. Przy dużej sprzedaży samochodów do Stanów rozpatrywanie reklamacji było bardzo kosztowne. Dlatego opłacało się robić produkty wysokojakościowe – zrobione raz dobrze, kosztowało mniej, niż ciągłe poprawianie. My też staramy się wyznawać taką idee.

Metoda Kaizen u Ciebie

Czy widzisz w swoim życiu elementy, które możesz poprawić? Rzeczy, które możesz zoptymalizować?

Czasami może wydawać to się śmieszne jak drobne rzeczy mają wpływ na codzienną efektywność. W moim przypadku taką drobną poprawką było wyrobienie sobie nawyków. Chodzi np. o naukę bezwzrokowego pisania oraz wprowadzenia do codziennego użycia różnych skrótów klawiszowych.

W efekcie, choć oszczędzam tylko część sekundy, w trakcie dnia, tygodnia i miesiąca roku, mam poczucie dużej optymalizacji swoich ruchów. Inną zmianą, było dostosowanie swojego paska zadań w przeglądarce. Dzięki przemyśleniu, z jakich elementów najczęściej korzystam i ciągłej optymalizacji zbędnych elementów udało mi się stworzyć pasek skrótów, który optymalizuje moje zasoby. Zamiast zastanawiać się, jaki był link do panelu mojego hostingodawcy – mam go zapisanego w pasku. Dotyczy to też skrótów do mojej grupy na facebooku. Podobny element optymalizacji wdrożyłem porządkując firmowe dokumenty. To zmniejszając to zwiększając ilość segregatorów, miejsce ich ułożenia czy stosowane na nich opisy.

Sumując tysiące drobnych zmian wdrożonych przez ostatnie kilka lat, stale redukuje czas poświęcany na pracę, zwiększając swoją produktywność.

Czy ten temat był dla Ciebie ciekawy? Jeśli tak – daj znać w komentarzu. Planuje w najbliższych dniach nagrać podcast z osobą, która zajmuje się wdrożeniami metody KAIZEN do różnych organizacji.